县级数字档案馆工作存在的问题及对策分析

高丽梅

摘 要：随着社会发展，人们对于县级数字档案馆工作越来越重视，县级数字档案馆工作在信息化时代占据着至关重要的地位，其不仅具有很大的工作量及很久的耗时，还不会带来理想的经济效益，投入的经费也很多，社会效益也跟不上时代的步伐，同时对于档案数字化量的积累过于依赖，所以各个地区的数学档案馆工作虽然起步较早，但是发展速度十分缓慢。档案从业者所管理的档案通常都为纸质材料，与发达地区档案馆的差距较大，并且缺少与发达地区档案馆学习的机会，再加上档案人才的匮乏，所以对档案数字化建设的认知也不明确，县级数字档案馆工作存在诸多问题。基于此，本文围绕县级数字档案馆工作存在的问题及对策展开研究，为县级数字档案馆工作提供一定的参考。

关键词：县级数字档案馆工作;数字化;建设

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.085

在社会迅速发展的21世纪，大量新型信息发布方式如雨后春笋般涌现出来，比如微信、微博等，数字档案有了巨大的进步，在大数据的背景下，数据已经不再是简单的处理对象，已经成为一种良好的资源，数据量与内容是成正比的关系，因此对信息也提出了更高的要求，只有信息实现了数字化，才可以被广泛应用于互联网中。

数字化的档案馆建设完毕后，有助于政府服务水平的提高，在档案存储的过程中也会更加方便，减少了查询时的困难，尤其是对本县级档案的保存，可以使政府机构与人民群众对相关企业形成合理、有效的监管，假如某个企业因为现金流等问题而破产时，即可将档案馆中的相关资料调取出来，从而避免员工的合法权益受到侵害，有利于我国社会主义法治建设的推进。但是，现阶段的县级数字档案馆工作仍旧存在一些不足之处，所以，本文针对其展开探讨，并提供相应的解决对策，希望对县级数字档案馆工作有所帮助。

1 县级数字档案馆工作存在的问题

1）未充分认识到档案数字化建设的重要性。县级数字档案馆的工作人员对档案的认知还停留在早期阶段，通常认为档案都是由纸制作而成，完全不了解档案的信息化服务，对于数字化建设的认识也较为模式，没有将其提到日程上。领导不够重视档案数字化建设的推进，导致工作人员对档案数字化建设同样漠不关心，从而致使自身的档案数字化建设滞后[1]，影响了档案馆工作的顺利进行，也成为档案馆发展道路上的“绊脚石”。

2）政府对基础设施投入不足。县级数字档案馆的基础设施十分落后，有些基础设施产生较多故障仍未维修，主要是因为政府部门对基础设施的投入较少，目前，县级数字档案馆中的数据库系统是很多年前购买的，其只是可以实现全文扫描及档案目录数字化，无法实现更多先进的功能。并且，县级数字档案馆都是自己购买档案管理软件，缺乏统一的采购，由此导致不同档案室的档案管理软件也存在明显的差异，致使接收档案存在较大难度。

3）档案局馆工作配合上不顺畅。县级数字档案馆的各个专业部门通常都有专门的信息系统，在各个信息系统中又有独立的操作步骤及系统，各个部门之间的档案信息得不到良好的衔接。各个单位的档案资源均有自身进行管理，所应用的管理系统及方法也是本单位的，缺乏强烈的移交档案的欲望[2]，并且这些档案通常是民生档案的核心内容，具有非常高的利用价值及利用率，各个部门之间没有团结一致，竞争形势过于猛烈，再加上缺乏有效的沟通交流，导致档案局部门间缺乏良好的配合，对自身的工作效率及发展前景造成不利影响。

4）难以满足公众需求。县级数字档案馆在网站建设方面缺乏专门的资金，因此档案网站缺乏专门的光纤及专门的服务器，仅仅是体现在一个子网页中，档案网站无法对档案馆藏数字化档案的直接利用提供有效帮助，占据网站档案的大多内容是管理者所发布的相关法规、档案馆的相关介绍等，并没有过多的公众来访问，与公众的实际需求不符。因为缺乏交互功能，用户在访问网站时产生疑问的情况下，只能通过打电话的方式进行咨询，无法实现线上的交互，给用户带来了不便。

