探索工程项目档案信息数字化管理应用

王 欣

（中国石化工程建设有限公司，北京 100101）

1 工程项目档案信息数字化管理应用价值分析

为满足各界对档案管理工作提出的更高要求，网络技术、计算机技术、数据库技术、大数据技术等在档案管理领域的应用日渐深化，工程项目档案信息数字化管理也成为业界关注焦点。为保证工程项目档案信息数字化管理能够取得预期成果，正是本文围绕该课题开展具体研究的原因所在。

1.1 信息化环境对工程项目档案管理的影响

对于具备查考、凭证、保存价值且需要归档保存的电子档案来说，近年来其在工程项目档案管理中的应用日渐深入，工程项目档案管理在信息技术的快速发展下也逐步进入网络化、电子化的新阶段。电子档案具备信息容量大、存储空间小、传递快捷、操作方便等特征，这使得其逐渐成为工程项目档案的主体形式。但值得注意的是，电子档案同时具备易变性、易逝性、信息与特定载体能够分离、对元数据的依赖性等特征，工程项目档案管理在信息化环境下因此面临的诸多挑战同样需要引起重视，这种重视下应做好电子档案的“四性”检测，即完整性、真实性、安全性、可用性[1]。

1.2 工程项目档案信息数字化管理的必然性

工程项目档案信息数字化管理的必然性主要体现在三个方面，包括社会发展必然性、档案管理工作发展必然性、数字化技术成熟必然性。所谓社会发展的必然性，主要是指现阶段社会发展对工程项目档案管理要求的不断提升，为满足这种要求，工程项目档案管理必须转变管理方式，并开展数字化、信息化管理探索，以此充分发挥电子档案相较于纸质档案在安全、高效、便捷方面的优势。可见，工程项目档案信息数字化管理属于社会发展的必然产物；所谓档案管理工作发展必然性，主要源于科学技术的快速发展，这一发展对工程项目档案管理带来的影响极为深远。对于数量激增的工程项目档案来说，不断变化的信息介质和记录方式对档案管理的影响极大，光盘、磁介质存储设备带来的影响便属于其中典型。时间流逝下传统纸质档案会不断损坏，人为因素影响下这种损坏往往更为严重，为满足更高要求的工程项目档案管理需要，必须设法提升管理和贮存水平，这种提升便需要得到信息数字化管理的支持；所谓数字化技术成熟必然性，主要是由于近年来计算机信息技术快速发展且影响力不断扩大，由此提供的物质支持和技术支持能够保证工程项目档案信息数字化管理顺利开展，日渐完备的信息基础设施和信息产业、日趋成熟的信息数字化管理也需要引起重视[2]。

2 工程项目档案信息数字化管理应用要点

2.1 做好电子文件归档与电子档案管理

为顺利开展工程项目档案信息数字化管理，需首先做好电子文件归档与电子档案管理。受信息技术的广泛应用影响，计算机信息系统形成的文件资料数量不断提升，因此必须开展前端控制，真正从源头抓起，针对性建立科学完善的元数据和电子文件管理标准，并保证归档保存的及时性。具体实践需规避元数据和电子文件遗失问题出现，重复的新增档案数字化加工问题也应设法避免，以此实现人力物力财力的节约。通过推进工程项目领域的无纸化办公，实现工程项目档案文件的全过程电子化流转，即可兼顾文件的形成、发布等环节，重构工作流程或应用电子签名，解决“报审”、“签署”等导致无纸化流转中断的问题，原生电子文件有效性可更好得到保障。具体实践还需要做好文件材料管理的规范和标准梳理，明确接收和归档要求，确定各业务领域文件材料的保管期限和归档范围，保证元数据和电子文件归档或接收的收集齐全、真实有效、命名科学、整理有序、格式规范。此外，工程项目档案信息数字化管理探索还应关注相关业务系统中的档案管理融入，以此进一步强化前端控制，各类元数据和电子文件的在线归档可更好实现，由此建设统一的电子档案内容管理平台，并保证各业务系统能够与该平台实现数据集成共享，或设法集成项目管理、生产管理、办公自动化等业务系统与档案管理系统，物理归档和逻辑归档质量即可更好得到保障[3]。

