高校科研实验室四维过程管理模式研究

陈晓梅，马申嫣

（江南大学a.商学院；b.食品学院，江苏无锡 214122）

0 引言

高校科研实验室是高校从事人才培养和科学研究的重要基地，科研实验室的运行机制和管理水平，将直接影响科研水平和人才培养质量。在当今信息技术和网络技术迅速发展、多学科知识积累和多种技术有机结合的大背景下，管理技术、计算机信息技术等新管理模式的综合运用将逐步取代传统管理模式，信息处理、管理计划与控制能力也将迅速提高［1］，将极大地促进科研实验室过程管理方法的推广应用。

1 高校科研实验室内部运行现状分析

（1）内部对经费的分配和使用不当。目前许多高校科研实验室内部缺少费用的初步预算，过程管理不严，经费使用随意，缺少有效的经费使用核查机制［2］，数据统计分析也无法与校级财务对接。内部虽有简帐，但仅仅是对经费支出和用途的半模糊管理状态，极易发生资源配置不合理，甚至产生资源浪费［3-4］。

高校科研实验室作为科研创新的基层单位，必须严格落实经费管理的每个环节，强化基层经费管理细节，形成健全的长效经费管理机制，创新管理服务方式方法，激发广大科研人员的积极性和创造性［5］。

（2）高校科研团队精神缺失。团队精神是科研团队的灵魂，它能增加中心的凝聚力与向心力；激发成员的归属感、奉献精神和成员的积极性、主动性、创造性；增强成员协作意识、团队责任感以及团队成就感［4-5］。通过调研发现多数团队内部各成员之间，缺少凝聚力，导致团队成员对团队工作认识不深刻，团队认同感不强，团队对于成员来说没有吸引力［6］，工作动力不足。对团队事务的态度上，团队成员职责不明确［7］，部分成员由于兼有行政职务，时间和精力接近饱和状态，无暇顾及中心团队的工作，这些均是团队精神缺失的具体表现［3，8］。

（3）社会惰化问题影响科研团队的协作效率［3］。

社会惰化是指当群体共同完成一件任务时，群体中的成员所付出的努力比个体在单独情况下完成任务时付出偏少的现象。目前大部分高校科研实验室无法对科研团队及其内部成员进行绩效的科学评价，更无法根据成员贡献的大小进行合理激励。团队规模越大，个人努力的可衡量性越模糊，社会惰化现象就越严重。这样就导致贡献较多的成员感觉到在团队工作中所得到的激励远远小于自己付出，严重挫伤团队成员的积极性，加剧团队内部的社会惰化现象，不利于团队工作的开展。

（4）实验室管理模式落后，信息流通滞后。传统的管理方式，现有资源得不到充分利用，实验仪器设备利用率低，公用仪器设备损坏严重，维修困难。实验室内部仪器设备购买、耗材领用等信息流通不畅，容易重复购置，实验成本难以控制，资源配置得不到优化。

（5）管理技术手段落后，管理观念有待更新。当前高校科研团队实验室大多采用人工管理方式，工作烦琐，效率低下，对仪器设备、易耗品、经费支出、子项目成本等进行常规统计、汇总、上报的过程，往往花费大量人力、物力，甚至无法统计，这种事倍功半的工作方式最终导致管理效益低下［5］。

2 高校科研实验室特点分析

高校科研实验室的研究人员主要是该研究领域的教师和他们培养的硕博研究生，研究生在导师的引导下，从半独立到完全独立进行科学研究，朝着各自的研究方向自主完成科研任务。研究人员承担着不同的研究任务，如国家委托、地方委托、理论研究、应用技术开发研究等。研究方向和研究阶段的不同以及研究任务的交叉，造成了科研实验室研究任务的复杂多样性、研究空间的复杂性，也必然导致试剂耗材需求的多样性和个性化［9］。同时高校研究生培养机制，造成了科研实验室研究人员的流动性较大。近年来，随着国家对高校科研投入的不断加大，高校科研实验室经费来源越来越多元化和集中化，经费来源渠道多，监管机制不统一，形成经费多头分散的碎片管理模式，这就对实验室内部管理和增效提出了要求［10］。

3 四维过程管理模式的探究

管理思维是在长久的管理行为中衍化提炼出的有效的思维模式、思想方法。运用管理思维反哺管理决策对于管理的行为起到事半功倍的效果［11-12］。科研实验室管理思维应具有全局性和精准性，只有多维思考，才能适应科研实验室的管理需要［13］。本文系统分析科研实验室存在的问题和工作难点，基于管理者思维模式，创新提出了四维过程的管理模式。

所谓四维过程管理模式是以机构、角色、业务、绩效四维度组成过程网络系统，进行组织结构设计和制度设计，应用信息技术解决业务过程管理信息的传输、处理和反馈［14］，完成信息流、物流、资金流、工作流管理，实现部门精细化过程管理。科研实验室从管理流程、审核机制、协同方式3 个方面梳理管理工作业务，确定业务过程之间的联结方式或组合方式，以业务过程为中心，健全组织机构，以机构权限设定角色，以角色为业务流程搭建内联桥梁，完善审核机制；以项目、导师、学生为业务发生的基本特征，组建项目树，团队引领，课题驱动，设定业务运作方式，建立绩效考核源；实行业务、财务特征识别双唯一管理机制，规范财务报销制度，杜绝财务孤岛暗区。通过实时反馈机制，提升协同管理效率。通过学校、科研实验室财务二级互联，科研实验室财务结账内含校级财务主要参数，为数据核查对账提供渠道。个性化的报表设置，为经费预算、内部考核、成本输出等提供依据，助推绩效考核机制。

