财务无纸化发展浅议

王丽

[提要] 随着信息技术的大力发展，电子化、智能化日渐普及，财务无纸化也将成为会计信息化发展的必然趋势。本文基于财务无纸化发展背景，分析其发展过程中面临的机遇与挑战，并提出推动未来财务无纸化发展的一些建议，以期更好地促进财务无纸化与会计信息化的发展。

关键词：财务无纸化;会计档案管理;机遇与挑战;发展建议

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2020年8月20日

一、财务无纸化发展背景

（一）“大智移云物区”等信息技术的发展使财务无纸化成为可能。随着经济社会的发展，大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网、区块链等信息技术的不断更迭推新，传统的财务管理也逐渐向电子化、智能化、数字化转型。随之而来的便是企业财务管理工作的低成本、高效率。各种ERP软件逐渐出现在大众视野，被广为应用，电子合同、电子凭证、电子发票等的相继出现也逐渐取代传统纸质档案，成为企业财务管理的主要方式。这些悄然兴起的变化成为推动传统纸质化财务管理向财务无纸化管理时代迈进的重要推动力。

（二）国家政策的驱动。会计档案电子化管理作为财务无纸化信息建设最后的保障，自2012年以来就受到政府等有关部门的大力推广，相继出台了一系列的法律法规为其推进提供政策支撑和指引。2012年，国家档案局会同财政部展开企业电子会计档案管理试点工作。2013年，财政部发布了《企业会计信息化规范》（财会[2013]20号），明确会计资料在相关条件下可进行无纸化管理，会计软件应具备会计资料归档功能。2015年12月，财政部与国家档案局联合发布《会计档案管理办法》，明确规定会计凭证的获取、报销、入账、归档等均可进行电子化管理。2019年，国家档案局与财政部、国家税务总局联合开展电子发票电子化报销、入账、归档管理试点。2020年3月，财政部与国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确提出企业可以仅使用电子会计凭证进行报销、入账、归档，不需要打印保存纸质单据。

（三）当前会计档案管理现状。无论是信息技术的推动，亦或是相关政策的驱动，毫无疑问，电子化档案管理将成为未来会计信息化发展的必然趋势。尤其是在新冠肺炎疫情期间，“非接触式”工作模式使得电子化管理的重要性更为凸显。然而，在当前环境下，虽然已有单位涉及电子凭证，但大多数企业并未实现真正意义上的电子化管理，也不能够脱离传统的纸质化管理。这就导致当前会计档案管理工作主要存在以下几个方面的弊端：一是数据的搜集整理成本高，现阶段部分业务仍需要通过纸质化管理，这就需要人工来提取信息，且信息读取困难，客观上会造成系统割裂和数据隔离，而且电子化凭证、发票等仍需要手动打印出来，并进行整理、装订进行保管;此外，财务账表归档装订复杂，且需要重复进行档案录入的操作，不仅耗时较长，而且容易出错，人工成本花费也较大。二是查阅不便且使用效率低，纸质化的会计档案实物较为分散，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，这加大了需要审阅的工作人员的工作量;且查阅过程较为繁琐，需登录到不同系统才能查阅原始单据、附件、纸质凭证;除此之外，关于档案的统计也比较困难，档案借出状态也无法准确及时掌握，一方面加大了档案丢失的可能性;另一方面也限制了使用人数，无法实现多人同时借阅，传阅性低，进而在某种程度上降低了其使用效率，不利于企业内部信息的快速传递。三是档案存放管理安全性低，对于纸质化会计档案的存放需要占用一定的未知空间，且需要档案人员专人管理;在档案管理的过程中可能会受到环境因素、年代久远或保管不善等影响，导致不同程度的损坏或丢失，给企业带来一定的价值损失。

无纸化会计档案与传统纸质会计档案最本质的区别在于载体，它不同于传统以纸质为介质记录会计数据的方式，而是以计算机为载体，对会计数据和信息进行收集、整合、处理，并以电子数据的形式存储于磁性介质上。相对而言，电子化会计档案管理相较于传统纸质化的会计档案管理存在一定优势：（1）提高财务管理效率。一方面从企业内部管理来说，电子化管理摆脱了传统手工整理的过程，大大降低了企业的人工成本，同时也提高了企业财务管理工作效率;另一方面从外部信息使用者的角度来分析，无纸化会计档案管理能够以更高效便捷的方式及时准确地为其提供企业未来发展状况及趋势的相关信息，满足传统方式所难以满足的信息需求。（2）减少存储空间，凸显环保理念。关于会计档案的保管，相关政策规章都做出了严格要求。传统纸质方式下，企业的相关人员需要将会计凭证等打印然后进行装订成册进行保管，这对于大型企业来说无疑需要很大的空间来承载，而无纸化的会计档案，只需要以电子数据的形式储存在容量足够的磁性介质中，为企业节省了存储的空间，减少管理成本。除此之外，传统打印需要的纸张对环境保护也产生了一定的压力，而无纸化明显节约了纸张，一定程度上有助于环境保护。

