试论文书文件的前期闭环管理

牛建军

摘 要：文书档案中上级文件齐全完整本级文件较少，这是普遍存在的问题，为了扩大文书文件的收集范围和力度，试行文书文件的前期闭环管理。即有来文就有答复，按这个规律形成文书文件收集的闭环管理，避免工作中的存在的问题，真正提高文书档案的归档率、完整率、准确率。

关键词：档案;文书;闭环管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.015

在所有的档案类目划分中，文书档案的归档范围是涉及面最广、覆盖面最全的一个档案门类，关系到企事业单位科研生产和管理的方方面面，任何无法归到某一类的文件资料都可以归入到文书档案中。但每一位文书档案管理员也都有一个这样的认知：每年的文书档案归档时总是上级文件比较多、比较全，涉及本单位形成的文件比较少，除了本单位红头文件和几份固定的报表外其他文件寥寥可数，而过后查阅参考的很多都是那些不曾归档的文件资料，心中不无遗憾。

1 本单位文书文件收集不全的原因：

1）传统的原因。经过多年的实践，上级文件的管理已经形成了一个非常成熟的管理体系，完全可以保证上级文件完整、准确、系统归档。虽然文书档案归档范围中明确规定了应收集、归档的很多本单位文件的范围，但传统上机要人员还只是侧重上级和本级红头文件的管理，其他的非本部门形成的文件几乎不收集。其余的工作只能是档案部门针对各部门职责做出的一些专门性的归档收集，这样的收集方法范围小、针对性不强、时间滞后，很难包含所有的文件资料。

2）部门职能变化的原因。由于业务的拓展，部门职能的新增或减少，相关文件资料的衔接、积累出现断档或难以明确具体的归档范围，造成文件资料的不归、少归，不知归什么，直到不了了之，把原本形成的归档习惯淡化、弱化，造成了归档文件的缺失。

3）人员变动的原因。人是一切工作的根本，现在的企业人员流动性特别大，随着部门人员变动及岗位的调整，使得专业文件资料没有延续性、完整性，很多文件过后找不到，要不回来，这样的状况随时都在发生。

4）目标不明确。档案部门针对各单位的文件资料收集，没有确切的依据，依照惯例做计划，职能部门应归档的文件，除了已知的固定工作、报表，其余的没有明确的目标、名称，这样的收集犹如撒网捕鱼，钻石珍珠依然静静地躺在沙滩上湮没于时间的长河中。

这样的现实问题很多，文书档案管理人员都深有体会，看着很多文件缺失不能归档留存很是懊悔、惋惜，在分身乏术的同时也在思考可行的方法和对策。

2 借鉴技术文件，进行文书文件的前期闭环管理

1）文书文件输入输出管理。上级和所内红头文件就是文书文件的输入，每份上级文件或红头文件一般都需要下发办理，这些文件的传达下发、工作办理、情况汇总、整理上报以及后续形成的所有文字、声像资料就是文书文件的输出。每份上级文件和所红头文件在收到、下发时都有严格的登记，但是下发到职能部门后却是鱼入大海再无踪迹，职能部门怎么办的、办得怎么样、后期再无丝毫的记录管控，造成了大量文件的失控、缺失。

2）试行文书文件的输出闭环管理。文书文件的输出闭环管理，就是要求机要人员在上级文件和本所红头文件在下发办理的同时，严格监控文件办理情况、办理结果，并按文件办理要求节点督促相关部门和兼职档案人员及时收集相关的文件资料进行归档，这样有来文有答复，真正做到文书文件的前期控制闭环管理。增加本单位文件资料的收集归档，丰富馆藏。