4 实践实证

食品生物技术研究中心致力于微生物学、分子生物学、食品生物化学等学科领域理论与技术研究以及生物技术在食品科学领域的创新应用。通过对中心内部运行机制的调查与研究，结合学校项目管理、财务管理、物资领用、设备采购和实验教学管理制度等，从目标、激励、评价、信息反馈、制度等方面入手，对其内部运行机制中存在的问题进行分析、探讨，从理论上理清其运行路向，针对团队老师、学生、实验室、设备、物资、财务、绩效、成果等离散性管理现状，探索其内在运行规律和模式，针对性地提出解决问题的建议、思路和方向。根据四维规划设计出信息化过程管理平台，促进中心运行机制的有效形成及功能发挥。中心四维过程管理结构如图1 所示。

图1 中心四维过程管理结构图

（1）四维架构运行机制。中心以机构、角色、业务、绩效四维架构运行机制，机构包含管理办、财务办、技术组、导师组、学生班，角色包含中心主任、基础数据管理员、财务总监、财务助理、技术审核员、菌种审核员、实验员、实验管理员、导师、学生等。业务包含统一采购、自主采购、零星报销、公用库管理等。绩效方向包含校级项目、组内项目、学生班、学生个人、学生公用物品领用、公共公用物品领用、供应商等。机构、角色相对独立，灵活组配。机构成员可以是单个或多角色、同一角色或不同角色。单个角色可以指向机构全体成员或机构个体成员，1 人只能属于1 个机构，1 人可拥有多个角色。每业务许可多个角色，各角色权限个性化选择定制。所有业务过程由角色推动，业务特征由绩效界定。审核机制、绩效目标定位人员所属机构与角色，数据流形成绩效考核源，反馈机制提升协同效率。

（2）二级项目树动态管理。中心目前拥有23 位博士、硕士生导师，博士后4 人，实验技术人员5 人，在读博士硕士约200 人，现有校级及以上经费项目100多项。根据课题研究内容相关性，中心规划设计校级项目、组内项目二级项目树，拟定组内项目140 多项，组内项目可含组内子项目，以底层组内项目课题任务为导向，各研究方向之间寻求阶段性合作，建立导师负责制的学生研究团队，通过组内项目的递增、组内成员的实时痕迹调整，实现项目、人力资源一体化动态管理，契合科研实验室研究任务的复杂多样性、研究空间复杂性和人员流动性大的特点［15-16］。

（3）形成合理的统一采购机制。中心以需求主体为特征，界定集体采购范畴，制定试剂耗材订购制度，将统一采购分为校外公共采购和校外个人采购，灵活适应实验需求的个性化和普遍性，厉行经济节约，严格账物人相符，达到精细化管理的目标。

校外公共采购包括中心公用库耗材和日常办公耗用品集中采购，集成订单、审核、入库、结账、公用品库存，校级项目内联式规划，物品周期性整体下单，分批式入库结账。按归口管理实行多人发起业务，定向角色审核、验收、入库；设定入库待发票节点，实现到货先入库供实验领用，待发票完成后续财务流程；以库存编码唯一性控制公用物品选择性入库，有唯一属性编码物品则自主完成公用品入库，无唯一属性编码的物品为日常办公耗用品无须入库。

校外个人采购用于学生个性化实验物品的统一采购。实现学生独立申请，责任老师合并下单采购；申请内联校级项目、组内项目；实行导师、技术二级审核，执行进度实时反馈；师生协同分批式到货结账，到货待发票节点支持先到货验收使用后财务结账；采购历史共享查询，实验需求量、预计剩余量、联系方式等特征信息为学生间沟通调剂提供方便，减少实验物品浪费，供应商信息、价格等特征信息为选择、审核提供参考。

（4）规范自主采购、零星采购报销流程。自主采购、零星采购报销业务集流程审核、借款业务、报销业务一体，内联组内项目、校级项目，延用校级财务规范，梳理业务审核流程，践行痕迹管理，合理化使用项目经费，为量化考核、成本核算提供依据。自主采购实行导师、技术二级审核，零星报销实行导师审核制，借款实行导师、财务二级审核。自主采购历史共享查询为资源共享、采购决策、可行性审核提供参考，减少重复购置，资源浪费现象。

（5）规范公用库管理及物品领用流程。公用库管理设定物品预警值和屏蔽属性，通过库存物品功能数据项实现公用物品个性化管理，有选择性地在学生申请领用时屏蔽部分数据，校外公用采购时有选择性地对码入库，学生公用物品领用时必须通过主管审核通过才能出库等。学生公用物品领用、退库内联组内项目，辅助办公室与库房分离的工作模式，规范化库存管理物品入库、领用及审核流程，实现精细化痕迹管理。

（6）完善财务控制体系。每笔业务都会获得唯一业务编码，内联组内项目；结账时每单包含多业务结账，每单财务结账时每笔校级项目支出项都会获得唯一财务编码，每笔业务内联财务编码。业务编码、财务编码的唯一性严格避免了重复结账现象发生，为经费预算、内部考核、成本输出等提供依据。财务结账与校级财务主要参数一致，为数据核查对账提供便捷。精确定位的痕迹管理财务控制模式，解决了团队内部财务管理与校级财务间的鸿沟管理，杜绝了科研实验室管理中的信息断层和孤岛现象，为多角度绩效考核提供可靠数据源。

5 结语

食品生物技术中心运用四维过程管理模式规划实施信息化管理平台，通过协同管理、审核机制、绩效推动，弱化了团队内部社会惰化现象，激发了团队精神，解决了团队内部管理的孤岛和离散性，有力支撑了中心内部绩效管理和统筹规划，进一步推动了中心效益管理，促进了中心运行机制的有效形成及功能发挥，实现科研工作的可持续发展，对于我国同类机构和科研实验室的规范化运行和管理具有示范效应和借鉴意义。