医院突发公共卫生事件防控档案的收集及管理

代行衍

摘 要：医院是突发公共卫生事件防控的主战场，各医院均针对性做出了公共卫生事件防控的相关策略，在此期间不仅医务工作者们做出了巨大贡献，而且医院档案管理工作者也面临着十分艰巨的任务，本文论述了医院突发公共卫生事件防控档案收集和管理的方法，从多方面分析了医院档案收集及管理在突发公共卫生事件期间及过后的重要作用。

关键词：医院;档案管理;突发公共卫生事件防控

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.071

突发公共卫生事件具有内容多样性、资料搜集非程序性、资料收集复杂性的特点，因此，给突发公共卫生事件档案资料的收集带来了巨大困难。医院处在突发公共卫生事件防控一线，医务人员在突发公共卫生事件防控战中做出了重要贡献，医院突发公共卫生事件防控档案的收集、管理和利用也面临着巨大挑战。

1 医院突发公共卫生事件防控档案管理的重要性

1.1 医院档案管理部门的职责

做好档案的收集和管理是档案管理工作者的职责。医院是突发公共卫生事件的主战场，医院在工作中产生了大量文字、图片、视频形式的档案资料，这些資料是对突发公共卫生事件期间医院工作的记录，是今后应对突发公共卫生事件的重要参考，而且对医学研究、复盘分析、工作改进等具有重要价值。

1.2 为突发公共卫生事件防控工作提供参考

医院在突发公共卫生事件防控期间可以获得一手病例资料，对患者的年龄、性别以及感染时间、治疗手段等进行系统的记录，有利于对突发公共卫生事件的深入研究，并为学术研究提供重要的参考

资料。

1.3 促进医院管理和改进

突发公共卫生事件爆发给众多医院的管理和决策带来了巨大挑战，记录和收集医院应对突发公共卫生事件的处理方式对医院今后总结经验和查漏补缺起着关键作用。档案工作者应记录真实的情景，在档案整理分析工作中既要善于总结经验，又能找出医院应对的不足之处，补齐医院在突发公共卫生事件期间管理方面的短板，及时共享经验和心得，帮助国家建立完善的突发公共卫生事件防控制度体系。

2 医院突发公共卫生事件防控档案的收集

医院突发公共卫生事件档案对于事件防控有着重要的参考价值，医院突发公共卫生事件档案的收集要本着第一时间、实事求是的原则，通过文字、视频、音频、图片等多种收集方式，多渠道深层次地对档案进行真实记录。

首先，对医院突发公共卫生事件期间的档案收集要做到详尽真实，对上级单位和卫生管理部门的批示、公告、文件和医院领导在工作中的讲话和批示进行记录，记录上级部门和领导做出的重要决策和产生的影响。

第二，对突发公共卫生事件期间进行的重要会议的纪要、决议等资料进行收集整理，对会议中提出的工作预案、工作总结、事件分析等进行收集，为分期总结和突发公共卫生事件过后的复盘分析提供重要资料。

第三，记录突发公共卫生事件期间医院各科室志愿者成员名单，收集医院在突发公共卫生事件防控中的医疗工作者和志愿者们珍贵的影像资料、请愿书、家书等材料，帮助做好宣传和表彰工作。协助媒体及相关单位宣传医院突发公共卫生事件防控工作，提供医护人员的先进事迹的宣传材料，帮助传播温暖事迹和正能量，缓解突发公共卫生事件带来的恐慌。

第四，对突发公共卫生事件防控期间，医院接受社会各界的物资捐赠情况，资金援助情况，医院自身物资采购情况，和物资使用分配清单等材料进行收集记录，细化到医院各科室的物资分配和使用情况，协助做好医院档案公开工作，积极接受广大人民群众的监督，做到物尽其用，让医院的工作产生积极的社会影响[1]。

最后，收集其它与突发公共卫生事件防控有关的有保存意义的资料，确保防控档案的完整性和真实性。

3 医院突发公共卫生事件防控档案的管理

3.1 改变突发公共卫生事件期间医院的档案服务模式

突发公共卫生事件期间医院档案部门要坚持为一线医务人员提供档案服务，但基于特殊情况，档案部门要改变档案服务的模式，避免医务工作者交叉感染，可以通过网络、信函、电话等方式为一线医务工作者提供病历查询、信息检索、资料查阅等档案服务，做好防护措施，减少直接接触，积极向有关部门提供防控需要的档案资源。

3.2 加强档案保管和安全防护

突发公共卫生事件期间的档案保护工作十分重要，要加强对档案保管场所的安全防护，做好电子档案安全工作，防止不法分子窃取相关档案，造成不必要的损失。

3.3 做好突发公共卫生事件过后档案整理工作

医院科室和部门众多，在突发公共卫生事件防控期间产生了大量档案资料，档案部门应在突发公共卫生事件期间做好特殊档案整理计划，及时按照档案类型向档案室、病案室移交相关档案，便于在突发公共卫生事件过后进行统一整理归类，用于以后参考和考察[2-4]。

3.4 结合大数据进行电子档案管理

大数据在档案管理中应用突破了传统档案管理的瓶颈，方便了档案的统一归类、整理、分析和使用，医院在突发公共卫生事件期间要完善电子档案管理体系，开展电子档案库的开发和编研，各医院之间做好电子档案工作的交流与合作，分享档案信息，通过大数据把控防控方向。同时做好医院档案公开工作，将捐助信息、物资采购信息透明化，接受公众的监督，引导正确的舆论方向。

4 结语

做好医院突发公共卫生事件防控档案的收集与管理是突发公共卫生事件发生期间及过后的重要任务，医院档案管理人员要切实做好相关计划，收集真实完整的档案信息，并做好档案的整理和保存，配合医院和上级相关部门对档案进行分析，提高特殊时期医院的决策效率，配合媒体和有关单位做好突发公共卫生事件防控中突出贡献人员的表彰和宣传，做好档案信息公开透明化，协助政府和医院共渡

难关。

参考文献

[1]谢诗艺，赵子瑜.突发公共卫生事件下社区档案管理优化研究[J].浙江档案，2020，（6）：20-23.

[2]郝丽丽.论如何加强医院突发公共卫生事件档案管理[J].卷宗，2019，9（36）：72.

[3]计晓丽.医院突发公共卫生事件档案管理的优化策略[J].兰台内外，2019，（21）：68-69.

[4]张芹.论医院突发公共卫生事件档案的科学管理[J].办公室业务，2018，（7）：130，133.