简述基层档案现代化管理存在的问题及对策

杨天军

摘 要：在日常工作中，探索基层档案管理现状，积极寻求解决方案，可以更好地促进基层单位档案管理。基层单位的文件档案管理工作也要改变传统的管理模式，结合现代技术，优化文件档案管理方法，提高文件档案管理工作的现代化水平。本文简述基层档案现代化管理存在的问题及对策，希望能为档案管理现代化提供帮助。

关键词：档案管理;信息技术;现代化;基层

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.048

信息技术的发展使许多行业的办公环境发生了巨大的变化。传统的手工管理文件档案已基本消除，电子办公已成为主流。档案管理现代化是市场经济背景下的档案管理新模式。其工作不仅强调了档案管理水平，增加了档案信息的存储，而且促进了档案在更多的社会领域发挥巨大的作用。并具有很大的现实意义。因此，基层单位应加强现代档案管理建设，探索和研究如何有效实现基层单位档案管理现

代化。

1 档案管理现代化概述

1）档案管理方法的现代化内容。档案管理现代化是一项综合性内容，包括档案管理方法，管理组织，管理理念和管理设备的现代化。这里我们主要强调管理方法的现代化，其他方面暂不讨论。所谓档案管理方法的现代化，主要是指在档案管理工作中引入计算机技术和信息技术等先进技术，以提高管理水平和效率的各种手段。

2）档案管理方法现代化的内在要求。一是管理方法的市场化。在档案管理方式现代化中，应彻底转变计划经济下的管理观念，将现代市场管理机制引入档案管理，使档案管理从竞争，激励，风险等方面发生转变。二是管理的科学化。在档案管理中采用科学的方法，按照管理科学的程序，对经济，技术，科学和管理环节需要统一协调的事物制定标准，并按标准进行统一的活动，以获得最佳的秩序和最佳的效果。三是技术的自动化。根据我国的经济形势和技术实力，人工操作和自动化将在一定时期内继续存在。有些环节，即使自动化达到较高水平，仍然需要做人工辅助工作，这是由档案管理的性质决定的。

2 提高档案管理现代化水平的必要性

一是加强信息资源的整合和利用。许多企业和组织没有及时整合和存储信息材料。这些材料的独特性和有效性对今后工作的开展起着承上启下的作用。将科学技术应用于档案管理，提高档案管理的科学化水平，可以很好地保存这些材料，有效地整合这些材料，使数据的保存更加安全。能更好地发挥其应有的作用。二是促进文件档案管理工作便快速化与效率化。现代技术的应用给国家和社会的发展带来了迅速的变化。通过现代管理技术的推广，许多繁琐的工作变得更加方便。工作内容变得简单，工作效率也有了明显提高。文件和档案的科学管理，使数据和信息的存储，分类和查询变得规整，保存或使用查询更加快捷方便。

3 基层单位文件档案管理存在的问题

1）工作人员综合素质较低。档案工作者最重要的是专业素质。员工的专业知识，技能和职业素质水平也决定着档案的质量。这需要文件管理人員掌握一些基本的计算机技能和收集和处理数据的能力。目前，许多单位档案工作人员大多是兼职人员，而不是专职人员，这导致档案工作人员除了做好自己的工作外，还要处理复杂的档案材料，这必然会导致手工操作的错误。

2）档案管理方式过于落后。随着现代科学技术的发展和进步，许多计算机处理技术，文字处理技术，信息收集技术等已被应用于文件的收集和处理工作，文件的保存已脱离纸化，增加了数字资料，声音资料，图像资料等的保存形式，改变了传统的文件管理工作方式。但是，现阶段这种管理方式还没有应用到实际业务中，很多基层事业单位都采用了收集最原始、最简单的文字，人工处理、总结的作业方法，不仅影响了文件管理业务的效率，还影响了文件管理的近代化

进程。

3）档案检索系统不健全。档案整理归档是为了方便后期检索查询。科学的检索系统对于档案的使用和查询至关重要。然而，目前一些基本单位存在文件检索系统不完善的问题。目前主要有两种检索方法，即手工检索和计算机检索。计算机检索比手工检索有许多优势，但许多基层单位仍然采用手工检索，不仅效率低下，而且费时费力。

4）档案管理工作的信息化建设落后。目前，我国开发出了许多有关文件管理的软件，但是这些软件非常复杂，虽然很多企业和企业用的软件是不一样的，但是因为没有一个统一的标准，很多信息的方式不能实现资源共享，现在的档案管理软件也跟不上科学技术发展的速度，很多机构运用的软件比较落后，还有一些低端的软件反复建设和使用，严重阻碍了档案管理科学化的发展。

4 基层单位文件档案管理的现代化路径探索

1）丰富档案管理的方式。为进一步加强基层单位档案管理质量，提高工作效率，首先要改变传统单一的管理模式，运用先进的科技进行多元化管理，最终实现信息化，数字化，虚拟化的档案管理模式。多样化的管理方式，可以扩大基层机构男女存储总量，也大大减少单位库存空间，无纸化档案管理可以简化查阅流程，使单位之间文件的传递和流转更加方便，以便更好地开展联合工作。

2）完善档案管理信息化系统建设、加强资源的共享。在建立和完善档案管理信息系统的同时，也要重视系统各个环节的资源共享。首先，档案管理信息系统的建立不是一蹴而就的，而是需要长期的坚持。在这一过程中，还必须保证信息化档案管理的科学性和合理性。还需要进一步加强档案管理信息系统之间的各种资源共享，使档案管理的发展得以充分开展。档案管理信息，通过系统建设和资源共享，可以使信息数据更好地管理和应用。

3）增加投入力度，加强管理意识。文件管理的近代化需要资金和设备等物质基础。因此，为了推进文件管理的现代化，各机构需要注意以下几点。第一，各方面应扩大设备和资金投入，培养优秀人才，将记录管理现代化纳入单位规划，及时评估。第二，各级领导，特别是档案管理者的领导，要定期进行业务报告，把握档案业务的状况，及时发现并解决问题，为以后的档案管理打下基础。第三， 做好档案经费预算，做好档案信息化建设，档案维护和应急措施等费用，需要重点保障。

4）培养高层次专业管理人员。针对目前档案管理队伍中高级专业管理人员的不足，应采取多种方法和方式，培养大量高水平的专业管理人员。现代档案管理企业需要大量具有丰富经验，理论与实践，计算机信息技术等知识的复合型人才。因此，应注重选拔和使用具有复杂知识和技能的高水平专业档案管理人员，融入现代档案管理团队。此外，还应加强在职人员的素质和技能。并帮助一线档案管理人员提高技能，素质和素养。

5 结束语

档案管理是基层单位的重要组成部分之一。基层单位必须充分重视档案管理，通过摸索和借鉴先进管理经验，借助现代信息技术，加强文件档案信息化工作，建设科学的档案管理信息平台，推进档案管理现代化进程，进一步促进基层单位不断发展。

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