2.2 推进传统载体档案数字资源建设

已经形成的大量传统载体工程项目档案属于工程项目档案信息数字化管理必须解决的难题，受到不充分的信息化发展影响，无纸化流转无法完全实现，这会导致原件为纸质文件的增量档案需要进行数据化和数字化加工，如采用扫描技术实现数字资源建立，即可为工程项目档案信息数字化保存和利用提供支持。对于工作量巨大的纸质档案数字化来说，相应规范和标准的建设极为关键，具体可将档案利用与数字化相结合，编制纸质档案数字化计划，在扫描原件的同时，工程档案元数据收集标准应结合“利用”制定，并做好元数据信息提取和结构化数据库建设，后续的工程项目档案大数据分析应用基础可随之夯实。在具体实践中，还应关注数字化加工场所建设，并设法提升数字化扫描质量，具体建设需遵循“一件不坏、一件不丢、一件不乱”原则，环境安全保护、无关人员排除、严格的出入检查、基础设施配备齐全、全过程扫描管理强化、基于二校或三校质监规定的后期管理强化同样需要引起重视，并设法做好纸质档案破损修复，传统载体档案数字资源建设可由此进一步推进[4]。

2.3 工程项目档案信息管理平台应用

工程项目档案信息管理平台也能够为工程项目档案信息数字化管理提供支持，为科学应用该平台，可从工程文档编码规则统一入手。为保证工程项目的顺利开展、工程项目档案信息管理平台的正常运行，必须采用标准的工程文档编码。在具体实践中，相关部门需做好各项目装置单元编号和主项分区编号的制定，以此科学应用平台具备的项目经理登记档案号、工程项目设计文件线上归档审批流转等功能，纸质归档表可由此省去，平台具备的统计功能也能够为工程项目档案信息管理优化提供支持。基于规格化的编码原则制定，根据标准编码即可保证工程项目档案信息管理平台的顺利运行。在平台的具体应用中，还需要关注统一查找搜索界面的利用，以此在需要时开展项目归档情况搜索，所需要档案的顺利查找、针对性管理可得到支持，这属于平台的基本功能。此外，平台的应用还需要关注目录管理、归档管理、管理权限设置、档案新增等功能，文件传送和审批过程管理也可以基于平台实现，同时还需要关注文件版本升级管理、管理报表的自动生成、全过程档案管理开展，工程项目档案信息管理平台的应用可由此提升管理效率并降低错误发生概率[5]。

3 工程项目档案信息数字化管理的具体应用

3.1 案例概况

为提升研究的实践价值，本文以个人的岗位实践作为研究实例。2018年我开始接触电子签名项目，不同于以往单纯扫描纸质图纸为PDF文件并将纸质文件装盒上架的双套制管理。现阶段我所在单位同时设置有项目文件归档管理系统、数字档案管理系统，进一步加强了工程项目档案工作提质增效和数字化转型。强化过程管控，依托项目文件归档管理系统建立“平台+服务”工作模式，统一工程项目档案管理方式，规范在建工程项目设计文件归档管理。该系统实现了从“项目档案号申请”、“各类项目文件归档”到“项目存档关闭”闭环管理，有效提升工程项目归档的完整性和规范性。利用归档数据建立统计分析功能，用于设计进度检测、绩效考核等工作，为工程项目管理提供数据支撑，进一步加强工程项目管理。

数字档案管理系统负责档案的收集、存储、管理、利用。可以实现公司档案业务流程自动化升级，提升工程项目档案的科学化、规范化管理水平，并提高档案工作的效率和质量。数字档案管理系统包括档案物理信息的维护、数字化成果挂接、工程档案电子移交。对于长期保存的库藏档案，档案系统设置了四性巡检项及巡检时间。定期对库藏档案进行定期巡检，巡检结果可视化展示，方便专职档案员对库藏档案的监控。数字档案管理系统为实现档案数字化转型、全面提升档案工作奠定基础。图1为数字档案管理框架。

