档案安全突发事件应急处理途径探析

桂阳

摘 要：随着我国科学化管理进程的不断深入，档案管理也迎来了全面发展的大好局面，细化档案管理中的每一个环节工作，提升档案工作在各自单位的重要程度，我们依据“预防为主，防消结合”的工作方针，并立足于完善档案室内部防范措施，切实做到增强档案工作人员及单位领导的防灾减灾意识，提高应急处置及应对能力，使之确保档案安全，使档案管理零风险、零事故。

关键词：档案;防范措施;防灾减灾;档案安全

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.084

为加强档案突发事件的管理，有效预防和应对突发事件，确保档案的完整与安全，最大限度地减少灾害损失，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》《中华人民共和国消防法》等法律法规的规定，结合本中心的工作实际，对档案管理中突发事件应急预案的制定及突发事件的处置方法、保障措施等进行了实践与研究，以飨各位同行。

1 档案突发事件应急预案的制定原则与目标

1.1 制定原则

1）以人为本的原则。当灾害危及人员生命安全时，要首先实施对遇险人员的抢救;在灾害处置过程中，要把人的生命安全放在首位，最大限度地减少人员伤亡。

2）档案优先的原则。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为突发性灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少灾害对档案资料的影响。

3）预防为主的原则。把突发性灾害预防作为档案室安全工作的中心环节和主要任务，进一步完善档案安全工作机制;如强化安全管理，制定防范措施与手段，建立档案安全预报长效机制，以提高对突发性灾害的紧急处置能力。

4）“统一领导，分工负责”的原则。建立灾害应急处置领导小组，负责组织突发性灾害的处置，各司职责，有效开展应急处置

工作。

1.2 成立应急领导组织的成员结构

我们中心成立档案突发事件应急处置领导小组，由中心分管领导担任主要负责人，档案室领导担任负责人，其成员由中心各科室负责人以及管理档案人员组成。在此基础上，中心党委领导负责我单位档案的救灾组织管理和协调工作。

1.3 应急处理的工作目标

采取最有效措施消除对档案、档案资料的安全威胁，保护未受损的档案资料，抢救、抢修已受损的档案资料。

1.4 应急处理工作的重点

1）重点区域：档案库房、办公室、阅览室。

2）抢救顺序：人事档案、文书档案（先永久，后定期）、会计档案、基建、设备档案、声像档案、电子文件档案、实物档案、档案目录和检索工具。

2 应急保障措施

一是建立健全灾害应急培训制度，加强安全教育，增强防灾减灾意识，定期组织突发事件应急演练;二是健全与公安、消防、医疗等专业队伍的联动机制。当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助，最大限度地减少损失。三是抢险救灾小组成员应熟悉抢险岗位、职责及救灾设备存放位置、使用方法。四是要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给，做到量足、种类齐全，完好可用。五是档案存放区域均应配备两套钥匙，一套由档案员保管，另一套由办公室主任保管以备急用。六是每半年安排专业人员对档案室各类仪器进行检测，对超过保质期的要及时更换，切不可心存侥幸。七是档案存放区域严禁吸烟或使用明火，严禁存放易燃易爆物品，并有明确标识，标识要醒目，文字简练，清晰明了。八是档案室库房实行专人管理，非库房管理员未经允许不得出入。九是库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点，加强对利用档案的监控，利用完毕应及时检查，归还上架。十是选择安全可靠的档案软件系统和存储设备，对档案电子数据及时备份。

3 突发事件的类型及处置

3.1 突发事件的类型

突发事件是导致档案资料受损的主要成因，根据国家减灾委员会的界定，灾害分为自然灾害和人为灾害两大类。自然灾害是指由于自然异常变化造成的人员伤亡、财产损失、社会失稳、资源破坏或一系列事件。自然灾害包括：气象灾害，如暴雨、干旱、冰雹、冻雨、沙尘暴、热带气旋、台风。海洋灾害，如赤潮、风暴潮、海啸。洪水灾害，如暴雨灾害、山洪、融雪洪水。地质灾害如泥石流、山体滑坡、地震;人为灾害指主要由人为因素引发的灾害。如漏雨、进水、电线老化短路引起的火灾、蓄意纵火、失窃、库房坍塌等。上述灾害险情如果管理不善，均可以对我们档案馆（室）的人员、档案、设施、设备等造成不同程度的损失。对于我们档案管理人员来说，一旦档案有损失，就意味着失职，后果不可预测。

3.2 应急处置方法与步骤

1）对地面漏水的应急处置。发现档案存放区域有墙面、地面、暖气漏水等现象，应立即报告领导小组，查找险源。如险情不大，能自行处置的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后，将发现险情及排除情况上报，查明原因，堵塞漏洞。

2）对较大水情的应急处置。较大水情是指，大雨导致的房屋渗漏和室内进水等险情。针对这种情况的应急处置主要包括以下几个方面：一是发现档案室进水时，应立即通知领导小组，同时迅速切断水源，立即启用工具、设备排水。二是迅速组织人员查找原因，堵塞漏洞。三是领导小组视档案存放区域进水情况，确定档案转移处置意见，立即组织档案转移。四是库房管理员负责渗漏范围内的档案处置，并派专人抢修和维护。

3）对火灾的应急处置。如发现火情，要立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源，向领导小组汇报;抢险救灾队利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明受灾地点。在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至同楼层安全区域;火情严重时，转移至室外安全区域。档案转移应由专人负责。及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。

4）对档案被盗、泄密的应急处置。及时保护案发现场，向领导小组报告。向公安机关报案，积极提供破案线索。档案员提供准确的失窃、泄密檔案种类、数量等情况。查明原因，追究责任，总结

改进。

5）对档案主机崩溃的应急处置。通知信息中心技术人员，最大限度抢救档案数据。联系档案软件维保单位维修更新，进行软件恢复，数据导入。查明原因，及时总结改进。根据情况对抢险救灾有功人员进行表彰，对有关事故责任人按有关规定严肃处理。

4 结束语

档案安全关系到档案事业的整体发展，是档案馆（室）档案管理工作的重中之重，所以我们要在日常工作中不断地总结经验，汲取档案安全管理之精华，在灾难到来之时采取果断得当措施，采取科学的有效的方法步骤，将损失降低到最小。

档案管理安全工作一定要常抓不懈，防患于未然，只有常抓、细抓，才实现档案安全管理零风险、零事故。