3）案例解析文書文件的闭环管理。（1）五小成果显精华。五小成果评选是很多单位每年都要进行的一项工作，按传统的文书文件归档方法，只能通过上级评审结果看到最终的获奖情况和本单位获奖项目、作者，没有具体的、更全面的本单位这项活动开展情况。文书文件如果采取前期闭环管理，我们不仅能看到上级评审结果，还可以看到：业务部门收集到的所有参评论文、本单位评选结果、上报篇目，评审情况。还可以扩大收集范围将参评人员的汇报PPT材料，政工部门当时的声像资料，以及就这一活动形成的专题文字及声像资料一并归档，为以后提供培训和宣传，为后期的编研开发利用提供素材。这样就把档案的收集、利用、编研、开发利用融合到一起，在实践工作中体现档案工作的重要性，档案工作者的主动性，潜移默化中加深大家的档案意识。（2）各类报表露真容。每年上级各个归口管理部门都要求报很多相关数据，这些数据反映着一个单位的基础能力，对这些文件实施前期现行闭环管理，下发文件之时提归档要求，上报与归档同时进行，更能保证报表资料的全面性、准确性、手续的齐全性、合法性，不会出现收集归档时没有留备份或者无法确定是否为最终版本、没有加盖单位公章等现象。

3 文书文件前期闭环管理的特点

文书文件进行前期控制闭环管理，更有利于单位各类职能部门各项管理文件资料的收集，更能体现单位的实际生产经营管理情况，真正体现文书文件的实际利用价值，扩大充实文书文件归档范围，保证了收集的文件及时、准确、完整、系统。

1）文书文件前期闭环管理具有完整性。文书文件前期闭环管理，由于机要人员的监督、控制，会把整个过程中产生的文件，关系到的各个方面资料全部收集齐全，不会只是红头文件和上级结果，使归档文件更具完整性。

2）文书文件前期闭环管理的系统性。文书文件前期闭环管理过程中，按照机要人员提出的归档要求，承办人将会自觉地关注这一事件的所有环节，保证文件的无差漏归档，归档成为文件承办人的自觉行为，有头有尾完全闭环，归档文件更加系统全面。

4 文书文件前期闭环管理的措施

从上文可以看出，实施文书文件前期闭环管理工作责任重点在机要人员和各个职能部门，按照多年的工作传统、职责分工，要开展这样的管理工作需要采取必要的措施克服存在的困难。

1）转变观念，加强沟通与协调。要做到文书文件的前期闭环管理不仅仅是档案部门的事，更多地涉及了机要管理部门和其他承办部门，文书文件的前期闭环管理增加了很大的工作量。按照传统的机要文件管理方法，机要部门只管输入（上级来文、本级红头）不管输出（本单位职能部门办理情况）。结合兼职档案员的职责，文件前期闭环管理可以纳入兼职档案员的工作范围。在实际工作中还需要与文件承办单位实施及时沟通，这样的收集方式毕竟和传统的收集方式是不一样的，要多进行宣传交流，让机要管理部门和各个职能管理部门都适应这种及时、全程归档的方式，这就需要进行部门之间、人员之间很好的沟通，真正让大家理解并发挥好这一管理职能的作用。

2）加强对机要部门及人员的业务指导。档案人员应根据文书文件归档范围的要求，具体指导机要人员针对每份输入文件，明确哪些方面的文件应该收集归档，让他们逐步明白文书文件的收集归档范围，并让他们在文件催办时就向相关部门和人员提出归档的要求，把这样的意识和要求延续推广到各个职能部门，让归档的意识深入到工作的每一个环节，这样才能把文件资料真正地收集全面。

3）加强监督检查。文书文件前期闭环管理毕竟是一种新的文件征集管理方法，在指导实施的同时更要加强监督检查，及时发现机要人员和职能部门人员在文件收集整理过程中的存在的问题，提出解决的办法，协助机要人员和职能部门人员真正做好前期文书文件的闭环管理。

多年的文书档案管理使我一直在思考这一问题，结合自己的工作经验与实际，我认为，这样的文书文件收集方法是最直接、最有效的文书文件收集手段，无论部门职能如何变化，人员岗位如何调整，一事一归，办完就归，及时、准确、完整、系统，完全能够满足归档的需求。这一方法打破了传统的文书机要管理方法，同样需要在实践中不断地改进、完善。