加强事业单位人事档案管理 有效促进人力资源开发

赵焜雷

摘 要：人事档案管理是事业单位人力资源开发与管理过程中不可或缺的关键一环，也是了解单位员工基本履历，实现人力资源优化配置的重要参考依据，因此，事业单位必须加强对人事档案的管理，使人事档案的价值得到充分发挥。本文笔者就对加强事业单位人事档案管理，有效促进人力资源开发进行了分析和探究。

关键词：事业单位;人事档案管理;人力资源开发

近些年，我国社会经济发展速度不断加快，在这一时代背景下，事业单位对人力资源开发以及人事档案管理工作的重视度也逐渐提升，重点关注人才的流动与利用状况，通过科学有效的人事档案管理工作，可为单位人力资源的合理开发提供参照。但是，从当前的现状来看，我国事业单位人事档案管理的整体水平并不高，还存在诸多细节问题，仍需在实践中不断改进和优化。

一、人事档案管理与人力资源管理的概述

所谓人事档案管理，指的就是对员工所开展的相关工作及其具体信息进行详尽记录，包括对员工所在岗位的优异表现、相关工作经历等进行记录，这一过程需要交给专业素质较高的管理人员负责，人事档案管理者需要对所有人员的具体信息进行完整统计、汇总和保存。由于单位人员的流动性较大，因此，人事档案信息也始终处于流动变化的过程中，每天都需要对大量的信息进行记录。人事档案管理工作的主要特征就是资料信息的完整性、真实性要求较高，同时还要求确保文件的机密性。科学有效的人事档案管理工作可为事业单位提供全面而准确的人才档案信息，从而为人才的合理开发与利用提供支撑和保障。人力资源管理指的就是采用科学的方法，依托一定的人力、物力，对人才进行科学培训、合理调配。人力资源管理的主要作用就是充分发挥出个体的主观能动性，实现对人才的优化安排，确保每个岗位都有最为合适的人才，进而提高单位的整体工作效率，促进组织发展目标的实现。人力资源管理的重中之重就是人才的合理开发和利用。

二、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

（一）管理人员综合素质偏低

当前，我国已经成功步入到大数据时代，大数据在为人事档案管理人员带来便利条件的同时也对其专业技术水平提出了更高的要求。电子化档案管理已经逐渐代替了传统的档案管理模式，这就更需要具备较高信息技术素养与能力的专业人员来负责人事档案管理工作。但从目前的现状来看，我国很多事业单位的人事档案管理人员都不具备熟练运用信息技术的能力，对各类现代化管理软件的学习也不够到位，这就导致人事档案管理工作效率和质量无法得到有效提升。

（二）信息化建设有待加强

从整体上来看，我国事业单位人事档案管理仍然停留在传统管理方式阶段，以人事档案的查找为例，管理者需要按照查找者提供的具体信息，通过书本检索的形式对案卷进行逐一查找，最后再进行人事档案资料的调阅，这一过程涉及到的工作较为繁杂，需要耗费较多的时间和精力，这就极大地降低了人事档案管理效率。

三、加强事业单位人事档案管理，有效促进人力资源开发的对策

（一）提高档案管理人员的综合素质

人事档案是员工个人信息的基本载体，也是事业单位的重要资源。所以，单位领导必须高度重视人事档案管理工作。现阶段，许多事业单位负责人事档案管理工作的人员都并非专业的档案管理人才，且这些人员外出学习和培训的机会也非常少，鉴于此，事业单位主管部门必须根据人事档案管理工作的特点，加强对人事档案管理者业务素质的提升，定期组织其参与各种学习与培训活动，从而提高其业务素质与能力，使其熟练掌握人事档案管理的现代化工作方法，能严格按照要求进行档案资料的收集、整理、保存和利用。

（二）强化人事档案管理的信息化建设

事业单位应注重更新和改进档案管理模式与方法，积极朝着信息化、数字化管理的方向发展。传统的档案管理一般是采用人工管理的模式，整个管理过程效率较低，且档案的存放需要占据较大的空间，实用性不强。要改变这一现状，单位的人力资源管理部门就必须在档案管理信息化建设上投入更多的人力、物力和财力，积极学习和引入国外先进的电子档案管理技术。另外，还要注重对档案材料收集的规范，结合档案管理的基本要求，确保档案资料收集的完整性，及时将人员的相关信息录入到计算机之中，构建一个完善的人事档案管理信息数据库，进而最大化提升档案管理的科学性与准确性。

（三）更新观念，完善人事档案管理制度

首先，事业单位要做到与时俱进，及时了解与当今时代发展趋势相符的人事档案管理理念，在人力资源开发过程中严格树立重视人事档案管理的思想意识。其次，应将人事档案管理纳入到事业单位的年度發展规划之中，出台切实可行的人事档案管理人员培训制度，进一步细化人事档案管理的相关规范条例，确保所有管理人员都能明确人事档案管理的标准流程及其细则，并能严格将自身所负责的管理任务落到实处。

四、结语

综上所述，对于事业单位的发展来说，人事档案的管理是至关重要的一项工作，只有做好此项工作，才能促进单位人才的合理开发与利用。但目前大部分事业单位在人事档案管理上都还存在管理人员综合素质偏低、信息化建设不到位等问题，需要进一步提高管理人员的业务素质与能力，并加大在信息化建设上的投入，这样才能实现人事档案管理水平的有效提升，从而推动单位人力资源的优化开发。

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