二、当前财务无纸化发展机遇与挑战

（一）财务无纸化给企业带来的机遇与挑战。对于企业而言，财务无纸化是企业加快会计信息化进程的重要推动力，是企业彻底摆脱传统手工模式，提升企业运行效率的重要手段。这对于企业适应未来数字化、技术化发展无疑是一种强有力的手段。然而，可以预见的是，随着工作效率的提升和业务规模的扩大，企业的会计档案管理工作也面临新的挑战。

1、企业面临管理对象及方式的变革。从传统纸质化会计档案管理到无纸化的电子档案管理，管理对象方法其实发生了本质的变化。传统纸质化管理的对象是纸质化的会计凭证，而电子化时代，我们面临的工作与挑战不再是纸质化的会计凭证，而是如何利用计算机存储技术将我们收到的电子发票等存储以及将原始材料与业务凭证关联起来，这就需要管理方式和对象的颠覆性变革，也就对企业的管理信息系统、管理方式提出了进一步的要求。

2、企业面临财会管理人员的变革。无纸化的电子档案管理方式改变了传统会计档案管理方式，对企业财会人员原有的知识和能力也产生了一定的冲击。一方面受到原有会计知识和传统观念的制约，企业财会人员难以摆脱纸质化的档案管理和信息传递;另一方面原有的知识已不能满足适应新鲜事物的发展，财会人员受制于传统单一会计知识，缺乏计算机、大数据等相關知识技术，难以很好地操作电子化模式管理。

（二）财务无纸化给软件服务商带来的机遇与挑战。这里的软件服务商包括两大类：财税类软件服务商和档案软件服务商。无论是对于哪种软件服务商而言，这都是其行业快速发展的又一契机。对于财税类软件服务商而言，财务软件属于高度市场化的企业管理软件，在电子会计凭证电子入账新规的支持下，财务软件的服务商可谓是率先做出升级响应的先头部队。对于档案软件服务商而言，在电子化档案管理时代，用户将不得不通过选购档案信息化管理系统，来对电子形式的档案进行归档保存及利用。然而，在电子化管理的时代，对软件服务商也提出了更高的要求来适应信息化发展。

1、对财税类软件服务商提出的高要求。一方面是已有的财税类软件信息系统技术难以应对超大批量电子凭证归档的数据接收与处理响应，以及同步归档的要求;另一方面是安全性问题，电子化虽然带来了极大便利，但是由于互联网本身的特点，不可避免地需要考虑其存在的安全性风险。电子会计信息在输送以及接收的过程中常常会存在系统安全风险。首先，被黑客故意入侵，以及潜在的木马、病毒所感染，进而破坏系统安全，给企业造成巨大损失。其次，会计信息存在失真问题。某些用户在使用过程中，可能会对相关信息进行恶意篡改或是造假，从而威胁到会计信息的真实性。最后，不可避免的自然因素威胁。由于会计信息存储介质的特殊性，一些自然因素可能会对其造成不可修复性影响。此外，对于发票的查验以及是否存在重复使用的识别也比较困难。也就说明，无纸化技术的实现需要更高安全性能的信息技术来支撑。

2、对档案软件服务商提出的高要求。在无纸化时代，必然会对档案信息化管理系统提出更高的要求。一方面是系统性能与财税类软件信息系统相同，档案管理系统同样需要应对超大额电子档案的处理与接收，以及同步归档的要求;另一方面是现有的档案管理系统比较单一，不能够适应所有企业的发展，也不能够根据客户需求而变化，导致企业在进行电子档案管理时耗费的成本较高，效率较低。

（三）财务无纸化给税务机关带来的机遇与挑战。受到新冠肺炎疫情的影响，非接触式的工作模式已成为当前最受欢迎的模式。对税务机关而言，同样是夹杂着机遇与挑战的。电子发票作为最大量的会计凭证，其安全性影响着企业财务管理风险。就目前而言，对于电子发票的查验，并不能满足所有客户的需求，而只是相对于部分服务商而言的，这在某种程度上增加了企业的运行成本。除此之外，目前电子发票还存在“一票多用”、“滥用发票”等现象。

