汇文文献信息系统Libsys5.5在数据处理中的应用解析

周红霞 王荣宗 钟克理

（中国石油大学（华东）图书馆，山东 青岛 266580）

汇文文献信息服务系统Libsys5.5针对文献管理，专门设定了采访、编目、典藏、流通、统计等一级管理系统，其中流通管理系统还下设读者管理、业务管理、数据维护、查询统计、系统设置等分栏 目[1]。笔者自从事读者服务部咨询处工作以来，发现汇文libsys5.5流通管理和统计功能在批量处理数据的同时可以大大提高实际的工作 效率。

1 汇文Libsys5.5读者数据表的结构

汇文Libsys5.5读者数据表中有多个字段，分别是条码号、证件号、姓名、身份证号、性别、单位、读者类型、电话等，这些字段可根据需要选择使用。其中，带＊的字段为必备字段，生效日期自动设定为当前日期，证件号是唯一的，且条码号与证件号一致，读卡器默认读取的是读者的条码号，借阅等级默认为“等级一”。

根据中国石油大学（华东）（以下简称“我校”）的办学情况及社会服务对象不同，读者类型主要分为大学生、研究生、教职工、校外读者等类型，每种类型的读者借阅权限也不一样（见表1），其中研究生、教职工最大借阅量为15本，单个书库最大借阅量为10本，借期为120天；本科生最大借阅量为10本，单个书库最大借阅量为5本，借期为30天；校外读者最大借阅量为2本，单个书库最大借阅量为2本，借期为60天。

表1 借书数量与期限

2 利用馆藏分类统计功能，合理图书排架空间

汇文libsys5.5馆藏分类统计模块，可以对某一类别的图书现有馆藏和某一时段的某一类别的新入藏图书数量进行统计，管理员可以根据相关数据对现有图书和拟入藏新书的排架进行综合考虑，预留出近几年的排架空间，避免出现排架不均的情况出现。

具体操作步骤如下：进入统计模块，点击设定分类模板——选择用户模板——命名新建模板名称——新建多个分类明细（分类名称和分类号可以相同，一个类型名称只能对应一个分类号）——进入馆藏分类统计——选择已经新建的模板——设定需要统计的时间段、入藏方式和馆藏地——点击统计。

3 利用读者数据导出功能，高效办理毕业生离校核准手续

办理毕业生离校核准手续是图书馆的一项重要工作。毕业生们有的忙着找工作，有的忙着撰写毕业论文，准备毕业答辩，有的甚至已经提前进入到工作岗位。繁忙的同时，他们往往忽视了借书证上是否有尚未归还的图书存在，最后在办理离校手续时给自己和工作人员增加了麻烦。

笔者自2011年从事读者咨询工作以来，总结出了应对毕业生漏还图书的处理办法，即利用汇文libsys5.5中的“读者数据导出”功能筛选尚未归还图书的毕业生学号、姓名、班级、未还图书详细信息，再结合“就业工作专用qq群”将数据同步到群文件中，并告知图书遗失的赔偿方法，便于各毕业班辅导员及时传达到每一名学生。这样既能提醒毕业生及时清还图书，对于那些遗失图书的毕业生也可以有充分的时间购买新书赔偿，为顺利办理离校手续提供先前保障。

4 利用限制担保功能，服务校外读者

为加强图书馆对外服务管理，充分发挥图书馆的文化辐射功能，2016年7月我校图书馆修订了《校外人员办理图书借阅卡管理办法》。办法指出凡是黄岛区内党政机关、事业单位、科研院所、驻区校友等人员，只需要持本人单位介绍信、有效身份证件原件及复印件同校内担保人一同前往咨询处填写《校外人员办理图书卡申请表》并签订《校外读者图书卡使用协议书》即可办理借阅卡。借阅卡持有人一次最多可借图书2册，借期60天，可续借1次，预约图书1册。凭借阅卡通过图书馆入口门禁后，可在各阅览室免费查阅资源。

为了便于管理和加强担保人主体监督机制，在对校外读者进行证件注册的时候，除了必要的字段，如姓名、单位、身份证号、联系电话之外，就需要用到限制担保功能。限制担保功能可以校外读者被担保或者校内职工担保的两种方式实现，方法如下：

在证件注册搜索栏输入提供担保的校内职工的工号（或校外读者的借书证号），点击搜索，调出职工（或校外读者）个人信息，点击“限制担保”选择“限制类型”为“担保”（或被担保），证件号为当前担保的校外读者借书证号（或提供担保的校内职工的工号），点击“确定”即可生成一条担保信息。

限制担保功能省去人工登记的麻烦，在甄选数据的时候一目了然，可根据担保人和被担保人双方的意愿，随时撤销担保或者被担保，并且在发生图书超期、遗失联系读者无果的情况下，锁定担保人予以协助归还图书，从而保障其他读者借阅图书的权益。