国企改革大背景下档案管理工作开展分析

吴哲

[摘 要] 档案管理在国有企业改革中发挥着特别重要的作用，但是，在过去，由于国有企业没有把重点放在档案管理业务上，使得其内部档案的管理业务较为繁乱。随着社会经济的不断发展，档案管理工作受到了越来越多的关注，与此同时，在具体工作的过程中进行了信息技术的创新应用，改善了档案管理传统工作模式，为记录管理业务的发展提供了更多的空间和可能性。基于此，文章阐述了国企改革背景下档案管理信息化的优势，分析了国企改革背景下档案管理工作的问题，并且有针对性地提出了有效的解决措施，具有一定的借鉴意义。

[关键词] 国企改革；档案管理；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

就我国目前的国企管理系统而言，档案管理是其中十分重要且必不可少的一项工作，有利于为国企整体的运营、管理、以及决策提供大量价值较高的信息，为做出正确的决策做好充足的准备。但是，之前的信息技术和科技水平有限，传统的档案管理工作十分艰难，需要耗费大量的人力、物力、以及财力资源，导致国企对档案管理工作缺乏关注，因此，档案管理工作的效益得不到充分的发挥。因此，在国企改革的大背景下，档案管理工作需要面向信息化发展，一定要解决传统工作模式下发现的问题和尚未解决的难题，适应时代的发展潮流，使得档案管理工作在新时期能够为企业提供更多的帮助[1]。

一、创新国企档案管理工作的现实意义

（一）便于提高工作效率

现如今，互联网技术飞速发展，信息技术和网络数据共享的及时性和高效性为企业档案的管理工作提供了极大的便利。在具体工作中，国企的档案管理人员可以通过运用各种信息技术进行收集信息、整理归纳、存储查找等多项管理工作，有助于增强企业档案信息数据的效用，提高企业档案管理部门的工作效率。

（二）保障档案管理的安全性

在传统的档案管理工作模式下，自然灾害、人员影响，以及其他因素對会对档案管理工作造成较大的影响。具体来讲，自然灾害或人为因素带来的不利影响很有可能导致档案受到破坏，不利于保障档案材料的完整性和安全性。但是，档案管理信息化不仅能够很好地解决档案储存的问题，而且还可以通过信息技术对档案材料进行复制、备份、共享、以及加密等一系列措施，既保障了档案材料的效用，又提高了档案管理的安全性[2]。

（三）增强使用档案的便捷性

及时提供出需要的档案材料也是档案管理部门的重要职责之一，这就对档案资料的储存以及搜查提出了更高的要求。在传统的档案管理工作模式下，由于完成工作大部分要靠人力，不仅需要消耗大量的时间，而且还无法保证信息的精准性。档案信息化管理能够搭建起一个完整的、独立的、科学的信息体系，可以在很短的时间内查找出所需资料，不仅减少了人力资源和时间的消耗，而且还提高了档案管理工作整体的效率。

二、当前档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理的模式有待进一步的创新

从当前的情况来看，我国很多企业在管理档案的过程中，依然采用以前传统的方式进行管理，许多企业采用纸质的档案，作为管理档案的工具。很少一部分企业运用新型的技术和手段进行管理，例如计算机的运用，目前还只能作为一种辅助性的管理手段和方式，还未能广泛地普及。国有企业把纸质的档案统一存储在一个特定的地方。然而，由于档案的数量繁多，因此工作人员在分类整理这些资料和档案的过程中，会消耗大量的人力物力财力。这种传统的方式适用于以前没有计算机的社会发展情况下，但是伴随网络和计算机的不断发展，信息化技术越来越成熟，国企也应该加强对档案管理模式的创新[3]。

（二）档案管理的意识淡薄

档案的管理工作是一种偏向于服务型的工作，在一般情况下，该项工作开展起来较为复杂，并且有一定的难度，然而因为档案管理工作也存在一定的隐蔽性，所以人们常常忽略了档案管理的重要性，管理意识较为淡薄。在一些企业或单位，有些工作人员认为该项工作可有可无，管理人员对档案管理工作的重要性缺乏足够清晰的认识和把握，单纯地将档案管理工作，认为是存档或是提取等一些较为简单的事情。除此之外，一些管理部门觉得档案管理工作只是简单地装订和整理资料档案，认为人人都可以完成这项工作，在选用工作人员的过程中存在很大的随意性，将直接导致档案管理的质量出现问题，工作效率严重下降。

