提高事业单位档案管理水平的策略研究

摘 要：新时期，事业单位转型发展，档案内容越来越多，如何提高事业单位档案管理水平，是事业单位考虑的重点内容。本文对当前事业单位档案管理存在的问题进行分析，并且探讨了提高档案管理水平的方法和策略，旨在促进事业单位档案管理工作实现转型，为事业单位发展奠定坚实基础。

关键词：事业单位;档案管理;问题;对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.030

档案是对事业单位的各项工作、人员调动、发展历程等进行记录的重要资料，对于单位的发展、决策等都有十分重要的意义。加强档案管理是事业单位内部管理的重要任务之一，传统的档案管理理念比较陈旧、管理方法落后，对档案管理工作造成了极大的阻碍。在信息化时代背景下，为了更好地促进事业单位发展，事业单位档案管理必须要逐渐实现信息化发展，借助计算机信息技术对事业单位档案进行分类、整理、存档，以便事业单位对档案资源进行利用，促进事业单位经济发展。事业单位档案管理具有很强的完整性，而且是一个持续性的工作，需要不断更新，采取信息化管理手段替代传统的纸质化档案，可以确保事业单位档案的科学性、准确性，从而提高事业单位档案的利用率。

1 事业单位档案管理存在的问题

1）对档案管理的重视程度不够。档案管理工作与事业单位的诸多内容有关，比如人才的选拔、绩效考核、资金利用、业务活动的开展等，都需要利用档案信息。但由于事业单位的性质比较特殊，一些事业单位管理人员对档案管理的重视程度不够高，没有将其有效贯彻落实，导致档案管理工作长期被忽视，在很长一段时间内都处于无序状态，不利于档案工作的开展。

2）档案管理方法比较陈旧，信息化程度不高。对于事业单位来讲，实现自动化、信息化是未来的发展趋势，档案管理也必须要实现信息化发展。但以前的档案管理主要采用人工方式，档案的载体也主要是纸质资料，很容易导致档案资料受损、丢失等，人工记录也可能会出现一些失误。目前，档案信息化建设程度不够高，一方面，信息化基础设施不足，事业单位档案管理信息化建设的基础是计算机设备、通讯设备、信息存储设备等，为了实现事业单位档案信息化管理，必须要配备充足的基础设备作为技术支持，但目前很多基础设施的配备还不够完善，限制了事业单位档案管理信息化建设与发展。

3）事业单位档案管理制度不健全。档案管理是一项系统性工作，需要有专业的档案管理人员来完成，并且要形成规范化的档案管理制度，才能提高档案管理水平，促进档案工作顺利开展。但目前档案管理制度还不够健全，在收集、存储、利用档案的过程中缺乏完善、严谨的规章制度，加上一些人员认为档案管理工作不重要，在日常工作中比较散漫，影响了档案管理水平。

4）档案管理人员综合能力水平不高。随着时代的发展，档案行业的要求也越拉越高，尤其是在信息化时代，档案管理必须要与时俱进，档案管理人员要学习新技术、新方法和新理念，然而现实情况是单位的管理人员综合能力水平还远远达不到档案信息化管理的要求，有的档案管理人员思想理念陈旧，没有认识到新时期档案管理的发展趋势，所掌握的档案信息化技术不多，所以影响了档案管理信息化发展。

2 事业单位档案管理策略研究

1）加强对档案管理工作的重视。档案管理是事业单位开展工作的重要基础，档案记录了单位发展过程中的众多重要信息，新时期必须要加强对档案工作的重视，才能真正提高档案管理水平。目前一些事业单位的领导人员对档案工作的重视程度不够高，认为档案属于文书工作，档案人才队伍比较薄弱。对此，要在事业单位内部加强对档案工作的重要性和必要性的宣传，从事业单位领导人出发，以身作则，加强对档案工作的重视，拨付更多资金用于档案部门、档案室、档案基础设施的建设，让档案管理人员意识到档案工作对事业单位经济发展的作用，从思想上更加重视档案工作，为档案管理奠定良好基础。

