基于单轨制的企业投标档案资源智能化服务探析

周丽 代璐

摘 要：投标档案是企业档案管理的重要组成部分，也是企业生产经营管理不可或缺的重要一环。单轨制背景下，促使企业投标档案不断创新管理思路和方法，本文阐述投标档案的特点，总结基于单轨制的投标档案的业务流程，提出基于单轨制的企业投标档案资源智能化服务策略。

关键词：单轨制;企业投标档案;智能化;服务与利用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.036

基金项目：本文系辽宁省档案局项目“设计企业投标档案资源建设及服务模式研究”（项目编号：2020-X-23）阶段性研究成果。

2011年《招标投标法实施条例》中首次提到“国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标”;六部委在《“互联网”+招标采购行动方案（2017-2019年）》提出逐步消除电子采购与纸质采购并存现象;最新修订的《招标投标法》中指出“除特殊情形外，依法必须进行招标的项目应当采用电子招标投标方式”，可以明显看出在未来的招投标过程中，电子投标档案的地位将得以突显。随着我国投标工作日渐规范化，商务标作为投标过程中的一部分，在整个投标工作中占有非常重要的地位。投标单位只有全面、具体的掌握商务资料，才能保证在竞标过程中占据有利条件，所以投标档案资源的重要性不言而喻。

1 投标档案的概念和特点

投标档案是指企事业单位等进场交易的政府采购项目和建设工程投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。投标档案具有载体不稳定性、易更改性、不安全性等特点。

2 基于单轨制的投标档案的业务流程

2.1 投标档案的資源整合

投标过程中可能涉及的档案资源通过分析可以发现，他们的形成部门和流转部门都不相同。比如资质证书一般存放于公司的企业文化和旅游部或市场部，人员证书及合同一般存放于个人手中及人事部门，财务资料存放于财务部，获奖证书、设计合同一般归档至档案室，所以投标档案的资源整合也是企业各部门相互配合的过程。

2.2 投标档案的著录和检索

投标档案资源库的建设在投标过程中是最为基础也是工作量最大的工作，只有在建立资源库的时候做好投标档案关键属性的提取和著录才能为投标过程奠定好资源基础。配合智能化的检索功能，在最短的时间内精准抓取匹配的投标档案。

2.3 投标档案的利用

公司的投标档案本着资源共享的原则，旨在实现资源利用的最大化，对投标档案的库存、借用时间、归还时间要进行精准化、规范化的管理，实现资源的合理配置。

2.4 审批流程

审批流程的设计重在档案信息安全和高效利用之间的平衡。对于密级较低的普通类档案资源可以将利用权限按照规定放开，以提高投标工作的效率;对于机密资源执行严格的审批程序，保护公司的商业秘密。

2.5 招标文件智能化解读和投标文件的自动生成

招标文件一般具有规范化的范本，对于招标文件内容的精准解读有助于有针对性的进行响应，系统建设应充分利用信息技术读取关键信息，通过高亮等方式辅助投标人员进行投标活动。相似的，投标文件也具有规范化的样式，系统建设可以智能化的根据招标文件的解读，从投标档案库中抓取符合条件的档案资源，自动生成投标文件，减少了大量人工筛选、制作标书的过程，大大提高了工作效率，提高标书制作的质量。

3 基于单轨制的企业投标档案资源智能化服务策略

3.1 夯实招投标档案法  规范投标档案管理平台

20世纪末期，我国在使用世界银行贷款的过程中将招标采购引入我国。随着市场体制机制的建立，招投标方式在各业被普遍使用，2019年3月18日《中国人民共和国招标投标法实施条例》修订完成，无论是我国政府颁布的《招标投标法》还是《招投标实施条例》，主要是规范招标投标过程，对于招投标过程中产生的资料管理规定与标准没有操作规范和要求。因此招投标领域里需要进一步夯实招投标档案法律法规，规范投标档案管理平台，对投标档案资源的整合、管理和利用。

3.2 整合档案资源 构建电子化企业投标档案管理系统

整合企业各类档案资源，其中包括企业资质、业绩、人员、技术优势等，建立投标档案资源库，构建电子化企业投标档案管理系统，探索将审批流程及投标档案的收集、立卷、归档等环节都统一到档案管理系统中，从而使服务模式更简洁更流畅。保证了档案资源的安全性，流程的合规性，又能对招标文件要求进行精准响应，最大程度智能化的完成商务标文件的编制，在激烈的市场竞争中为企业赢得时间。对投标过程需要的投标档案种类进行全面梳理。从文件生命周期的角度研究各类档案从形成到归档保存直至销毁全过程的管理需求，探究各类投标资源的整合、利用路径。

3.3 实现投标档案电子化管理的一站式检索

档案管理的最终归宿是为用户提供便捷的检索服务。因此，应当从信息系统的角度，探究投标档案服务平台的建设，从系统需求到功能建设、系统实施等方面，既要保证投标档案资源的安全性，又要兼顾利用的时效性，提供智能化的检索、利用途径。投标档案资源库的建设在投标过程中是最为基础也是工作量最大的工作，只有在建立资源库的时候做好投标档案关键属性的提取和著录才能为投标过程奠定好资源基础。配合智能化的检索功能，在最短的时间内精准抓取匹配的投标档案。从而为用户提供投标档案管理的一站式检索服务。

3.4 提高投标档案管理者的素质和水平

目前负责投标档案管理的工作者一般为兼职档案员，因此，要打造一批高素质高水平的投标档案管理者的素质。首先，要做好档案培训工作，让兼职档案员明晰档案管理知识，了解投标的环节和业务流程，提高主观能动新，变被动服务为主动服务，从而提高投标档案的管理效率。其次，基于单轨制的档案管理背景，因此，档案管理者要具备一定的计算机处理能力和电子商务平台的基本操作方法，立足于线上与线下的无缝对接，不断适应单轨制的平台和电子投标平台数据之间的相互转换。

参考文献

[1]徐晶晶.大数据背景下招投标档案数字化管理探析[J].决策与信息旬刊，2015（10）：194.

[2]张东红.我国建设工程招投标的现状及改进完善的建议[J].山西建筑，2016，42（23）：228.

[3]王冬梅.转变观念多措并举全面做好电子招投标档案管理工作[J].中国管理信息化，2017（10）：66.

[4]余嘉.关于建设工程招投标电子档案管理的研究[J].中国工程咨询，2013（5）：22.