（三）档案管理工作人员整体素质低下

目前，我国的国有企业在改革的过程中，还暴露出的一个问题是，档案管理工作人员整体素质低下，管理人员的层次也比较低。在一些国企单位中，档案的管理工作一直都被严重忽视。而有些工作人员觉得，档案管理的工作应该由年龄较大的人去进行管理。当前，很多国有企业认为档案的管理工作可有可无，因此，很多国有企业内部缺少专业性的管理档案人员，以及具有针对性的档案，造成档案管理工作出现严重混乱[4]。

（四）人事档案的信息缺乏一定的有效性

由于相关的档案材料收集工作体制机制不健全，档案管理人员只是简单地依照相关管理规定进行档案的整理，对该工作严重缺少积极性和主动性，采取的归档收集方式也比较滞后。通常情况下，很多企业对于内部人员的调动升迁，以及调取有关档案管理人员的方案等也无从下手。此外，一些企业的人事档案管理严重缺乏有效性和全面性，从而导致档案材料在内容和形式层面有一定的相似性。比如说，在对多数员工进行考核的过程中，员工很难有效反应工作的实际状况，最后导致档案管理的质量和效率不高。

三、优化国企改革背景下档案管理工作的有效措施

（一）优化档案管理方式

国有企业需要承受来自改革的巨大压力，因此，在管理的过程中，数据统计工作是较为频繁和有急切需要的，传统工作模式下的纸质档案是很难在短时间内精准找到的，也会耗费很多的人力和物力资源。而电子档案在这种情况下就显得非常重要。所以，在当今现代化技术不断发展的阶段，我们需要更多现代化的档案管理的方法，通过运用互联网和各种现代化技术，实现对档案材料的电子化处理，在数量可观，种类繁多的数据库中，迅速精准地找出我们所需要的信息，能够在很大程度上节省企业人力、物力、以及时间的消耗，使其为企业的发展做出更大的贡献[5]。

（二）提高人员整体的意识

就目前而言，大部分国企工作人员还没有意识到档案管理工作的重要性，因此，一定要加大工作的宣传力度，从管理层到普通工作人员都要参与到对档案管理工作的讨论中来，不断增强企业工作人员整体的意识。除此之外，一定要提高对档案管理工作的重视程度，要把档案管理工作视为国企工作的重要部分之一，加大对档案管理工作的监管力度，及时发现并解决实际工作中发现的问题，尤其要注重保障档案材料的完整性、精准性、以及安全性[6]。

（三）提高工作人员的综合素质

对于国企改革背景下的档案管理工作来说，提高工作人员的综合素质对增强档案管理工作的整体效益有着十分直接的影响。从当前的情况来看，国企的相关工作人员缺乏较高的专业素养与技能水平，所以，一定要提高对人员专业素養的重视程度，企业要定期或不定期对相关工作人员进行培训，并且尽可能为其提供广大的平台，同时适应现代化、信息化的时代发展潮流，使档案管理工作的效益得到更大的发挥。

（四）强化监管工作

随着时代的不断发展，国企改革大背景下的档案管理工作得到了越来越多的关注，因此，国企一定要加大对档案管理工作的监管力度，建立健全管理措施，确保档案管理工作做到精准、及时、高效，使档案管理工作的价值得到充分的展现。

四、结语

综上所述，随着时代的不断进步，国企改革大背景下的档案管理工作的重要性日益突出，因此，优化档案管理工作也被提上日程。在具体工作中，我们一定要及时发现并解决原有档案管理工作中出现的问题，更新管理方法，顺应时代发展，培养出一支顺应时代发展的高素质人才队伍，同时加强对档案管理工作的监管力度，使档案管理工作的效益在最大程度上得到发挥。

参考文献：

[1]成立立，李伟.档案信息化建设存在的问题与解决措施[J].黑龙江科技信息，2012（4）：130.

[2]王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013（2）：321.

[3]温双缓.提升事业单位档案管理信信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务，2013（6）：134-135.

[4]徐岚.浅析国企档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2018，21（24）：195-196.

[5]崔晶晶，程晓磊.国企档案信息化管理的构建路径[J].企业改革与管理，2018（06）：21，62.

[6]姚志萍.浅析干部人事档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技经济导刊，2018，26（12）：203-204.