企事业单位档案管理社会化问题初探

全莹莹

摘 要：近几年，随着我国不断发展的市场经济，使企业的管理方式与手段也在不断的进步，而且在企业中档案管理属于具有较大工作量、十分复杂的一种工作，不仅会浪费大量的时间、人力资源，也会对企业的发展进程造成一定的影响。因此，企业为确保对档案管理效率进行提升，尽量使用科学合理的手段对档案管理工作进行开展，确保实现企业档案管理的社会化，只有实现档案管理的社会化，才能够确保对企业的相关成本进行节约，以及对企业档案管理水平进行提升，进而达到企业可持续性发展的目标。

关键词：企业;档案;管理;问题;社会化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.056

企业档案主要是对企业日常运行与发展历史进行记录，确保为企业未来发展提供重要的决策依据，在企业的发展过程中具有极其重要的指导作用，但是因为企业档案管理工作十分的繁琐，需要企业投入大量的财力进行管理，却无法直接为企业产生经济效益。而且随着我国市场竞争越来越激烈，为确保对档案管理方面的经济成本进行降低，以及对档案的作用进行发挥，企业档案管理需要向社会化方向进行发展。所以为确保实现企业的稳定发展，就需要实现企业档案管理社会化，才能够确保使档案管理的实效性得到增加，更加科学合理的对档案进行管理，进而使企业与市场的变化要求相适应。

1 企业档案管理社会化的作用

1.1 使档案管理工作成本得到降低

目前我国经济体制属于社会主义市场经济，使市场竞争越来越激烈，为确保实现事业单位的稳定发展，事业单位只有对自己的经营成本进行控制，在生产活动中投入更多的资金，才能够确保自己获得更多的经济利益，进而大幅提升自身的市场竞争力。因为档案管理工作并没有对事业单位的经营活动进行参与，导致档案管理工作无法为事业单位直接带来经济效益，但是如果档案管理社会化，不仅可以使事业单位在档案管理工作所投入的经济成本得到减少，也可以使档案管理工作的效率得到提升，进而更加利于事业单位应用档案[1]。所以档案管理社会化，能够帮助事业单位利用一种新的形式管理档案，例如通过委托专业的档案管理机构对档案进行管理，专业档案管理机构不仅工作水平高于事业单位原有的档案管理工作人员，自身也具备十分规范的管理体系，可以大幅降低事业单位在档案管理工作所投入的成本，以及对事业单位档案的利用率进行大幅的提升。

1.2 对社会资源进行合理的配置

档案管理社会化就是指事业单位委托档案管理机构进行档案的管理，可以使事业单位节约大量的人力与财力，促使事业单位进行更加稳定的运行，进而实现事业单位最大化的经济效益。同时档案管理机构专业的水平，可以对事业单位的档案管理工作方面的要求进行满足，不仅为自身获取相应的经济效益，也能够优化社会资源的配置[2]。并且档案管理机构通过负责事业单位的档案管理工作，使自身的工作量得到增加，确保档案管理机构具有大量的资金，并为更多的档案管理方面的人才提供工作机会，使社会资源的配置越来越优化，不断推动档案管理行业的发展，进而实现我国社会稳定的可持续性发展。

2 企业档案管理社会化的问题

因为随着我国社会的发展，大部分事业单位在档案管理工作方面没有做到与时俱进，会导致档案管理工作人员整体素质较低，严重影响档案管理工作的开展，而且事业单位管理领导不够重视档案管理，甚至严重忽视档案管理的建设，进而大幅降低档案管理工作的质量。同时大部分事业单位都没有建立健全的档案管理工作管理机制，传统的管理方式会增加工作人员的工作压力，使工作人员的工作态度越来越消极，无法及时更新与清理档案，从而对事业单位其他工作的开展造成极其严重的影响。

