数字化网络技术在档案管理中的应用探讨

杨华

摘 要：伴随着社会的持续性发展，信息化、数字化技术在档案工作中的应用显得越发突出和明显。传统档案管理工作主要是以纸质档案模式为主，这一种管理模式不仅存在信息容易丢失以及档案使用障碍多等问题，同时在管理工作中还存在较大的资源投入，尤其是人力资源的需求相对较高。对此，为了进一步提高档案管理综合效益，本文简要分析数字化网络技术在档案管理中的应用，希望可以为相关工作者提供帮助。

关键词：数字化网络技术;档案管理;实践应用

引言

在高校档案管理工作中档案主要是记录教学、活动的重要资料，对于高校教学与经营管理具备显著影响。高校档案同时也是对于学生生活状态、教学技术持续创新的一种重要体现方式，其对于学生的未来发展具备显著影响力。随着网络化技术的持续发展，网络技术对于高校教育的影响也显得格外明显，其中也包含了关于档案管理的影响。对此，探讨数字化网络技术在档案管理中的应用具备显著实践性价值。

1.档案管理现状

1.1高校对档案管理的不重视

很多高校由于工作繁忙都忽視的档案的管理，在处理完近期的工作任务后，总认为本阶段的任务完成了可以不用去管它了，应该认真准备下一阶段的工作任务，从而造成了对于上一阶段的工作材料和总结只是随意的摆放在档案室[1]。有的时候由于部门的资金分配不均匀，在档案管理层面投入较少，也会造成档案管理不完善。另外，在档案管理工作中经常会因为过于繁忙，导致档案资料的查阅工作存在较长时间，此时便很大程度降低了档案本身的利用价值。

1.2档案管理方式陈旧

高校在档案管理工作中采用传统老旧的方式，单纯利用老套陈旧的管理办法将档案放置于书架上，然后再用纸质标签对其进行归类，因此我们经常见到很多部门的档案室都是非常阴暗潮湿，有的年代久远的档案都已经出现了破损，这也不利于工作人员对档案的查找。在信息技术飞速发展的今天，这种档案管理方式显得非常陈旧，大大的降低了管理的效率。

1.3档案管理人员素颜有待考量

很多部门对档案的管理都是让部门上的人员利用空闲时间进行管理，或者聘请社会上的兼职人员，认为档案管理只是需要对其进行整理就好，不需要聘请专业人才，但是非专业人员的工作能力不高、工作热情低下，促使档案管理工作效益较差。当由于某项工作需要查找以前的档案时，由于档案管理人员办事能力的不足，此时会导致档案管理成本显著提升并且工作效率明显下降。

2.基于数字化网络技术的档案管理创新策略

2.1强化数字化网络档案管理模式建设

为了进一步提升档案管理综合效率，需要及时建立数字化档案管理模式[2]。目前比较具有代表性的数字化网络管理模式，主要涉及到了数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等。在数字化网络档案管理模式建设后可以将传统纸质档案资料以扫描的方式转化成为数字化档案，并实现长效性的储存，实现档案资料的实时更新、整合、补充和查阅等。档案资料作为高校的发展历程资料和工作报告，对档案进行数字化建设可以有效的为部门社会效益的实现创造有利条件。

2.2加强档案自动化建设

想要更好的提升档案信息化管理综合水平，就需要在档案管理工作中合理的渗透自动化技术，并基于自动化技术的应用提升档案管理的综合效率，并降低人力资源等方面的投入。当前关于档案管理的自动化技术主要涉及到数码扫描识别、二维码识别、电子标签、ocr识别以及指纹识别技术等。借助自动化技术的应用可以促使档案管理工作过程中减少管理人员的操作，可以实现对档案资料更高效率与质量的管理，例如档案数据信息的自动搜集、自动整理、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等，从而高效的找到自己所需要的档案资料。自动化档案管理模式运用于高校的档案管理，可以高效的实现档案资料的整合、查找、批量处理等功能。

2.3加强档案互动化建设

传统的高校档案管理中，每一个档案只是用一个档案袋包装，档案与档案之间没有连接和交流，导致档案之间缺乏互动性。而高校档案管理信息化体系增加了信息的互动性，档案之间互动交流有利于高校工作人员将不同时期的工作进行对比研究，以便于发现工作中的不足和那些地方是长期以来一直犯的错误，借助对比工作人员档案的方式还可以更好的提升高校或相关部门的人事筛选与调动，从而提升档案本身的综合利用价值。

3.结语

综上所述，数字化网络技术对于档案管理工作具备显著推动作用，可以显著提升档案管理综合水平。对于高校管理人员而言，需要积极学习并结合信息技术的优势实现档案的数字化、自动化、信息化的管理，实现档案长久的保存，随时的提取以及不同档案之间的信息交流，从而提升高校的工作效率。对此，今后需要进一步强化关于档案管理的工作创新，并基于服务水平的强化保障高校良好的运转，提高档案管理工作中档案本身的利用价值，丰富与完善档案资料的查阅方式，让信息技术更好的渗透于高校的档案管理。

[参考文献]

[1]黄静涛.3D打印技术在实物档案抢救和档案展览工作中的应用研究[J].中国档案，2018，14（1）：64-65.

[2]陈洪静.微模块化数据中心在高校档案馆的应用[J].中国档案，2019，546（04）：62-64.

（作者单位：陆军装甲兵学院蚌埠校区，安徽 蚌埠 233050）