如何提高事业单位档案规范化水平

宁 宇

大庆市高新技术产业开发区管理委员会新材料产业促进中心，黑龙江 大庆 163316

提高事业单位档案规范化水平将有助于其实现内涵式发展目标，并能有效应对事业单位分类改革中所面对的各类信息不对称风险。提高事业单位档案规范化水平不是从无到有，而是在现有制度化、流程化管理的基础上，通过破除主观和客观因素的困扰，以档案全面质量管理为己任去增进档案管理工作职能的发挥。在事业单位科层结构下去看待档案管理工作，其不仅需要建立起以档案管理部门为中心的档案信息归集机制，还需要在加强各职能部门档案归集能力建设的基础上提升部门协同效率。最后，针对档案资源的合理开发与利用，则构成了规范化水平实现与否的关键环节。在事业单位长期发展的历程中逐步形成了固有的组织生态环境，在该环境下所型塑的行为惯性在一定程度上成为了主观干扰因素。

一、制约事业单位档案规范化管理的因素分析

（一）档案规范化管理的协同效率不足

事业单位作为向社会提供公益性专业技术服务的组织，其档案不仅涉及文书档案类型，还涉及科研档案类型（本文不讨论人事档案规范化问题），这就使单位中的档案归集呈现出多元化的特点。从目前各部门的档案归集协同状态来看，协同效率不足仍是困扰档案规范化水平的制约因素之一。协同效率不足具体体现在，各职能部门对原始档案资料收集的质量层次不齐，且对档案部门所发出的档案呈送需求的响应程度不高。比较文书档案和科研档案，文书档案在归集中主要反映为原始资料收集问题，在工作中发现个别部门在文书档案资料收集中存在着“造假”痕迹；科研档案在归集中则主要反映为响应程度不高，这主要以科研成果的所有权归属存在着模糊性有关。由于存在着档案规范化管理的协同效率问题，便为规范单位档案管理埋下了系统性风险的诱因。

（二）档案规范化管理的专业精神缺失

随着各职能部门的档案归集至档案管理部门，此时便面临着档案规范化管理的专业精神缺失的问题。该问题构成了制约档案规范化水平的另一因素，且这不仅与事业单位档案管理工作的职能化有关，也与档案管理人员的岗位能力与意识有关。调研发现，不少事业单位的档案根据其内容分别归属于不同的部门进行管理，如文书档案主要归属于办公室管理，科研档案主要归属于科研管理职能部门管理，这种分头管理模式便弱化了对档案管理质量的监管效力，而这又直接导致档案管理人员专业精神缺失现象的发生。在档案管理中因专业精神缺失，不仅弱化了档案管理主体实施工作创新的意愿，也间接降低了档案管理服务单位各项事业发展的职能地位。在事业单位分类管理背景下，无论是对档案的集中化管理，还是对建立单位内部的档案标准化管理体系都提出了新的要求。

（三）档案规范化管理的内部监督弱化

档案管理工作需服务于单位各项事业的发展，这就要求档案资源需得到充分开发与利用，但在档案资源利用中却存在着内部监督弱化的问题，这主要出现在对单位中层以上领导干部的档案信息获取权限的监督环节。就内部监督弱化问题所形成的主观因素而言，主要受到事业单位组织生态中人际关系影响力的作用，而且事业单位内部存在着大量的“非正式组织”，这又进一步干扰了档案规范化管理内部监督机制的正常运作。需要指出的是，事业单位正在推动的分类改革并不会在短期内肃清这种干扰因素，所以当前仍需要从优化内部监督机制入手去消减这种制约因素的实现程度。