图1 数字档案管理框架

3.2 开展多元化工程项目档案利用探索

工程项目档案信息数字化管理的具体应用中，笔者单位在多元化工程项目档案利用探索中投入了大量资源和精力。工程项目档案属于企业的宝贵财富，档案管理方式在数字档案管理系统推动下不断转变，以利用为中心的“安全管、方便用、轻松查、多元化利用”的新局面也随之形成，数字档案管理系统能够提供多种检索、编研管理、视图等功能，系统的工程项目档案数据信息编辑处理能力也在不断提升，辅以专业级搜索引擎的针对性部署，丰富精准的信息资源可更好满足相关用户的多样化需求，工程项目档案资源的安全、快速借阅利用可得到相应保障，单位工程项目档案的月借阅量达到150余件、30人次。通过视图方式的工程项目档案专题库建设，使工程项目档案信息资源开发利用的便利性进一步提升，基于利用为导向的各专业工程设计标准图专题数据库的建成使知识服务供给得以实现，数字档案管理系统属于相关探索的代表，这一探索可实现建设成果的查看、导航、热点关联浏览，更好地优化工程项目档案信息数字化管理。

3.3 推行工程项目档案电子移交

为更好推进工程项目档案信息数字化管理，单位还重点推行了工程项目档案电子移交，这为提质增效的工程项目档案信息数字化管理提供了新思路，为工程项目档案完整归档提供了保障。具体实践需基于合同签订电子交付内容，配置电子档案及电子移交目录，可整体打包导出电子文件及移交目录，实现离线或在线移交。工程项目档案电子移交具备管理灵活特点，能够适应多种交付场景，节省以往项目技术档案整编、组卷、打包、邮寄等环节的资源和人力耗费，用户档案数据整理、关键数据内容提取、纸质档案数字化等工作也能够同时节省，可更好的满足用户对工程项目档案数字化管理的需求，特别是对数据使用方面的需求。值得注意的是，工程项目档案电子移交需关注“四性”检测，移交接收的“四性”检测需关注电子档案来源、电子档案元数据、电子档案内容、内容与元数据关联和移交信息的真实性；电子档案元数据、电子档案数据总量、电子档案内容和移交信息的完整性；电子档案内容、电子档案元数据、移交信息和电子档案软硬件环境的可用性；移交载体、移交信息和移交过程的安全性。“四性”检测在长期保存环节存在一定不足，如涉及保存完整性、保存信息包真实性、备份数据可恢复性、群体保管环境安全性、保存载体安全性等，严格遵循工程设计文件电子档案四性保障方案等技术规范可规避相关不足，并根据实际需求优化并完善系统功能架构，保障系统的性能和稳定运行。

3.4 充分利用大数据技术挖掘档案信息资源价值

为保证工程项目档案信息数字化管理取得预期成果，在大数据技术利用中需要投入高度关注，由此提供更好、更多的服务。在大数据技术支持下，档案信息资源价值可更好的挖掘，基于统计学、人工智能、可视化技术，即可在海量工程项目档案信息数据中寻找规律，发现具有潜在价值、隐含的信息。数据挖掘技术需关注数据准备、寻找规律、表示规律等环节，其本质上属于决策支持过程。在数据准备、寻找规律环节，所需的工程项目档案信息数据可从大量数据源中整合为目标数据集，由此开展分类分析、关联分析、演变分析、异常分析并提炼规律，而在表示规律环节，可基于用户能够较好理解采用可视化方式表示找出的规律。在利用大数据技术挖掘档案信息资源价值的实践中，以往工程项目档案信息数字化利用开发存在的束缚可以得到更好的突破，实现精准化、个性化、智能化的档案资源利用开发，工程项目档案信息数字化服务水平得以全面提升，工程项目档案智慧管理也得以有效推进，基于大数据技术的档案信息资源价值挖掘在档案智能检索和共享服务方面也能够发挥关键性作用。

4 结论

综上所述，工程项目档案信息数字化管理应用需关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的工程项目档案信息管理平台应用、开展多元化工程项目档案利用探索、推行工程项目档案电子移交等内容，则提供了可行性较高的工程项目档案信息数字化管理路径。为更好适应时代变化，适应信息技术变化，适应数字化发展需要，工程项目档案信息数字化管理还应关注标准归档接口的建设、并开展更为严格的“四性”检查，才能持续推进工程项目档案信息系统规范应用和电子文件归档与电子档案管理，抓住数字化给档案工作带来的机遇与挑战，加快档案工作数字化转型步伐。