人工智能在档案管理工作中的应用

栗月梅

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息技术所带来的新科技、新成果广泛地应用在经济社会发展的各个领域，档案管理工作中的信息技术也得到了广泛地应用，尤其是人工智能技术与档案管理工作相结合，在档案管理的理论、档案管理的方法、档案管理的技术、档案管理信息系统等方面都为档案管理工作高质量开展提供了强大的信息技术支持。正是基于此对于档案管理工作高质量开展中的人工智能与档案管理工作相结合是值得思考与探析的问题。

关键词：信息技术;人工智能;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.064

从刷脸支付到自动驾驶、从聊天机器人到量子计算机，人工智能已经全面渗入到我们的工作、生活中，并不断刷新我们对技术的认知，引领我们进入智能时代。然而在享受人工智能带来的便捷与兴奋的同时，我们也对人工智能发展带来的威胁感到忐忑——担忧其取代人类、砸了我们的饭碗，这将是每一个行业面临的挑战，所以我们更应该反思如何正确、合理地利用人工智能。在此，笔者对人工智能背景下档案工作的开展进行一个初步的探讨。

1 人工智能与档案管理

百度百科定义人工智能（AI）是“研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学”，将其视为计算机科学的一个分支，指出其研究包括机器人、语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等。人工智能是对人的意识、思维的信息过程的模拟。人工智能不是人的智能，但能像人那样的思考，甚至超过人的智能，是机器模拟人的意识和思维。

2 存在的问题与智能解决方法

1）智能快捷处理过多的档案信息。档案信息、数据形式多样，内容繁杂，主要有纸质类、影像类、电子类等档案信息形式，落后的科学技术管理，造成档案管理质量差、效率低下，交流和共享难度极大。系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术、网络平台共享技术、智能检索技术能快速处理大量信息，提高档案信息的收集，分类，归档，方便检索，便捷档案利用服务。

2）智能优化档案管理工作各方面的不足。人工智能的关键技术机器学习，知识图谱，自然语言处理，人机交互，计算机视觉，生物特征识别，虚拟现实，增强现实，语音识别、图像处理和物体分割、机器翻译运用到档案管理工作当中，提高档案管理工作智能化。智能处理档案信息的安全、伦理、隐私问题，用机器、人、网络结合成新的群智系统，以及用机器、人、网络和物结合成的更加复杂的智能系统，应用到档案管理工作中，提高档案专业技术人才在新时代的专业技术水平。

3 人工智能的特点

1）准确度高。人工智能技术是在计算机技术的基础上，以研究算法为核心技术，隶属于计算机技术的范畴。它的基本原理在于以大量的模拟数据为研究对象进行分析，再利用编码程序写入对应的算法，计算机根据相应的指令程序来计算，从而代替人工完成复杂、重复的任务。因此，人工智能技术完全可以轻松实现对大规模、批量数据的集中快速处理，降低手工因素导致的误差，极大地提高计算精

准度。

2）速度快。人工智能可以极大地减少人工参与度，代替人工完成重复性的任务。随着人工智能技术的快速发展，人工智能的水平也越来越高。据相关报道，国外某巨头银行已经开发拥有一款智能软件，可以对金融合同文本进行解析，只需要几秒就能完成原来每年需要36万小时才能完成的工作，简直让人惊叹，这在以往是根本无法想象的。

3）成本低。人工智能能够以其高速的运转效率完成无数人力的工作成果，既减少人力成本，又可以节约时间成本，且将人为误差风险降到最低，是大家喜闻乐见的新鲜事物，也是未来各行业最有前景的应用方向。

4 人工智能在档案管理中应用的建议

人工智能作为一项信息技术与档案管理工作实践相结合，并促进档案管理工作水平与质量提升是新时代对于档案管理工作的创新与发展，在人工智能在档案管理工作中的应用，结合工作实践提出以下三个方面的工作建议。

1）加强人工智能的理论学习。人工智能是一项不断发展的信息技术，随着发展和研究的不断深入，对于人工智能的理论研究也在更广更深的维度上开展，随之产生的新科技、新成果更为广泛地应用在档案管理工作中，产生了更多的档案管理人工智能理论，这就要求档案管理工作中应不断加强相关人工智能的理论学习，在充分认识和掌握人工智能理论的基础上更好地将人工智能技术与档案管理工作的实践相结合，提升档案管理的效率和质量。

2）加强档案管理的业务总结。档案管理工作不断发展变化，对于档案管理工作者提出了更高的要求，这就要求档案管理工作者在档案管理工作实践中不断加强业务总结，从档案管理的内容、档案管理的规范、档案管理的流程以及档案管理的实效等方面不断加强业务总结，及时梳理存在的问题，特别是能够通过人工智能技术解决的问题进行及时的梳理，进而为人工智能促进档案管理工作精准找到切入点，更好地将人工智能技术应用在档案管理工作实践中。

3）加强人工智能在档案管理工作中的成功经验借鉴。在档案管理工作中不但要加强理论学习与业务总结，更为重要的是善于学习和借鉴他山之石，将人工智能与档案管理工作相结合，以人工智能技术促进档案管理工作的经验进行总结和借鉴，通过人工智能在档案管理工作中的成功经验，与自身工作相结合，提升本区域、本行业、本部门的档案管理水平与质量。

5 工智能在档案工作中的应用探索

1）档案智能分类。一方面，传统档案分类是依据一定的准则，按照內容、时间、来源和形式特征等对档案进行区分归类，不同管理者的认识、习惯、经验等人为因素会影响分类的结果;另一方面，随着电子档案的出现，档案分类方法需要进一步优化。运用智能分类方法对电子档案进行分类将是档案工作发展的一种新方向。自然语言理解是研究如何让计算机理解人类自然语言，也是人工智能研究的一个重要领域。自然语言理解当然也可以在电子档案的智能分类上发挥作用，在拥有全文数据库的基础上，运用人工智能技术，按照专业的档案分类法，可自动生成专题数据库。针对不同的查档人、查档目的，智能搜索引擎可以在层次合理、结构规范的档案专题库中快速精准地推送不同的检索结果。从手工翻阅、机械式检索到智能检索，人工智能技术将给档案整理和利用工作带来革命性的变化。

2）档案智能保管。档案库房温湿度环境控制、八防控制等要求库房管理人员根据温湿度计测量结果手动开关空调、加湿器、除湿器等设备，这些机械的且操控不准确的工作完全可以由环境智能管理系统替代。智能系统将各设备连接起来，设置需要的数值区间，利用传感器反馈环境数据，一旦数据达到设置的临界点值后便触发开关智能开启空调、加湿器、除湿器、净化器等设备，可以更准确、便捷地控制库房环境。

6 结语

人工智能系统的发展将会朝向简单实用的方向进行，向可操作性、可控性和便捷性发展，使档案管理工作形成开放、交互的档案共享机制，提升档案管理工作安全性和完整性的智能化，以最快速、最高效的形式解决档案管理中的问题，使档案管理工作走向智能化，与我国人工智能战略计划同步。

参考文献

[1]李子林，熊文景.人工智能对档案管理的影响及发展建议[J].档案与建设，2019（06）：10-13+9.

[2]江丰光，熊博龙，张超.我国人工智能如何实现战略突破——基于中美4份人工智能发展报告的比较与解读[J].现代远程教育研究，2020，32（01）：3-11.