三、对未来财务无纸化发展的建议

（一）加快企业升级财务电子化管理能力

1、管理信息系统的升级。首先，企业应当根据自己的预算情况及信息化建设规划，逐步实现对各个管理信息系统的升级改造，加强对电子会计凭证的管控。其次，企业实行电子档案管理要符合《会计档案管理办法》以及《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等的相关要求。若企业未能同时满足电子报销入账归档的要求需要以打印纸质文件入账的，则需要做好应对工作，以保证电子发票的真实性和安全性，确认在用的会计系统能够按照国家档案行政管理的有关规定准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，并能够有效防止电子会计凭证重复入账。除此之外，为避免自然灾害、意外事故以及人为破坏造成的影响，企业还应当建立电子档案备份制度，减少企业损失。

2、管理人员的升级。首先，要促进财会管理人员观念的转变，改变传统纸质化管理的观念，摆脱对纸质档案的依赖。其次，提高会计档案管理人员的综合素质，管理人员的能力不仅要满足电子会计档案管理工作的要求，还应当掌握会计学、档案学以及信息系统相关理论和方法，了解计算机网络技术等。最后，对管理人员的职业道德也提出了更高的要求，这就要求企业更加重视人才选拔以及后续的人才培养工作。

（二）提高软件服务商服务水平

1、升级财税类软件管理系统。财务软件作为高度市场化的软件，在电子化这样一个时代，其更要适应时代发展，与时俱进，不断完善。首先，对于各种各样的电子会计档案，企业需要能够去复原所有业务发生的痕迹，而这就需要能够支持多种方式电子原文件采集的系统，可对pdf、word、ofd等不同格式的档案资料进行存储、解析、展示操作，以及能够将原始凭证影像、报账单PDF文件及电子会计凭证自动匹配归档，实现相关业务资料追溯查询。其次，可以建立共享机制下的信息服务平台，紧密联系企业各部门，满足企业内外部不同信息需求。

2、升級档案管理信息系统。无纸化、电子化会计档案时代的到来，对企业的档案管理系统提出了进一步的要求。提高档案管理信息系统的性能，使其能够应对大批量电子档案的接收与管理，并能够对所接收到的档案的真实性与安全性进行判断。此外，设计灵活的电子档案管理信息系统，能够根据不同企业的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最为合适的电子档案信息化管理系统。

3、提高各类软件的安全性能。网络安全问题是目前网络化管理所需面对的最大问题之一。在无纸化、电子化管理的这样一个时代，确保数据安全性至关重要。我们可以通过以下几个方面来提高各类软件的安全性能：首先，加强安全管理，设置多层加密模式或是防火墙等，防止非法访问，为其安装有效的杀毒软件并定期进行维护以避免网络潜在病毒的影响。其次，利用区块链技术防止人为篡改和造假。区块链技术是一种计算方法极其复杂，又极具挑战性的技术，正是由于这种算法的复杂性，才能够保证生成的数据也异常复杂，难以被更改，具有相对的稳定性，用这种算法生成的密码具有难以被攻破的特点，成为当前最为可靠的安全数据技术。最后，为避免自然因素可能会对其造成不可修复性影响，我们一方面要进行电子档案备份管理;另一方面要对磁性介质进行定期检测与维护，有效减少因不可控因素而造成的损失。

（三）加快税务机关开放推进数字化服务及监管。电子发票作为最主要的电子会计凭证之一，其规范化、安全性也将影响到财务无纸化的发展进程，而税务机关作为发票业务的职能部门，影响力也至关重要。对于加快税务机关开放推进数字化服务及监管可以从以下方面来进行：

1、从服务的角度。建立开放化、标准化的数据接口，让收票方企业在合法、合规授权下，通过收票平台获取发票数据进行查验，降低企业用票成本。

2、从监督的角度。在最新的增值税管理系统下，增加了发票流转状态字段，而目前此字段可由纳税人自行勾选，这就造就“一票多用、滥用发票”等问题的出现，因而税务机关可以改变现有管控方式，开放标准化电子发票管控接口，自动勾选认证，只有在此操作下的电子发票才能够作为税前扣除凭证，从而一方面提高了企业税务处理效率;另一方面可以有效避免税款流失，从源头上加强税务机关的监督管控能力。

主要参考文献：

[1]邢嵘.当前会计原始凭证无纸化的实现基础探讨[J].现代营销（下旬刊），2019（04）.

[2]苏剑.数字化时代下电子会计档案管理研究——以ZJ集团为例[J].国际商务财会，2020（07）.