试析计划生育协会档案管理存在的问题及对策

巴德玛

【摘  要】在国家政府向服务型政府转变的过程中，计生部门档案管理成为计生管理工作的重要内容。尤其是在全面深化改革的背景下，加强计生部门档案管理与利用工作的创新发展能顺应服务型政府的发展要求。

【关键词】计划生育协会;档案管理;问题及对策

引言

计划生育协会档案管理工作的重要性不容忽视。随着我国信息化的快速发展，传统的档案管理模式与现代化的发展愈发不相适应，计划生育协会的档案管理工作转型升级势在必行。当前，计划生育协会的档案管理工作存在着一些突出的问题，本文将逐一剖析并提出具体的办法和对策。

1计划生育档案管理信息化建设的重要性

计划生育档案管理信息化使计划生育档案工作更加标准、规范，它充分提高了计划生育档案的利用率。传统的计划生育档案保存方式存在局限性，很难做到全面清查，这样就不可避免地存在许多相似或无参考价值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除这些无用的文件，避免出现重复的情况。还可以根据档案的价值、利用率及其重要性进行排序，以便确定加工整理次序。其次，可以尽可能地将一些存在某种联系的案卷组合在一起。这样不仅能清晰地体现档案的主题和特征，而且可以减少录入的條目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。再次，统一档案分类号。对保存完好的、内容全面的档案在著录时可以直接分类标引，而那些内容不完整、缺失的则可用计算机程序将时间、人名、地址等直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样既可减少著录环节，又可提高著录速度。最后，规范档案题名，提高检索查准率。在规范档案题名时，一定要简单、明了、准确，避免出现文不对题的情况，否则将直接影响计算机的检索查准率。

2计划生育协会档案管理现状

2.1档案管理人员不稳定，专业水平不高。

目前从事计划生育协会档案管理的人员兼职多、调配频繁、流动性大，不适应档案工作稳步发展的需要。在专业素质方面，因其文化程度不高、知识结构单一、业务能力不足，又很难满足新兴技术在档案领域使用的需求。加之在计生事业人才培训中，没有将档案管理人员培训纳入其中，让其无法通过进修学习来弥补先天知识、能力上的不足，因此计生档案管理人员专业水平低、实操能力差、创新活力缺乏等影响计生档案工作发展的弊病一直得不到有效解决。

2.2不符合现阶段国家政府向服务型政府转型发展要求。

对于服务型政府转型发展要求，国家政府相关职能机构管理者要更加突出服务的职能。计生部门档案管理作为公共服务中的一种，要在注重严格管理的同时注重其本身的利用价值。然而在现行的计生部门档案管理过程中，出现过度强调档案管理与保密、忽视其本身利用价值的问题，这在一定程度上使计生部门档案管理效用未能得到真正发挥。同时，在部分地区计生部门档案管理的过程中，虽然遵循分级负责的基本原则，但仅仅是进行简单的信息收集与整理，将计生部门档案管理服务局限于现有的服务范围内，没有发挥公共服务的作用。除此之外，当前计生部门档案管理工作缺乏一定的社会参与性，在适应社会时代发展、计生个人主观服务体验等方面需进一步提升。

2.3档案管理规范性不够

当前计生部门档案管理还存在不规范的问题，档案收集、整理、保存、借阅、保密等方面的制度不完善，而且制度往往流于形式。职责划分不够明确，导致管理工作比较混乱，未结合相关制度做好档案借阅、跟踪、更新等工作。良好的档案管理，有利于更好地保障群众的基本生活。计生档案收集、整理、编目以及保管等各项工作要求及时性、准确性，但随着计生档案数量的增多以及档案管理手段不规范等问题，每一个环节将面临着更大的管理压力，因而容易出现档案丢失、相关证明材料收集遗漏等问题。

3提升计划生育协会档案管理水平的对策

3.1加大档案管理人才培养力度。

计生部门要不定期地开展档案专业培训，传授档案业务知识和操作技能，提高档案管理人员的专业水平。要以交流研讨的方式，对档案工作中出现的问题研究分析，提高档案人员思考问题、解决问题、创新发展的能力。要引进具有先进理念的复合型人才，引导带领计生档案工作朝着精细化、现代化、规范化方向挺进，建立高水准的计生档案工作模式。要引进竞争机制和激励机制，把工作实绩同工资晋升、职称评聘、评优选先等结合起来，充分调动档案管理人员的工作积极性，激发档案人员的内在潜力和工作动力，更好地为计生档案管理工作作出贡献。

3.2采用先进统一的信息化管理设备

计划生育档案涉及教职工、学生及流动人口，人员类别较多，档案的数量也在逐年增加，如果继续采用传统的方式来记录各项信息，将会给工作人员带来很大的困难。因此，有必要引进先进的信息化管理设备，将计划生育档案原有的纸质信息转变为利用率更高的电子档案。而完善计算机设备这一硬件条件，是实现档案信息化的前提。因此，应采购先进统一的信息化管理设备，促进计划生育档案管理工作高效开展。

3.3强化并创新管理工作方式与服务模式。

计生部门档案管理工作具有复杂性、现实性的特点。对于现阶段我国计生部门档案管理工作发展而言，现有的工作方式与服务模式显然已经不能适应社会发展需要，并且固化的档案信息收集、整理，不能实现对计生的个性化、针对化管理，进而使得计生部门档案的利用价值偏低，不利于我国计生人才队伍选拔与建设。对此，在互联网信息技术发展的今天，为了进一步实现计生部门档案管理工作方式与服务模式的创新发展，可以将信息技术与网络平台运用到计生的档案管理中，实现计生部门档案管理的信息化、科学化发展。如在建立纸质版计生部门档案管理系统的基础上，建立信息化档案，借助计算机等工具将计生部门档案录入信息系统中，还可将图片、视频、影像等综合材料进行保存，为后期的计生任用与选拔提供翔实的参考依据。

3.4规范档案管理

制度建设是保障计生部门档案管理有序开展的关键，因此有必要完善相关制度，从而为管理工作的开展奠定坚实的基础。因此，应对当前制度以及管理不足进行总结与分析。第一，通过完善制度将职责细化，确保职责能够落实到位;同时，还要强化管理人员的责任心，将有利于提升档案效率的质量。第二，针对涉农档案加强管理。涉农档案文书要规范。例如，计生档案中必须要有申请人本人签字的家庭生育状况核对，记录不能出现代签名现象等。此外，还要做好动态化管理，以避免计生档案更新不及时所带来的相关问题。首先，完善计生档案的信息库，档案资料要实时进行更新，实时了解家庭的人口变化，根据具体情况定期调整。其次，规范计生档案管理。制定并完善计生档案管理信息化建设的相关规章制度，要求计生档案管理人员必须严格按照规章制度的各项规定来进行档案的收集、整理、归档、存储、调阅等工作，确保计生档案管理能够达到动态化、标准化、信息化与及时化。

结束语

总之，计划生育协会档案管理工作开展得好坏直接影响着单位整体管理水平。因此，计划生育协会要增强每个人的档案管理意识，健全完善档案管理制度，运用科学、规范的现代化信息管理手段和方法推动档案信息化建设，打造专业、高效的档案管理团队，最大化地发挥档案利用价值，从而保障单位全局工作的良性开展。

参考文献：

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