针对高校建设教学秘书队伍的研究

蒋水金

漳州职业技术学院，福建 漳州 363000

一、教学秘书岗位职责及重要性

（一）高校教学秘书岗位的具体职责

1．教学秘书是学院领导的直接助手，是教务管理工作中不可缺少的工作岗位，面向学生、教师、教务处，应以高度负责任的态度做好教学管理工作。教学秘书需要做很多的工作，如教学计划、教学资源、教学秩序、科研、实训实习、学籍、考务、成绩、人才培养方案，参与教研室考核、教师考核评分等，确保教学工作能稳中有序地进行。

2．教学秘书在学校教学管理中起到桥梁、纽带，具有承上启下的作用。需要同学院领导、教师、学生及教务管理部门进行沟通，是非常重要的桥梁、纽带。

3．教学秘书是教学专业建设、人才培养方案及教学管理改革的实施者。高职教育随着企业发展不断进步，教学秘书要在日常管理工作中，积极推进教学管理方法，促进教学质量提升，服务和协助各种教学质量评估，将评估结果传递给教师、学生及相关管理部门，并传递各项教学改革措施。

（二）高校教学秘书岗位的重要性

高校校园中的秘书岗位在管理校园日常教学活动中起着重要的作用，通常高校校园中的秘书是联结高校教学工作中的桥梁，对提高高校教学质量和教务管理质量有着重要的保障性作用。

高校校园中的教学秘书是保障高校日常教学工作正常运行和教务管理工作得以完善的重要力量之一，通常高校中的教学秘书是由基层管理人员组成，在工作中协助院系领导做好管理教学中的常规事务，进而保证高校教学工作的正常进行。高校秘书在工作过程中还是学校教学中的协调者和沟通者，其在工作中主要负责学生与教师之间的各种关系、帮助校园领导和教务处开展教学管理工作，高校教学秘书在教学中起到了重要的承上启下、沟通信息和改善关系的作用。因此当前高校教学秘书是校园教学链中不可或缺的角色，高校教学秘书的综合素质高低也直接影响到校园教学工作的好坏。

二、教学秘书管理团队的建设存在许多问题

（一）学校领导对教学秘书管理团队缺乏重视

教学秘书是教务管理工作中的最底层团队，对于促进教育教学管理，具有不可磨灭的作用。由于高校领导不够重视，甚至认为教学秘书的作用就是在教学任课安排、教材征订、考务管理等工作中协助各学院领导处理一些比较琐碎的事务性工作，只要细心及耐心即可。但实际上为了配合正常教学进程，加班成为了家常便饭，工作强度大，身心疲惫，往往引发了人性的自卑心理；再加上工作不被领导重视，师生又不理解，导致教学秘书在教学管理工作中心理压力逐渐增大，缺乏职业晋升空间的迷茫，认为只需完成领导交代的任务即可，做到不出差错就可以，使得教学秘书对待工作消极怠慢，思路缺乏创新，极少主动思考该怎么做才能更好的完成任务，工作实效低。

（二）教学秘书角色激励机制不完善

教学秘书是教学管理的生力军，工作内容比较琐碎，要求要有很好的耐心。大部分学校不重视教学秘书，甚至认为教学秘书不需要专业的技能，对于教学秘书岗位的定位很低，科研、职称基本是都是向教师倾斜，教学秘书作为辅助性岗位，往往容易被领导忽视，学校又缺少关于怎么量化考核教学秘书的制度，导致其工作成果难以得到平等、客观、正确的评价。更很难有提升的空间，而且，教学秘书的薪酬待遇简单，学校对于教学秘书岗位没有制定针对性的考核评价、职业晋升机制，相比思政工作者和教师，教学秘书默默无闻，没有管理部门及学校领导会关注这支基层队伍，甚至经常出现干得好得不到表扬，一旦有失误就会受到批评指责，激励机制不完善直接影响教学秘书工作的积极性、主动性。积极性、主动性不强烈，主动为师生服务的意识也就比较薄弱。这种现象的存在，导致了教学秘书对于上传下达敷衍完成，教学秘书夹杂在领导、教师与学生之间，两头不得好，甚至领导之间对待同一件事情存在不同看法，教学秘书夹在中间无所适从，降低从业自信心。另一方面在很多高校中，教学秘书甚至还分三六九等，同一岗位，不同身份的人员担任，薪酬差异很大，薪酬低者，所负责的工作却远超薪酬高的教学管理人员，无法做到同工同酬。长此以往，薪酬低者在工作中效率就会大打折扣，总是消极怠慢。