2 县级数字档案馆工作的对策

1）树立档案管理新理念。首先应使档案安全责任制度更加健全，加强对信息化科室的管理，使档案安全意识深入人心，通过制度将档案安全风险扼杀在摇篮里。还需聘请专业人才加入档案建设中，开展相应的培训使相关人员的眼界更加开阔，提高其关于档案的知识水平，使其对档案管理产生明确的认知，学习互联网、大数据等综合知识[3]，使自己的工作能力迈上更高的台阶。其次需要摒弃以往的被动服务方式，调整为良好的自动服务，政府部门应借助档案，所需要的为档案中涵盖的信息，在相关局域网或互联网的借助之下，完成信息的调取，一切调取步骤均通过应用软件完成，实现了良好的自动化服务。

2）加强档案馆资源建设。在对数字化的对象进行选择时，应以社会需求为核心，一切围绕用户需求来进行，将潜在需求与实际需求有机的结合在一起，不仅要考虑到眼下需求，还要考虑到未来需求。并且，应站在全局的立场上选择最合适的档案信息，确保档案信息无任何缺陷。所有档案部门应依据自身实际情况对民生档案进行数字化。

3）强化行政能力。首先应对档案馆的性质有正确的认识，不管任何一个组织单位，明确性质都是重中之重，还要对自身所承担的职责职能产生清晰的认识，从而以此为核心，在今后的工作中均围绕自身的职责职能而进行，只有这样，在工作过程中才会更加顺利。其次应提高行政执法水平，档案馆可以依靠法律外援，聘用专业的法律顾问，从而使档案法制队伍人才建设得到进一步加强[4]。法律顾问可以指导档案馆适当修改法律法规，为档案馆执法权益的维护提供有利保障，从而加大执法力度。

4）完善服务内容和方式。首先应建立个人档案账户，提高市民参与档案数字化工作的积极性，县档案馆需为所有市民免费开通个人档案账户，在档案库房中单独设置合理的档案存放柜[5]。档案的数字化工作的承担者是个人档案账户的所有者。如此一来，可以避免档案馆承担过多的工作任务，省略很多繁琐的流程，并且每个人的档案均由自己提供，将档案馆收集的时间有效减少，也增加了档案的完善性，自己在完成数字化的过程中必定更加专注，避免产生过多的错误。其次应培养公众参与，以中小学为起点，对公众的档案意识进行培养，可以适当开展与档案馆相关的活动，使中小学生参与进来，为其讲解地方档案馆的历史及特点，可以制定良好的实践环节，使中小学生可以通过相关操作加深对数字化的印象，更加深入的了解数字化建设。

3 结束语

综上所述，在社会快速发展的背景下县级数字档案馆工作有了一定进步，但是依旧存在一些问题，为县级数字档案馆工作带来了困扰，在今后的工作中，县级数字档案馆应从以下几方面入手：其一，应树立档案管理新理念，注重档案的安全性，深化档案管理意识，提高工作人员对档案管理的重视度;其二，应加强档案馆资源建设，以用户的实际需求为参考重点，站在全局的立场上选择最合适的档案信息，为档案信息的完整性提供良好保障;其三，应强化行政能力，正确认识档案馆的实质，明确自身所承擔的职责，秉承为档案馆建设不断付出的理念投入到工作中;其四，应完善服务内容和方式，使档案数字化工作深入人心，充分调动公众参与档案数字化工作的积极性，使其更加了解档案数字化工作，为今后档案数字化工作的顺利进行打下坚实的基础。

参考文献

[1]张永旺.加强档案基础建设推进电子化进程[J].档案天地，2020（07）：19.

[2]李德勇.强基固本创新求进打造开放型服务型档案馆——全国档案系统先进集体宜宾市档案馆工作纪实[J].四川档案，2020（03）：47-49.

[3]姜敏.关于推进县级数字档案馆建设的思考[J].兰台内外，2019（21）：36.

[4]朱琳.我国县级档案馆发展策略研究[D].辽宁大学，2018.

[5]市县工作[J].山东档案，2018（02）：81-83.