企业档案管理存在的问题与解决措施

李基富

摘 要：企业的档案记录着企业的发展路线，为企业的发展方向提供可靠的借鉴依据。因而企业档案的管理作为企业运转的重要环节，需要在企业的发展中不断地完善管理体系，吸收更为高效的管理方法，并在企业发展的各个阶段灵活地运用其功能，尽可能拓展出更为多元的应用。本文对企业的档案管理进行阐述，并对其现存问题进行分析，提出对策以供借鉴。

关键词：企业档案管理;问题;对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.079

企业的档案管理作为企业发展中的重要环节却一直未被重视。究其原因是人们缺乏对企业档案管理的价值的深度认知，缺少发展企业档案管理的思想意识，并且在实际的企业运行中，档案管理体系的缺失让其功能与更多作用得不到显现，更加恶化了企业档案管理的存在环境及发展前景。这对于企业的发展是百害而无一利的，需要予以及时的改善和解决。

1 企业档案管理的重要性与可发展性

1.1 档案管理在企业中的重要性

企业的档案在企业创办伊始的时候就开始存在了，它包括企业的注册资金以及一切与股东相关的记录，这是企业发展的最原始参考，对企业未来的规模起着重要的作用;随着企业发展，企业档案中涵盖了不同阶段企业的发展优势和劣势，而其中的客户数据更是确立企业发展方向的重要依据，因而企业的档案管理涉及企业的方方面面，做好关于它的管理尤为重要。

1.2 企业档案管理的可发展性

我国的档案学在历经几代人的努力下已经发展出许多的学科分支，这也侧面说明了企业的档案管理亦从来不是止步于数据的记录与保管，它还可以在功能层面抑或运用方法上有更多深入且细致的划分，例如档案的统计与分类，企业的人事档案和客户档案等等[1]。

2 企业档案管理的主要问题

2.1 局限的管理观念

尽管档案管理在企业发展中的地位与角色是如何的不容置疑，但一提到档案管理还是容易给人以“缺乏技术含量的岗位”的印象，很多企业高管亦是不注重档案管理工作，对企业档案管理的开发与利用也是兴趣寥寥。这种对档案管理工作认知的局限性也正如一把枷锁，限制住了企业发展中的对切实参照数据的挖掘，使得企业在时代的洪流中缺乏有效的自身对照，易于陷入盲目的发展和不切实际的跟风发展当中。尤其在我国的人口大省，这种档案管理观念问题几乎是各个企业的通病。

2.2 落后的管理手段

由于企业对档案管理工作的不够重视，导致企业档案管理工作的工作形式和手段一直没得到很好的发展，哪怕是在互联网大数据高度发达的当下，大部分企业档案管理工作的展开还是停留在原先的落后方法上[2]。档案管理的手段落后使得档案管理人员的工作效率低，对于数据的储存与保管也容易发生披露，更别说顺应时代的发展，企业对于档案管理的工作有着许多潜在的需求需要逐一满足……如若再不将档案管理工作的方式方法加以提升，恐怕别说服务于企业的发展，就连最基本的数据记录与管理功能都得不到有效的实现。

2.3 缺乏专业的管理体制

由于企业的档案管理工作一直被视为难度系数缺乏的不重要工作，还有很多企业并未建立专门的档案管理部门。像这样的企业其档案管理的工作一般是由其他文职部門的员工代为处理，这使得档案管理的流程缺乏保证;而管理人员的专业性不足也使其对档案的记录各有侧重，有碍档案的完整性;同时监督机制的缺乏，也让企业的一手档案在翻阅和借阅中有所缺失，使得档案的管理最终失去其功能和

意义。

3 企业档案管理的发展对策

3.1 加强档案管理的角色构建

企业的档案管理从宏观的角度来看，是对企业发展路线的记录，以供企业进行发展规划时的参考;从企业发展的各个微观层面上而言，档案管理工作可以为企业总结发展优势和弊端提供真实的数据分析，可以为企业的临时性战略提供可行性参考，可以通过建立客户档案来帮助确立企业的服务方向，同时可以在企业用人方面提供一定的参照标准。这些方方面面的功能如果不加以细分，企业档案管理的工作人员则不能认识到这项工作在企业运作与发展中的多重角色，而这种角色感的缺失则容易使档案管理落实到切实问题时存有一定的偏差，即企业发展数据对比的缺乏，客户的及时与需求变化数据对比的缺乏和种种对企业发展产生影响各项数据的缺乏等的工作落实的偏差。因此企业要对档案管理部门多加宣传其工作的多重角色以及各个角色的重要性，加强档案管理工作在展开时对这些角色的构建，以使档案管理的工作人员具备多重角度的服务意识，从而更好的发挥档案管理在企业运作中的应用，并为进一步促进企业的顺利发展提供有效的帮助。

3.2 丰富档案管理的效率手段

互联网的时代已然到来，在各行各业都通过互联网到达一个崭新的发展阶段的之时，企业的档案管理手段仍是相对落后，这看似无足轻重，实际十分影响档案管理的工作的展开和企业的运行。落后的档案管理手段无法让档案管理的工作更加广泛、更加深入的展开，不但如此，档案随着时间的增加还有许多缺失和破损，而新老员工的交替也很容易在档案的交接过程中发生断档等纰漏。这些弊端都是阻碍企业发展细小环节，然而千里之堤溃于蚁穴，企业如果不在各个方面做好细节，则于其运转发展，百害而无一利。故而对于档案管理工作，企业应给予资金与技术上的支持，完善档案管理部门的信息设施建设，并在此基础上不断更新有关于档案数据管理的软硬件设施，确保档案管理工作可以顺利且高效地展开，进而进一步拓展其服务触角，将不同类型的档案加以归类、分析，使得企业在发展与壮大的过程步步有记录，处处有依据，从而在市场中立于有利之地。

3.3 完善管理制度，培养管理人才

企业档案管理的工作在企业中被边缘化已久，尤其是笔者所在的山东省，企业调派到档案管理部门的人员多数是抱着“混日子”的心态在上班。他们工作中不积极主动，任务完成的效率参差不齐，缺乏对企业发展的责任心同时也缺少对企业运转中各个流程的服务心态，使得档案管理部门无法在企业中发挥其作用，对于企业发展中的各项需求，更是以诸多借口应对，导致其功能逐渐削弱化。而企业的发展是离不开档案管理工作的配合的，既然无法将之取缔，不如拿出力度，制定完善的管理机制，整治消极的部门，使其为企业所用。首先，完善档案管理的规章制度和档案记录与分类的标准流程，并定期对相关工作人员进行考核;其次，像其他环节的管理一样，档案管理也要将责任落实到个人，施行奖罚制度以改善工作人员的工作态

度[3];最后，为了适应不断更新档案管理形式，企业也应加强对档案管理人员的信息化管理培训，并积极吸收专业的档案管理人才。

4 结语

企业的档案管理意义并不是简单的数据记录与保管，将这些对企业发展具有重要意义的数据进行分类和处理可以为企业的发展提供多角度的强有力的帮助。然而面对多数企业在档案管理方面的重视度不足，管理手段的落后和管理体制与人才的缺乏等现状，对企业档案管理的运用还需要从加深人们对企业档案管理的认识上谈起，列出问题并逐步解决，档案管理工作才能为企业的发展造就更多优势。

参考文献

[1]岳英丽.大中型企业档案管理存在问题及对策[J].档案管理，2015（06）：78-79.

[2]崔梅.企业档案管理存在的问题与解决措施[J].化工管理，2020（20）：187-188.

[3]郭娜.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（14）：129+133.