浅谈企业全宗卷的编写

摘 要：全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。通过建立和不断补充完善全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，还可以了解立档单位的历史沿革以及全宗内档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研等方面的情况，对档案管理具有十分重要的意义。每个单位档案室均应建立全宗卷并且规范编写。本文从全宗卷的定义、作用、内容构成以及编写过程中需要注意的问题，结合自己的工作实际谈一些心得，以供参考和交流。

关键词：全宗卷;存在问题与注意事项;完善编写措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.029

1 全宗卷及其内涵

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

全宗卷是对一个全宗单位各个方面的综合概述，能综合、系统、整体地反映出机构演变历程和各方面的情况，补充了档案单一、不系统的缺点。每个单位档案室均应建立全宗卷并规范编写。

按照档案管理规范所讲，全宗卷应包括几项内容：全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类。具体内容各立档单位应根据自己的具体业务来编写，参照规范。

2 编写全宗卷存在的问题及规范化管理注意事项

2.1 存在的问题

1）重视程度不够。编写人员对此项工作认识不足，有的编写人员连需要编写的全宗卷内容都不清楚，对如何去收集这些资料不了解，对于企业全宗卷编写重要性更是没有意识到[1]。有的单位，虽然建立了全宗卷，但是在后期编研时，没有对全宗卷开展完善和补全工作，因而不能够全面反映全宗卷内容。

2）编写质量不合格。编写全宗卷时，没有按照全宗卷的要求来编写，因此在编写质量上无法过关[2]。有的时候在编写全宗卷内容时，资料没有显示出处，而编写人员责任心不够强，对细节问题没有深究，对资料出处没有深入考虑，把现有的一些资料直接编写到全宗卷里，应付了事，自然也不可能编写出高质量的全宗卷。

3）没有养成好的工作习惯。企业全宗卷在管理时采用的是动态管理方法，这种管理模式要求工作在平时就要认真开展[3]。但有些人在对档案进行鉴定、整理、保管、利用、编研等工作中未养成收集、形成、积累和详细记录的习惯。到需要利用的时候或者上级档案管理机构检查的时候才临时“抱佛脚”，匆忙上阵，质量可想而知。

2.2 规范化管理的注意事项

1）引起重视，加强意识。档案编写管理中要求领导和具体工作的人员都要重视档案建设的重要性。在制订的档案人员职责范围时，要明确完善档案内容和保证档案编写质量。档案管理人员在平时的工作中要注意对资料的收集，要形成积累的习惯，不断对卷宗内容补充和完善，使企业的全宗卷能够反映出历史全貌。

2）加强对档案管理人员系统化培训，提高档案人员素质。某些单位没有专职的档案管理员，档案工作是由其他部门人员兼任，并不具备专业技术，再加上企业对于档案工作的忽视，使得档案人员并没有全宗卷这一概念，仅限于对资料的简单整理和保管。针对这类问题，首先要加强企业及管理人员全宗卷意识，并且通过专业培训使其了解到全宗卷存在的意义与编写方法，提高全宗卷的应用质量与应用效率。

3 完善全宗卷编写的相关措施

企业编写的全宗卷是否有高质量，编写工作是否完善，能够全面反映出档案工作的质量，还可以反映出档案人员的专业素质。

3.1 平时注意积累和收集相关材料，及时记录

全宗卷编写工作是长期而且经常性的，强调日常收集积累的同时，还要勤于文字记录。如果突击整理和编写、临时抱佛脚、东拼西凑，编写质量可想而知，更谈不上深入编研了。这也需要各职能部门的有效配合，日常注意对资料的搜集，保留好资料，及时存档，方便档案人员及时收集和后续编写。

3.2 按全宗内容分类编写

每年及时编写，能有效地提高质量及工作效率，不建议多年一次性编写。有的企业的全宗卷是按年度来编写的，每年一册，每册里包含了全宗八个方面的内容，个人认为这种方法不够科学，每项具体内容不延续，利用起来不方便。不如按照八个方面的内容分类来编写，每个类别里按照时间顺序延续下来，查阅起来非常便捷。

3.3 将全宗卷纳入档案数字管理平台

全宗卷原先是靠档案员手工编制的，不管是编制还是查询都依靠人工完成，没有借助现代化的技术，费时费力。我公司现在尝试着将全宗卷也纳入档案管理软件中，效果很好，查询全宗内容很便捷，不必像从前那样逐项翻阅盒内目录，才能找到所需内容了，提高了效率。再就是编制全宗指南的时候，组织机构沿革和相关统计数据部分会由系统自动生成，无需人工统计，省时省力又提高了数据的准

确性。

3.4 整理成专题汇编，提高利用价值

全宗卷在编写工作中，需要涉及内容是非常多的，因此需要整理的资料也会很多，而且需要整理的资料范围也很广泛[4]。通过编研就能把一件件相对独立的档案以某个主题集中起来，整理成專题汇编，提高利用价值。档案编研是一项只有开始没有结束的工作，只要有档案在，档案编研工作就应该在[5]。

我单位目前编写了以下汇编：1）全宗指南、大事记汇编;2）公司成立、更名汇编;3）人事任免、职称评聘汇编;4）员工福利待遇管理规定汇编;5）燃气价格汇编：因为我公司属燃气行业，燃气价格经常有政策性的调整，把历次价格调整的文件汇集起来，以供相关职能部门查阅;6）企业文化丛书汇编：目前编纂了文化系列丛书11册和20周年及30周年专刊;7）服务名牌汇编;8）档案利用效果汇编：这部分内容包括了档案利用制度、档案利用效果登记表、档案开放与利用情况等;另外，还编研了多份专题材料，比如“不忘初心、牢记使命”主题教育专题、海军节等重大活动保障专题、将企业参与的重要活动过程资料保存下来。

4 结束语

全宗卷最好每年编写一次，在年度档案归档完毕之后，及时进行编写。全宗卷的内容涵盖广泛，我们在强调收集积累文件材料的同时，还要勤于文字记录，避免编写全宗卷的时候临时抱佛脚，东拼西凑，那样难以保证质量。

建议把全宗卷纳入档案数字管理平台，利用现代化的技术来提高工作效率。全宗卷最好按照内容类别来管理。作为档案人，我们更应该成为档案内容的传播者，有责任、有义务开展档案编研工作，让档案发挥更大作用。通过编写全宗卷也能大大提高企业档案管理人员的综合水平。我们应该以更加开放的心态和富于探索的精神，进一步拓宽工作思路和工作方法，拓展选题选材范围[6]，编写出更有价值的材料，更好地服务公司发展，更好地服务民生。

参考文献

[1]郑芬芳.谈全宗卷内容的形成与积累[J].宁波教育学院学报，2007，9（3）：50-52.

[2]邢军岐.全宗卷的编写与质量[J].陕西水利，2002（2）：36.

[3]王改娇，陈燕语.走出建立全宗卷的误区[J].山西档案，1998（5）：23.

[4]吴连芹.走出建立全宗卷的误区[J].广州档案，2002（4）：26.

[5]王克兰.走出建立全宗卷的误区[J].山东档案，2000（2）：31.

[6]张云，阎建芳.全宗卷的建立[J].山西档案，1998（6）：42.

作者简介

赵洪涌，女，汉族，山东青岛人，本科，档案学专业，青岛能源华润燃气有限公司。