浅谈办公室实务

苏秀娟

摘 要：办公室是一个单位的综合办事机构，是单位沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，更是领导的直接参谋和助手部门。它所处的位置和工作性质决定了办公室是一个单位的核心部门，是参谋部、协调部和服务部，其基本职能是：参与政务、管理事务、搞好服务。办公室工作千头万绪、错综复杂，这就要求办公室成员要较高的综合素质。

关键词：办公室;核心部门;综合素质

如何处理好办公室业务，使办公室的职能得以充分发挥，笔者在办公室工作多年，总结为以下几个方面。

一、办事人员要具备五种意识 。

一是自我意识。自我意识是指对自身和所处环境关系的认识和感受，它是办事人员现代意识的内容之一。虽然办公室业务工作具有很强的服从性、服务性特点，但办事人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性;另一方面，这些办事人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。因此，作为一个办事人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

二是信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是办事人员提高工作效率的重要保证。办事人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，办事人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。办事人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的研究，对基层工作和民意的了解，这些都有助于办事人员对信息的发掘和掌握。

三是超前意识。超前意识是办事人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。办事人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之，则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是办事人员树立超前意识的前提。一是必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅仅满足于为领导服务、对领导负责，而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分，从而克服“不在其位，不谋其政”的消极观念。二是要有强烈的时间观念和效率观念，事事走在领导面前，成为领导的马前卒，这样才能掌握最新信息，并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估，为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识，将在领导决策中发挥重要作用。

四是创新意识。过去对办事人员的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见，一方面，办事人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性;另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥办事人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给办事人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

五是责任意识。办事人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，办事人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高办事工作的质量和水平。

二、要办好“两件事”。

一是办好领导交办的事 。

首先，在接到领导交办的事时，一定要领会领导的意图，这也是明确接受工作任务的“三要素”：一是办什么事，二是什么时间完成，三是办事所要达到的工作质量或目标。办事人员在接受领导交办任务时，一定要把这“三要素”搞清楚，这也是办好事情创造前提的首要条件。

其次，就是追求办事成果的最大化，这就要求办事过程需要权衡利与弊，办事的全过程也是兴利抑弊的过程， “利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”，只有把握好利弊尺度，才能提高办事效率，实现效益最大化。

第三是要把握好办事的形式。办事可能出现三种形式：一是单一办事，即在一定时间内完成一项工作任务，这比较简单。二是交叉办事，即同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成。三是穿插办事。三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行，这就需要合理安排时间和工作，以免工作起来没头绪。

第四是要对办事效率进行检验。办事人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验：一是检验工作质量是不是达到了领导要求的条件，有没有存在的问题或漏洞。二是检验工作速度有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形。三是检验对其他工作的影响，即办事全过程有没有对其他工作产生负面的影响。

最后就是向领导汇报情况。工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导交差，汇报完成任務的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。汇报时要注意不失真、不吹嘘、不邀利，实事求是，这样便于领导对其他工作的安排。

二是办好请办的事 。

要做好请办工作的事，最基本要求是：办事人员和部门要事先对主办事项有调查和充分的了解，同时认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出办事人员在请办工作中的参谋助手作用。

其次，在办好请办的事关键注意以下五个方面的问题：一是精心准备，提出合理建议;二是讲究方法，选择适当形式;三是注重程序，坚持逐级请办;四是提高艺术，优化请办效果;五是以缓应急，避免紧张出错。