如何加强出生医学证明档案规范化管理的思考

李茜

摘 要：出生医学证明是新生儿重要的身份证明，对于公民入学、遗产继承等方面具有重要的作用。强化出生医学证明档案的规范化管理具有重要的实际意义。但是在实际的档案管理过程中，还存在一些问题严重影响了初生医学证明的管理质量和效率。因此要采取相应的措施，强化地出生医学证明的规范化管理，确保档案管理的高效性。本文主要讲述了在出生医学证明档案管理的重要性以及存在的问题，并重点阐述了促进档案管理规范化的措施，旨在进一步提升档案管理效率，为公民提供更加优质的服务。

关键词：出生医学证明;档案管理;规范化;措施;重要性

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.042

出生医学证明是在《中华人民共和国母婴保健法》的基础上由统一部门进行颁发的。出生医学证明具有一定的法律效率，能够证明公民的身份，并在入学，出国等方面发挥效用。随着社会的不断发展，法律法规逐渐完善，公民对出生医学证明的需求越来越大，而且在公民的社会活动中发挥价值逐渐增强。由此可见，强化初生医学证明档案管理的规范化具有重要的实际意义，为公民的社会活动的合法性提供保障。

1 出生医学证明档案规范化管理的重要性

出生医学证明是公民最重要的身份证明资料，对公民的社会活动具有重要的作用。随着社会的不断发展，出生医学证明在人们的社会生活中的利用率越来越高，社会价值越来越大。出生医学证明是办理户口的重要依据。因此强化对档案的规范化管理可以提升公安机关的服务效率和质量，提升人们对政府部门的满意度。出生医学证明能够提升母婴保健工作的质量，维护人们的合法权益，确保社会和谐安定[1]。随着社会的发展，我国人口越来越多，对出生医学证明的需求越来越大，对档案管理工作带来了一定的挑战。因此要强化对档案的规范化管理，提升档案信息利用率，为人们提供更加优质的服务。相关部门要对档案管理的各个环节进行科学管理和监督，确保档案管理的安全性和永久性，防止出现档案损坏或者丢失的现象。实现档案管理的数字化和信息化管理，提升档案管理的安全性。由此可见，加强对出生医学证明档案的规范化管理具有重要的实际意义。

2 出生医学证明档案管理存在的问题

缺乏对出生医学证明的统一管理，有些地方保管年限较短，不能保障永久性的保存。缺乏完善的监督和管理机制，档案管理人员和部门缺乏专业的管理意识和知识，对档案的保存条件和查阅方式不规范，在管理过程中造成了一定程度上的损坏或者丢失现象。出生医学证明管理标准不统一，监管措施不到位，管理人员责任意识缺失，专业水平不达标等现象，导致档案管理现象混乱，甚至出现档案损坏，丢失问题。档案管理人员服务意识落后，民众满意度较低。管理理念落后，管理形式不符合时代发展要求，数字化管理不到位等现象。对档案日常管理不合理，有些档案出现霉变，虫蛀等问题，严重影响了档案的管理安全性和保存永久性[2]。

3 出生医学证明档案管理优化措施

3.1 强化出生医学证明的日常管理

出生医学证明对公民的终身活动都发挥着重要的作用，因此要确保对档案的持续性保存，提升档案日常管理的规范化和合理化，强化档案管理人员的责任意识，切实落实档案管理制度和规范。工作人员要对档案进行科学的分类，按照不同的年份进行合理存放，方便查阅。按照日期顺序或者是证件编号的顺序进行有序归档，确保档案资料的真实性和完整性[3]。按照相关程序对档案盒编制科学合理的目录，确保目录清晰准确，能够在查阅资料时快速准确进行查找。严格执行档案安全存放管理条例，确保档案在存储过程中不受到损坏等问题。强化责任制度和责任划分，对档案室和档案柜的钥匙进行严格管理，安排专人进行专门的负责，防止随意出入和查阅。确保档案管理的安全性，设置保险柜，并使用铁门和铁栏窗进行安全防护，防止档案丢失等现象。对档案进行定期的检查和维护，防止出现受潮或者虫害等现象。在档案室周围范围内禁止使用明火等，避免出现火灾。强化基层领导的带头作用，明确档案管理责任划分，切实做好档案管理制度的落实和执行工作。

3.2 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质对于提升出生医学证明档案管理的效率具有直接的影响。因此要确保对档案管理人员综合素质的提升，为实现档案管理的规范化提供保障。由于基层档案管理人员流动性比较大，一定程度上影响了档案管理的效率。因此，要加强对档案管理新员工的职业培训和专业教育，进行严格的岗前培训。开展定期的专业培训，提升管理人员的整体专业水平和专业管理技能，切实提升档案管理质量。制定完善的档案管理制度，并强化制度的落实和执行，对档案管理人员的工作行为进行规范化和制度化约束。严格按照相关规定的程序对出生医学证明的存根以及相关资料进行规范化整理和保存。对档案管理设备进行及时的更新，确保档案存放的安全性和永久性，避免出现受潮，虫蛀，霉变或者是丢失等现象[4]。

3.3 强化档案管理的保密工作

要和档案管理人员签订相关的保密协议。对档案信息进行严格的保密，防止出现信息数据泄漏等现象[5]。强化制度管理，制定完善的法律法规，对管理人员的工作行为进行法律化管理和约束，对于违法销售档案信息的行为追究相应的法律责任。一旦出现档案信息泄漏的问题，要及时追查原因，分析管理漏洞，并采取科学有效的措施进行整改，防止出现更大范围的信息泄漏问题，确保档案信息的安全管理。

3.4 制定完善的监督机制

完善的监督机制的确保出生医学证明档案管理规范化的重要保障。相关部门要严格按照相关规定，对本区域的档案管理工作进行定期的抽查和监督，确保管理的规范性。

3.5 实现数字化管理

随着网络信息技术的不断发展，实现档案信息的数字化和信息化管理逐渐成为档案管理的重要趋势。要培养档案管理人员及其领导的数字化管理意识和观念，强化数字化管理的主动性和积极性。加大资金投入，积极引进先进的基础设备和系统软件，执行完善的档案管理系统，将纸质信息转化为数字化的信息，实现信息化管理，提升档案管理的规范化和高效化[6]。此外，要强化对数字化管理的安全防护工作。对数字化的档案信息进行实时的备份，防止信息丢失。在管理设备上安装信息安全防护软件，进行安全密保技术应用，提升网络信息安全性。

4 结语

综上所述，出生医学证明对公民的社会活动和身份证明具有重要的实际意义。但是在实际的档案管理过程中，还存在一定问题需要解决。相关部门要结合实际情况，采取有效的改善措施，利用现代化的管理方式，制定完善的档案管理制度，提升管理人员的专业水平和职业素养，强化服务意识，强化档案信息保密工作的有效落实，确保档案信息的安全性，结合时代发展需求，加强档案信息的数字化管理，从而实现出生医证明的规范化管理，为人们提供更加优质的公共服务，促进社会文明的长远发展。

参考文献

[1]杨玉荣，韦新花，刘婷.加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（90）：219+375.

[2]张敏.《出生医学证明》档案管理现状及对策[J].档案天地，2019（08）：59-60+26.

[3]边琳琳.数字化《出生医学证明》档案管理对策探讨[J].科技风，2019（10）：204.

[4]江燕芝.加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J].浙江檔案，2018（02）：64.

[5]钟巧琴.出生医学证明档案规范化管理探析[J].管理观察，2017（22）：151-152.

[6]宋敏.出生医学证明档案规范化管理探讨[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2014（00）：167-169.