（三）教学秘书队伍参差不齐，教学管理能力有限

教学秘书整体素质普遍偏低急需通过学习进行提升。教学管理工作任务繁琐，对岗位要求高，需要具备一定的高等教育教学管理知识和计算机应用及网络管理的知识。因而，需要教学秘书具有较高的素养和知识水平。但实际上教学秘书业务能力和职业素养整体偏低，在知识储备上也不够丰富，对于工作的定位存在偏差，甚至认为教学管理工作主要就是执行上传下达，做好领导安排的工作，能在规定的时间内完成就可以，不要求质量。教学秘书人员对自身没有要求，导致对于教学管理能力提升欲望不强烈，知识储备不够，工作消极怠慢直接影响教学秘书缺乏统筹管理、沟通协调及科研创新能力，导致秘书工作效率、管理质量低下，科研能力和创新意识不强烈。在高校管理中，科研能力与创新意识是衡量教职工职称评聘的不可或缺的指标，关系到个人待遇与职业规划。而高校教学秘书工作内容繁琐、复杂，为保证教学工作的正常运行，教学秘书并没有太多时间研究考虑工作方案的创新和改革。因此大部分没有科研成果。即便有科研成果，因工作内容繁杂、琐碎，缺乏创新性，大部分只进行学术论文发表。

三、解决高校教学秘书团队发展困境

（一）高校领导者对于教学秘书在教学管理中的观念转变

领导要及时对传统的观念意识进行更新，利用互联网、教学管理平台，加强教学管理，结合教学秘书的实际情况，采取集中学习、网络学习、互相探讨等方法进行知识的获取，形成规范的培训管理制度。将教学秘书提升业务水平纳入到学校发展规划中，与此同时，管理规章制度的完善，也为教学秘书能力提升培训提供支持。领导者及时关注教学秘书工作，对教学秘书关怀备至，多沟通多交流，听取教学秘书的需求，从各个方面对教学秘书投入更多的关注，帮助解决教学秘书的实际困难，让教学秘书有归属感，肯定教学秘书的工作，这样必然会提升教学秘书的业务水平和职业素养。应该适应互联网时代的发展，运用良好的网络条件进行教学管理。明确权责，优化业务流程，实现业务流程管理自动化、信息化，节约了人工管理和各种资源，也节省了时间，提高了工作效率。在教学管理上，可以实行岗位竞聘，根据面试效果，调配合适的岗位人选，保障秘书团队的专业性，为教学管理筹谋划策。

（二）建立完善的管理激励机制，改变教学秘书的薪酬待遇

教学秘书与其他岗位的管理工作人员一样，都具有较强的自尊心和荣誉感，首先高校需要做到同工同酬，同等岗位、同等资历应该享有相同的工资和津贴，不能因为身份的区别，差别待遇。建立完善教学管理制度、健全绩效管理、考核晋升管理，科学设置绩效考评指标，制定详细的薪酬管理制度，提升教学秘书的薪资福利水平，能够拥有获得晋升机会、物质层面奖励的权利。其次，应该围绕教学秘书的薪酬福利待遇进行整改，可实行岗位津贴和责任津贴制度，严格按照实际工作量科学配置报酬，从而实现留住人、吸引人的目的。教学秘书时时有自我价值的空间，增强教学秘书的责任感与自信心。

（三）积极开展教学秘书队伍建设的举措

教学秘书需要有良好的人际交流能力和协调创新能力。秘书在教学管理中具有连接上下的作用。需要在教师、学生、教学管理部门进行协调沟通，具备良好的人际沟通能力，在工作中，往往能更加有效的完成工作任务。因其工作内容繁杂、琐碎，范围广，需同时与领导、教师、学生等频繁接触，只有在工作中不断加强沟通交流能力，才能保质保量地完成工作。教学秘书要在工作中不断充电，通过各种途径不断吸取新的管理知识，不放松，努力提升自我，在工作中及时总结经验，才能在工作中更加游刃有余，逐步丰富自身的教学管理水平和知识体系，及时积累教学管理经验，为教学管理做好服务。

教学管理是保证教学正常运行、提高教学质量的基础，而教学秘书是教学管理的生力军，建设好教学秘书这支队伍，能使其更稳定的发挥作用，为提升教学管理水平发挥重大作用。高校领导者应该结合教学管理现状，采取多样化的措施，来提高教学秘书的自身素养，使其能更有序、充满活动的运转。

（四）积极开展外部交流和内部学习活动

高校教学秘书需要在工作的过程中，努力提高自身的知识水平和业务能力，同时高校教务处和教务管理部门需要组织院系秘书定期开展辅导讲座、举办经验交流会，对教学管理中存在的一些普遍性和典型性问题进行深入的探讨和分析，进而提出有效的解决对策，通过这样研讨式的会议就可以提高高校教学秘书在工作中的教学管理能力和实践操作能力。校方还需要结合自身的实际情况定期组织教学秘书前往教学管理经验丰富、教学成效明显的其他院校参观学习，进而考察其他院校在教学工作中的教学经验，提高开拓教学秘书的工作视野和自身的能力水平。校方还需要明确教学秘书的岗位职责，加强教学秘书日常教学管理工作的考核力度，进一步完善教学工作中的岗位职责任制度，提高对教学秘书队伍建设的认识，这样才可以提高高校教学秘书工作能力和工作质量。

四、结束语

教学秘书岗位在教学管理中更好的监管教学正常运行，对于教学规范化管理、质量提升与人才培养成果等也具有重要促进作用。学校要及时关注教学秘书，采用多元化的管理方法解决教学秘书团队建设的困境，实现规范化、专业化发展。学校在加大解决教学秘书团队管理的同时，教学秘书也应该不负众望的努力提升专业素养，保证教学秘书这一角色在学校教学管理中发挥应有的价值。