医院规范化管理电子档案的方法研究

张姗姗

（滨州医学院附属医院，山东 滨州 256603）

近年来，随着“信息爆炸”趋势越来越显著，同时在医院运营时间延长的情况下，使得档案资料不断累积，数据规模扩大，数量及种类增加，档案利用需求增长，要想满足当前档案管理及服务需要，就必须引进现代化信息技术，构建电子档案，便于档案信息的采集、储存及开发利用，同时，推动电子档案的规范化管理，有利于档案信息在医院发展决策中作用的发挥。

一、医院展开电子档案建设的意义分析

（一）提升档案管理质量

在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，文件资料受到潮湿、虫害等因素的影响会损坏甚至丢失，再加上大量的文书、档案原件堆积，整理起来比较困难，检索查证效率极低，整体而言，档案利用率较低，无法发挥应有的信息指导价值。而应用现代化信息技术，能够实现纸质档案到电子档案的转化，便于档案的储存，实现信息开放共享。而且，随着大数据技术的引进，数据储存容量增大，利用数据挖掘技术，能够在海量档案资料中挖掘意向信息，为医院运营管理决策制定提供参考依据[1]。

（二）提升工作效率

在传统的医院档案管理模式中，采取人工作业模式，档案资料采集起来耗时较长，还需人工进行整理、检查，耗时耗力，且工作内容枯燥无趣，员工普遍工作积极性不高。应用信息技术，构建电子档案，各部门可直接将日常工作中电脑录入的信息传递到电子档案中，再由档案管理人员应用计算机软件，进行归纳、分类、统计、分析，工作效率显著提升，员工工作负荷大大减轻，人工成本降低，有效节约了人力资源。而且，在现代化信息技术软件的支持下，计算机代替人工作业，有效减少了人工整理、计算失误的问题，确保了工作质量。

二、医院规范化管理电子档案的方法分析

（一）建立健全电子档案管理制度

依照《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等文件指示，制定医院电子档案管理制度，明确其工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促工作人员提升档案管理意识及服务意识[2]。为了确保档案资料的完整性，应实施档案管理责任制度，明确主管领导及管理人员，专岗专责，并构建与之相适应的监督机制，确保档案采集、管理、保管工作的高质量展开。在档案室建设过程中，医院财务管理部门应该安排专项经费，打造电子档案平台，将各部门、各科室业务活动中所积累的资料，及时归档，按照日期、模块分类存档，设置编码，统一管理。

（二）加快构建电子档案数据平台

信息技术的引进，有利于推动医院文书档案的规范化、高效化管理，实现档案内容的数字化、电子化，提高档案信息的共享效率。基于这一认知，医院管理层应该重视对于档案的信息化建设，加大资金投入，选择合适的数据化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建档案数据平台，实现信息共享，建设电子档案标准化、智慧化管理格局，全面提升档案管理服务水平。在电子档案中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。不过，在电子档案管理中，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具备数据编辑、管理功能，而高级用户能够看到所有档案信息，普通用户只能看到公共信息，完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改[3]。

（三）打造高素质电子档案管理队伍

档案管理工作政策性、原则性极强，管理人员必须具备极强的政治责任心，具备严格的政治纪律意识，对待工作认真负责，对待客户友善和蔼，主动为人们服务。在规范电子档案管理的过程中，医院应根据电子档案管理需求，培养专业的具备现代信息思维与素养的档案管理队伍，定期组织人员参加业内培训及学会交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，突破档案信息化建设中遇到的人才瓶颈[4]。同时，领导层应该充分认识到档案信息在单位发展中的指导作用，设立档案管理专职岗位，根据工作需求引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育，在新购进信息化管理技术及设施后，组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，以防医院机密或患者隐私泄漏。

三、结语

综上所述，在医院运营管理活动中，所形成各类具有保存价值的原始记录资料，包括文字、图像、表格等，都属于医院档案。档案具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，在医院医疗工作及行政管理中发挥着重要作用，构建电子档案，实现电子档案的标准化管理，能够有效提升档案信息质量，提升档案利用率，解决以往档案资料不齐全、“重藏轻用”等问题，确保其信息指导价值的有效发挥。