银行档案管理的问题与对策研究

摘 要：档案收集与管理是银行的常规工作内容，切实做好该项工作可以促进各业务板块、各部门规范、健康发展。本文结合实际工作经验总结，对在银行档案管理的常见问题进行简要介绍，并总结相应的对策，以期使档案收集與管理工作更加规范。

关键词：银行;档案管理;搜集与归档

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.050

银行档案管理内容包含多个方面，例如业务单据、通告和工作计划等。有序的收集与归档工作可以使银行内部实现有效的沟通和联系，促进银行工作的规范化和精细化，是一项重要的经营管理手段。因此，要深刻认识到档案管理的重要性，不断提高银行业务水平和服务能力。

1 银行档案管理工作中的问题

1.1 档案收集与归档不及时

从实际工作来看，存在部分银行职员责任意识薄弱，不能按照要求及时对档案进行收集与归档，甚至出现滞后现象。造成上述情况发生的原因很多，例如，负责档案管理的办公室工作人员态度散漫，没有意识到相关档案管理工作的重要性，甚至由于沟通不及时或者疏忽大意，导致接收空挡的出现。

1.2 档案管理时处理流程不规范

与以往不同，由于银行业务量和信息量的增加，当前接收的档案种类多、事项杂。同时，由于在接收多份公文档案时，未及时进行准确的登记，从而导致出现管理混乱或无据可依，进而影响银行整体工作进度。

1.3 档案管理分类不科学

银行职员未遵循秉承紧急的事先处理的原则对档案进行分类归纳。现实工作中，常有工作人员将所有档案混杂在一起办理，不仅影响办公效率，还可能致使紧要文件没有在第一时间完成批示，造成更大的经济损失[1]。

1.4 档案管理未遵循保密原则

对于密级档案文件，档案管理人员未能严格按照保密法规办理，甚至没有形成保密意识，将密级档案公布在社交软件上，造成较为严重的后果，有时还会对国家利益造成威胁。

2 银行档案管理工作策略分析

2.1 培养档案管理人员的责任意识

档案管理工作因其细节繁多的自身属性，需要责任意识强的人员来负责，若没有端正的工作态度，则很容易出现顾此失彼。对此，首先要选拔热爱此项工作的人员，保证工作起来有足够的热情和动力，然后在此基础上，充分认识档案管理的重要性，真正做到不因自身工作认识不足而损害服务形象和阻碍政令通畅。其次，要加强自身能力的培养，做到学以致用。银行档案管理人员要养成不断学习的意识，认真掌握党和国家的方针政策、法律法规以及相关学科的知识，特别注意会计档案处理常识的学习。最后，积极主动的践行职业行动，缜密细致的完成好待办事宜。

2.2 明确档案管理时效

档案管理工作的首要特点是要求时效性，切记误时则误事，要求相关人员在处理档案时准确把握时机、及时处理，以便档案文件发挥出应有的效用。因此，文书人员要及时、准确的办理每一份档案，做到跟踪有序、件件有着落、事事有结果，总体原则为快速归档，个体要求要特事特办[2]。普遍的档案管理规范是注明特急档案的正式文件应争取在两个工作日内完成;急件办理需要在三个工作日内完成。值得注意的是，在银行档案管理过程中，需具体情况具体分析，不能盲目的死板教条，要善于变通，结合业务环境，逐渐形成自己的办公

特色。

2.3 规范档案管理程序

档案管理的规范程序也可以结合信息化特点，以提高管理水平。首先，采用信息管理系统。借助于可靠性软件等辅助工具搭建档案信息管理平台，降低人为失误的发生概率。其次，将银行内的文件档案按照类别或发文部门扫描上传，并建立编号，形成电子档案库，以便于查阅和管理。再次，做好信息系统的数据更新。为体现程序管控，相关人员要及时的将档案处理进展录入信息系统之中，同时完善责任人信息。最后，设置警报提醒系统。对于超期审阅或逾期未归档的档案，系统要具备报警能力，通过声音或弹窗提示相关人员有待办事项，以免出现工作漏洞。

2.4 增强密级档案保密意识

银行要认真开展密级档案保密工作建设。具体从以下五个方面进行开展：一要提高保密意识。保密工作无小事，关乎企业利益和国家安全，对于密级档案要严格按照保密工作的有关规定做好收集与归档工作。二要全范围推广保密建设。所有涉及接触密级档案的科室要完善保密工作机制，加强联系和沟通，确保内部信息只在相关科室传递。三要抓好涉密信息系统的安全防范工作。提高涉密计算机和网络保密管理，防止内部档案因互联网络而外泄。四要抓好密级档案管理工作，提高管理水平。办公室要专人负责密级档案的收发、登记、传递清退工作，凡需传输上网的有关材料要严格实行审批制度，并定期对上网信息进行保密检查，及时填补漏洞，防止泄密。五要抓好银行档案处理人员的教育工作，提高业务素质。积极参加保密培训及学习《保密法》、《保密工作业务指引》、《保密工作》、和《保密教育宣传参考材料》等书籍刊物，提高自身业务能力。

3 结论

银行档案管理工作涉及的环节较多，不仅需要银行职员高度负责，同时还要求较高的政治觉悟和管理水平，以便通过完善的档案管理制度和实际操作方法为银行的市场业务提供有力支撑，保证各项工作的顺利进行。

参考文献

[1]赵文娜.商业银行档案精细化管理研究[J].办公室业务，2020（13）：68-69.

[2]桑晟.银行授信档案管理中存在问题及对策[J].档案管理，2019（02）：84-85.

作者简介

陈星（1970-），女，汉族，江苏盐城人，档案馆员，本科，研究方向：从事金融工作。