新形势下企业档案治理的挑战和途径选择分析

王鹏

摘 要：在国家对现代化档案治理的要求下，从企业发展角度来讲，档案治理不仅是社会发展的必然选择，也是目前企业在新型经济发展态势下的急切需求。本文对新形势下企业档案治理相关内容进行分析，指出目前企业档案治理所面临的挑战，最终提出企业档案在新形势下的治理途径与措施，以供相关人员参考。

关键词：新形势;企业档案治理;途径;挑战

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.067

在企业档案治理中，不同于一般的档案管理，企业档案治理是一种集体参与的过程，在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确指出，需要将档案工作体制加强创新，并且实时贯彻与落实党委与政府的相关指导政策，档案部门需归口负责，以此使每个部门进行共同负责，并参与到档案的工作中去，建立完善的档案工作体制。这样在档案治理中不仅包括“档案部门”，同时还包含各级党委与政府，并且与企业的各个方面息息相关。因此想要治理该问题，需要各个部门人员齐心协力，以此来促进企业档案治理的效果全面提升。

1 新形势下企业档案治理面临的挑战

1.1 理念方面

一般企业档案在长期发展过程中，已经形成一种比较封闭的体制，并且工作的重点内容都是在档案的保护与管理方面，进而逐渐形成“重保护、轻宣传”的工作形式[1]。在此背景下，在企业档案管理中，其对于人力和物力的投入资源要远高于档案的宣传与利用，导致企业中大量的档案资料与信息都被长期储存在计算机系统或者企业库房中，没有得到其本身的价值体现。而造成这种问题的主要原因不仅由于档案具有一定的特殊性质，同时也是历史发展所遗留的重要问题。因此在新形势背景下，需要企业将档案的作用和价值认知理念提升，加强宣传工作，改变传统封闭状态，将开放式利用管理模式贯彻到企业发展的各个方面，将档案的历史意义和实用性价值充分体现。

1.2 信息化方面

信息化技术的快速发展促进办公自动化作业的快速发展，随着大数据时代的快速到来，企业中的档案已经逐渐形成一种电子档案的管理模式。但是现阶段很多企业的办公系统不够统一，导致数据库结构难以达到统一程度，不规范的数据问题频繁出现，为企业档案管理和信息化管理建设带来巨大困难。在未来的互联网时代，信息化档案管理是必然的发展趋势，并且在新形势档案管理发展的背景下，企业档案资源共享服务平台建设已经成为必然[2]。其中数据的管理不是企业档案管理的最后目标，其最终的目的在于如何将这些数据存在的意义和价值全面体现，并且利用这些具有价值的信息为企业发展保驾护航。因此企业在档案数据的集成、管理、分析与分享中都面临着巨大的困难。

1.3 治理能力方面

在传统企业档案管理中，多重视在档案的保管与保护方面，档案工作没有受到重视，并且工作业务的相关指导意见和内容不足，缺少长期和经常性的监督与检查制度，进而导致传统的档案管理与服务已经难以跟上时代发展的形势与脚步，使目前企业档案治理工作与社会经济发展结构不相符合。因此如何给档案部门进行精准定位来实现有效的档案治理，是目前所有企业在档案治理方面需要着重关注的问题。在习近平总书记的相关指示内容中，已经明确指出在档案工作中要将保管理念向着服务理念方向侧重，并且要及时向社会以及相关领导机关提供具有价值的信息资源，为社会经济的建设与发展创造良好基础。另外也需将档案工作与服务企业的发展形势相互结合，充分挖掘档案资源的价值，为企业发展中各项决策作出指导。

2 新形势下企业档案治理路径和措施

2.1 转变治理理念

一般在企业的档案工作中，治理理念的转变是需要创新手段和新技术支持的，所以可以利用企业档案报刊等媒体或者新兴媒体的传播作用，将企业档案文化加强传播，将企业档案工作的影响力全面提升。具体可以结合以下两方面实施。

1）强化企业的档案服务，由保管向着服务方面侧重与转变，在提升档案接收力度的同时，进一步加强档案的宣传工作，提升单位档案的治理意识，保证各项工作档案都收集齐全，特别是一些与企业发展紧密关联的档案更加要注重治理和利用。

2）强化企业的档案分享。由收集向着共享方面侧重与转变，企业档案资源对于企业而言具有重要的地位和意义，因此企业需要将资源共享的理念与机制充分利用，可以将企业当做展览馆或者图书馆，以此来形成联合文化产业，使企业的思想、文化与档案文化相互结合，提升企业发展的影响力，为企业未来可持续发展创建更加良好的服务。

2.2 强化信息化建设

信息技术的发展为企业管理和发展奠定重要基础。在新形势下企业档案治理工作需要迎合社会发展的趋势，结合信息化技术的优势来实现档案的信息化治理，具体可以从以下几方面实施。

1）扎实做好和管控档案基础业务的治理工作，实现档案治理的规范化、系统化与科学化目标，并全面推进企业档案资源存储的数字化、电子化和网络化建设，利用先进的信息化技术来实现企业档案的信息管理模式，加强各类信息的有效融合，进而利用信息化治理方式与理念实现企业档案信息化治理目标[3]。

2）在企业的档案管理部门工作中，需要制定完善的信息化治理规划，制定出统一的档案信息应用平台、数据库系统以及各项参数标准，这样才能够实现对档案信息的标准化与统一化的治理。同时结合信息化技术可以将企业档案实现网络移交，促进企业档案信息共享机制完善。另外需要积极探索电子档案治理的方法和模式，将电子档案的整理、分析与归档以及保管等各个环节纳入档案治理的范围内部，快速实现“电子影像数据库、纸质与电子双配套归档”的治理方向与目标。

2.3 加强服务能力

在目前的企业档案治理中，档案工作都要以保管为基础，以服务为基本目的。基于此背景，提升档案治理的服务能力具体可以从以下几点实施。

1）进一步的加强与完善企业档案工作体制与机制，建立健全档案管理制度，将各个部门与企业各级立档单位加强融合，实现档案的规范化管理，按时移交进馆，保证各项工作快速、准确的落实到位。

2）进一步加强企业档案治理的干部队伍建设，将档案治理专业人才规模有效扩大，培养高层次和特殊人才，开拓档案治理人才的发展空间。另外需要创建合理的风险评估与管理体系评价模式，确定企业档案事业发展的内因，形成强大的辐射效应，进而保证企业档案工作治理有着良好的效果。

3 結语

综合所述，本文对新形势下，企业档案治理所面临的挑战进行分析，提出有关的治理途径与措施，希望能够为相关企业与人员提供一些参考性建议，促进企业档案治理效果的全面提升。

参考文献

[1]张玮，曹青，张满.商贸企业隐患排查治理及防范措施探讨[J].山东化工，2019，48（15）：243-244.

[2]李玲洁.企业档案实体安全风险防控与治理之略探[J].办公室业务，2018（13）：107.

[3]钱毅，刘涛.面向智能档案管理的企业数据治理路径研究[J].山西档案，2018（02）：5-8.