二、提高事业单位档案规范化水平的措施

（一）提升各部门的档案规范化管理能力

事业单位长期所存在的任务驱动型工作模式，在一定程度上弱化了各职能部门对档案归集工作的重视程度。从而，各部门面临档案规范化管理能力的提升要求。档案管理部门应有针对性的对各部门开展档案规范化管理能力培训，参训人员应为各部门兼职档案信息员，培训模块应细分为档案归集技能和档案归集意识两个方面。在档案归集技能培训中，应着重培训档案信息员速记能力、部门档案原始资料归集能力以及熟悉档案管理标准化流程。在档案归集意识的培训中，除了需要加强档案工作思想政治教育，还应将部门档案协同归集效率纳入到部门年度绩效考核中去，以最终的薪酬分配去激励各部门重视档案的归集工作。

（二）通过制度激励与约束加强协同效率

通过制度激励与约束加强各部门的档案归集协同效率，不仅需要遵循档案归集的流程化管理要求，还需要正视各部门档案归集的自身特点，需要对部门常规档案归集工作开展制度激励，其主要方式以档案归集的时效性为标准，并由档案归口管理的部门进行公开量化考核。所谓“常规档案”主要是指，部门会议纪要、政治学习纪要、科研成果各项资料等。制度约束的方式主要为：单位内部通报批评和减扣部门年度绩效考核积分。这就要求，事业单位管理层应全力支持档案管理部门的考核工作，并在工作制度层面赋予档案管理部门在考核工作中的权威性，并在OA 系统公开考核信息的办法增强该项工作的公信力和舆论约束力。

（三）围绕档案专业化管理完备组织架构

调研发现，事业单位长期所实施的档案归口管理存在着职能分散、相互扯皮的问题，所以需要围绕着档案专业化管理完备其组织架构。在人事档案、图情档案、财务档案归口管理模式不变的情况下，其它各类档案应由专门的档案管理部门管理。事业单位应组建专门的档案管理部门，并由单位党委直接领导。在档案管理部门内部分设文书档案管理科、科研档案管理科、它项档案管理科等基本单元，这样一来，不仅降低了各职能部门档案归集呈送的交易成本，也极大的减轻了原归口管理部门的工作压力。在档案信息化平台的支撑下，在档案管理部门内部形成各项档案信息科室共享模式，这就为档案最终的开发利用创造了条件。

（四）需求导向下开展档案资源开发利用

对档案资源的开发利用将花费事业单位大量的人力与物力，对此可根据各职能部门的工作需要，在需求导向下开展档案资源的开发和利用工作。在提高档案规范化水平的要求驱动下，档案管理部门应根据单位主营业务特点，建立符合自身需要的档案标准化管理体系，提升档案资源开发和利用的效率。与事业单位分类改革要求相契合，当前档案资源开发的重点可放置在：（1）挖掘本单位主营业务开展中的比较优势；（2）对标同业发展状况，从档案资源中探析本单位各部门工作中所存在的短板。档案部门应将档案资源开发成果汇编整理，通过向管理层提交报告为其进行战略决策提供信息支撑。

（五）档案信息管理为主线加强内部监督

为了防止在档案资源的利用中出现不规范的问题，需以档案信息管理为主线加强内部监督。提出这一观点的原因在于：（1）传统的线下档案管理难以克服人际关系影响力的困扰，且档案管理的规范化问题处于隐蔽状态难以及时发现。（2）实现档案信息化管理符合时代要求，也能推动事业单位减能增效工作的开展。（3）通过专人账户查阅、授权查阅等方式，便能在智能化、信息化技术的支撑下，为档案规范化管理建立起了刚性的约束机制。作为一项信息化管理措施，事业单位可以根据自身的信息化平台特点，不断探索档案规范化管理的有效措施。

三、小结

本文认为，当前在提高档案规范化水平的工作中，需着重解决由主观因素所引致出的各中问题。通过主题讨论，提高措施可围绕着：提升各部门的档案规范化管理能力、通过制度激励与约束加强协同效率、围绕档案专业化管理完备组织架构、需求导向下开展档案资源开发利用、档案信息管理为主线加强内部监督等五个方面构建。