虽然我国大部分事业单位都实现档案管理的网络化、电子化，但是一些事业单位仍然会使用传统的方式进行档案管理，并没有委托档案管理机构进行档案管理工作，使档案管理工作的管理方式过于落后，会大幅降低档案管理工作的质量，从而严重影响档案管理工作的开展[3]。同时在事业单位的经营与发展过程中，并没有普及档案管理社会化，导致事业单位不够重视档案管理社会化，会严重影响档案管理工作的开展，甚至对事业单位的发展造成制约。

3 实现企业档案管理社会的策略

3.1 对相关市场体系进行健全

虽然社会化成为企业档案管理未来发展的必然趋势，但是大部分事业单位仍然是传统的管理方式进行使用，并没有委托档案管理机构进行档案管理工作，主要是因为大部分档案管理机构不具备较高的工作水平，以及安全性较低。而且档案管理机构没有一个完整的市场体系，使档案管理机构严重缺少管制，导致档案管理机构不具备最基本的职业道德，会发生出卖事业单位档案信息获取经济效益的情况，进而给事业单位带来极其严重的损失[4]。因此，为确保实现事业单位档案管理社会化，不仅需要健全相关的市场体系，也需要对档案管理协会进行建设，使档案管理机构越来越完善，确保通过建立相应的企业档案管理社会的机制，以及制定条款条约，促使事业单位可以顺利的进行檔案管理社会化。

3.2 对相关管理机制进行完善

在企业档案管理社会化的运行过程中管理机制属于极其重要的保障，能够对档案管理机构的行为进行规范，以及增加档案的信息安全，而且通过建立管理机制，能够利用事业单位档案管理社会化的管理职能，保护档案信息的安全，为事业单位的档案提供一个安全的环境，促使事业单位进行正常的经营，进而大力推动我国社会经济的发展。同时企业档案管理社会化管理机制可以有效的监督档案管理机构，以及指导档案管理机构的工作，不断完善档案管理机构的工作职能，确保充分发挥档案管理机构的作用，进而使事业单位档案管理的质量得到大幅提升。

3.3 国家需要进行宏观调控

随着我国经济与科技的发展，使档案管理社会化应时而生，能够大力推动我国档案事业的发展，为确保普及与实施档案管理社会化，国家需要进行宏观调控。因此，根据在进行宏观调控时，首先需要根据企业档案管理社会化的实际情况，对相应的行政法规进行制定，然后检验档案管理机构的工作人员，确保工作人员具有较高的工作素质与工作能力，最后各个地方政府需要调查自己区域的档案管理机构，确保通过掌握档案管理机构的规模，数量，让档案管理机构之间始终处于良性的竞争状态，以及让档案管理机构进行合理的发展，从而达到全面实施企业档案管理社会化的目的[5]。

4 结束语

综上所述，在事业单位发展过程中企业档案可以提供重要参考依据，对事业单位的发展具有极其重要的作用，而且档案管理社会化，不仅可以使事业单位档案管理工作成本得到降低，也可以对社会资源进行合理的配置，事业单位需要积极实现档案管理社会化。但是我国大部分事业单位都不够重视档案管理社会化，以及档案管理工作人员工作素质较低，都会严重影响档案管理工作的开展，甚至制约企业的未来发展。因此，在实现企业档案管理社会化时，需要对相关市场体系进行健全，以及对相关管理机制进行完善，才能够确保达到档案管理社会化的目的，进而大力推动我国事业单位的发展。

参考文献

[1]罗琳娜.企业档案管理社会化问题分析[J].办公室业务，2019（02）：124.

[2]王妍.企业档案管理社会化问题的探讨[J].办公室业务，2018（24）：122.

[3]周蕾.企业档案管理社会化问题的探讨[J].现代国企研究，2017（22）：53.

[4]宋茜.企业档案管理社会化问题研究[J].管理观察，2017（32）：34-35.

[5]陈德慧.企业档案管理社会化问题的思考[J].中外企业家，2017（32）：226-227.