加强医院档案综合管理问题与对策

左雪

摘 要：医院作为事业单位，文书档案记载着医院的重大事件，是医院开展医疗活动、科研等方面的记录和见证，直接影响着医院管理工作的效率和质量。当前，新的医疗政策不断深入到医院的各项工作中，所以对医院的档案管理工作也有了进一步的要求。在新医改背景下，医院应当做好各项工作，提高对综合档案管理的重视，根据规定进行及时的调整，以强化对医疗档案的管理，推动医院发展的与时俱进。

关键词：医院;档案管理;重要性;问题;对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.043

1 医院综合档案管理目前发现的问题

1.1 档案管理制度不完善

虽然医院在医疗、行政、人事、后勤等方面制定了相对健全的制度，但是在档案管理方面，大多数的事业单位对文书档案管理工作的重要性认识不足，对保护文书档案方面缺乏超前意识，导致文书档案管理制度呈现落后的态势。另一方面许多事业单位坚持传统档案管理方式，仅仅将文书档案用在基础工作上，虽然可以保证电子档案管理顺利地进行，但是细节方面有好多地方都不完善，在工作中出现了各种问题对整个综合档案的管理进度造成了很大的影响。

1.2 领导重视程度不够，基础设施差

当前，很多单位还未将综合档案管理工作提上日程，只把工作重心放在医疗上，导致档案室用房紧张，不符合档案安全管理的要求，给档案管理员的工作带来了不便，而档案室的建设也不符合标准，甚至一些单位还没有建立专门的档案室，消防安全等措施不到位，极易引起档案的损坏、丢失等隐患。

1.3 医院档案管理人员的综合水平较低

由于医院的领导对医院的综合档案管理工作缺乏重视，大多数的事业单位的档案管理工作并没有安排专职的档案管理人员，工作人员大多由专业不对口的人来担任，甚至有的工作人员是从别的专业借调过来的，还有的档案管理人员是其他部门人员兼任，导致负责综合档案管理人员专业水平不高，管理知识缺乏，在档案管理工作上毫无章法，没有条理性，导致文书档案的存放归档效率低。另外，医院疏于对档案管理人员的培训，只重视对医疗技术人员培训，导致档案管理人员水平跟不上时代的发展，这也是造成档案管理水平落后的重要原因之一。

1.4 医院的档案信息化建设落后

随着科学技术的发展，计算机的普及程度越来越高，档案管理系统的到了广泛的应用。许多事业单位没有意识到科学信息化的重要性，仍然坚持传统管理模式，不愿意耗费人力财力在档案管理上，仅仅将文书档案用在基础工作上，没有进一步的挖掘其作用，始终在档案的管理和使用上跟不上时代的发展。

2 医院档案管理的改进对策

2.1 完善医院档案管理制度

在平时的日常工作中，建立完善的工作制度可以说是工作能否顺利开展的重要因素，有了规范合理的制度规范和管理才能正确指导我们的日常工作，规范我们的行为，缺乏完善的规章制度的约束和规范，很难保证档案工作的合理化开展，从而造成档案丢失、不完整现象的出现[1]。随着医疗卫生事业迅速的发展，应该对医院的综合档案的管理更加重视，如何能跟上医疗卫生事业发展的步伐，提高医院的档案管理水平，需要相关管理部门制定出一套完善高效的管理制度。为了更好地完善医院综合档案管理制度，院领导应该组织大家专门设立一个档案管理小组，并配有本专业的档案管理人员进行管理，对档案的整理、归档、分类、编目等工作制定标准的体系。此外，对于收集档案的内容、管理档案资料的环境、档案人员的分配等方面都要有创新思路，进而可以快速地提高医院档案管理的能力。其次是医院应该根据档案管理员的实际情况制定完善的考核制度，不仅能激发档案员的潜力和热情，还可以使档案管理工作更加规范化、科学化;医院单位分管负责同志应以身作则，加强对档案管理相关工作的重视，给予档案管理工作人员关心，促进工作人员正确认识档案工作的重要性，积极认真的完成工作[2]。

2.2 加大投入以改善基础设施

想要更好的实现档案管理的标准化、信息化，就必须加大对档案建设的投入，做好档案存库的保护与建设工作，防止医院档案的损坏和丢失。医院应该安排专职人员负责，设有独立的综合档案室，并将防护措施做到位，消除所有存在的不利因素，确保档案的安全。此外，应设立专用的档案库房，达到“八防”要求，并安装空调，配置防火设施，根據实际需要配备必要的管护设备。另外随着电子信息化的发展，医院要加强电子信息化建设，有条件的单位要加大资金投入，配备计算机、打印机、扫描仪等配套设置，结合运用先进的管理软件对医院的档案进行管理和使用，参照以往的管理模式来实现档案的信息化管理，优化成具有不易损坏和便于管理的特点。

2.3 提高员工素质

档案管理是医院管理工作的重要工作，因此，提高员工的素质，完善和建立标准化的管理体系十分必要。在用人方面，应该强化档案专职人员对工作的重视程度，提高工作人员的对专业学习和提升的意识，安排主要承担图书馆档案管理的全部职责，确定好专职人员后不应随意更换。另外还应从实际出发，经常性的开展档案人员的业务学习，让他们参加专业培训班和实际操作学习， 逐渐积累档案管理的专业知识和经验[3]。同时档案管理人员还需掌握先进的计算机和信息化的应用技术，打造一支具有广博的知识、敏锐的信息意识和较高的信息处理能力的复合型专家队伍，以适应档案管理工作现代化发展的新趋势。

2.4 档案管理实现信息化

随着电子信息化的加速发展以及计算机的广泛使用，综合档案管理工作的方式也在不断完善，医院需要跟随时代的发展逐步改变过去落后的传统管理方式。提高信息化管理的重要设备是计算机，它可以缩小档案存放所占据的空间，提高档案管理的工作效率。电子信息技术还可以把各类型的模块有效结合，形成一个整体的档案管理体系，紧密连接各个相关类别，它的优点是可以最大限度的实现功能的同时提升档案的查阅速度，增强档案管理的快捷性。档案员可以使用相关的软件的分门别类的将档案数据录入电脑档案库，还能利用图标图像等软件更系统的分类保存档案数据。还可以通过存储档案的文件目录、对档案信息的复制与检索、统计与汇总档案文件、传输数据并对系统进行维护等等。管理员再按照提前制定好的档案管理的标准和规范，对归档的材料进行审核组卷和分类，有条件的单位可以通过上传信息数据平台来建立检索查询系统数据库，以便以后查阅调取。

3 结语

总之，医院的档案管理工作是一项既繁琐复杂又至关重要的工作，是医院的发展和开展各项工作的见证和依据，档案管理是社会发展不可缺的一项任务，所以加强对档案管理的要求是如今医疗水平提高的重点内容之一。因此，我们要加强对医院档案管理的重视，建立健全管理制度以及提高档案管理人员的素质等方面的分析提出相应的解决措施，充分发挥其作用，结合当代科技的进步高效地对其进行完善，对于医院的长期发展意义重大。

参考文献

[1]赵继军.针对乡镇政府档案管理问题的研究[J].黑龙江史志，2015，000（007）：144-144.

[2]杨燕红.事业单位档案管理问题及对策[J].卷宗，2017，000（015）：21-21.

[3]梁转琴.试论高校图书馆档案管理工作[J].渭南师范学院学报，2003，18（0z1）：169-170.