2）加强档案管理信息化建设。档案管理信息化是未来档案工作的开展方向，只有逐渐实现信息化，才能真正提高档案管理水平，提高档案工作质量，减少档案的丢失与损坏，而且信息化管理有助于档案的传输，提高档案利用率。首先，事业单位要加深对档案信息化发展的认识，在单位内部进行宣传和推广，对档案管理信息化建设的重要性进行讲解，让档案管理部门和相关人员逐渐转变观念，提高档案管理水平。其次，要购置更多的信息化设备，为档案信息化管理奠定坚实基础，其是在计算机设备、通信设备等基础设备的配备方面，事业单位要拨付更多资金，购置设备，建立档案信息化管理网络和平台，才能提高事业单位档案管理水平。最后，要不斷提升事业单位档案管理服务意识。事业单位档案管理工作不仅仅是对档案信息进行整理、归类和利用，还需要深入挖掘档案信息，发挥档案信息的价值。所以，要进一步提高事业单位档案管理服务意识，使事业单位档案管理从单一的档案职能转变为具有较强综合服务职能，真正发挥出事业单位档案的作用。

3）完善档案管理制度。由于当前一些事业单位档案管理制度不完善，导致档案内容缺失、不完整、不标准，极大地影响了事业单位档案的利用效率。随着档案工作要求的不断改变，事业单位档案管理必须要建立严格的、规范化的管理制度，将档案管理看成一项专业性、政治性、机密性很强的工作，制定完整的、规范科学的事业单位档案管理制度和标准。

第一，要制定档案内容标准制度。对于档案内容，必须要形成统一存档标准，尤其是在信息化管理过程中，电子档案内容繁多，一旦内容不标准，对档案的后期利用会造成较大影响。所以，在档案管理过程中要结合信息化管理要求，对事业单位档案的格式、内容等进行规定，从而保证事业单位档案管理的规范性。第二，制定档案安全制度。档案管理的保密性很强，尤其是一些涉及事业单位较高机密等级的工作，必须要做好档案安全管理。在信息化时代背景下，自动化、信息化办公逐渐成为常态，必须要强化档案安全管理工作，对档案文件进行加密，并且对于不同的档案信息，可以设置不同的进入权限，只有获得相应权限的人员才可以进入档案管理系统调阅相关档案。要定期对档案管理系统进行更新升级，确保系统的安全性和稳定性，保障档案资料安全。第三，制定档案责任制度。为了提高档案管理人员的责任意识和使命意识，要不断完善档案管理责任制度，将具体的档案管理任务落实到具体的责任人身上，一旦发现档案内容出现问题，或者出现档案丢失、泄露等情况，要及时找到责任人，给予一定的处罚，如果是情节比较严重的，还需要根据相关规定作出处分。只有不断完善责任制度，才能提高档案管理人员的责任意识。

4）加强档案管理人员培训教育。新时期对档案管理人员的技术水平要求越来越高，档案管理人员必须要提高自己的综合能力水平，才能保证档案管理工作质量。事业单位应该要不断强化档案管理队伍，可以招聘新成员，充实档案队伍，同时要加强对档案管理人员的培训教育，开展知识技能培训、信息技术培训、职业道德素养培训，不断提高档案管理人员的综合能力水平。

3 结语

综上所述，档案管理对事业单位发展有十分重要的意义，在新时代背景下，事业单位档案管理必须要结合时代要求，逐渐实现信息化发展，但目前事业单位的档案工作还存在一些问题，对此，要强化档案工作，完善基础设施，制定规范化的管理制度，组建专业档案管理队伍，促进事业单位档案工作不断发展。

参考文献

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作者简介

付琼丽（1972-），女，汉族，四川成都人，大专，副研究馆员，研究方向：档案管理。