试论事业单位档案管理工作的优化路径

（中共嫩江市委组织部干部档案室，黑龙江 嫩江 161400）

引言：对于档案管理工作者来说，必须要明确档案管理是为档案开发利用而服务的。以干部档案为例，只有为干部的选拔、任用、培训等各方面工作开展提供了必要的参考和帮助，才能体现出档案本身的价值，这也是干部档案管理追求的根本目标。因此，新时期事业单位档案管理的改革，无论是完善配套的工作制度，还是应用信息技术，本质上都是为了挖掘档案利用价值，提升档案服务水平。只有明确了这一目标，才能找准档案管理的优化路径，紧跟事业单位改革步伐，推进档案管理事业不断发展。

一、事业单位档案管理工作开展现状

（一）现有档案管理制度不够完善

干部档案从收集归档，到补充更新，再到开发利用，是一项专业性较强、系统化程度较高的工作。要想保证这一系列工作规范化开展，离不开一套完善的档案管理制度。这样在开展档案管理的具体工作时，才能为工作人员提供必要的参考，避免因为个人操作失误而影响干部档案内容完整性、真实性。近年来，事业单位档案室在本部门制度建设方面投入了较多的精力，初步形成了实用性较强、参考价值较高的档案管理制度。但是我们也应当看到，事业单位的深化改革，对档案管理工作提出了更为严格的要求。同时，档案管理的方法、要求都在发生变化，但是配套的管理制度却没有同步的补充、更新，失去了应有的参考价值。

（二）档案的开发利用程度不高

只有将收集与开发、管理与服务统筹结合起来，档案资料的价值才能够得到充分的体现。现阶段存在的问题是，事业单位的档案管理人员，将大部分精力放在了如何丰富档案资源、如何保证档案完整等方面，而对于档案信息服务的重视程度不高，也没有掌握有效的档案开发利用技术手段。例如，干部档案除了记录每一名干部的姓名、性别、年龄、籍贯等基本信息外，还包含了工作履历、获奖情况、任职表现等重要信息。而这些信息可以作为干部职务调整、学习教育的重要依据。由于对档案的开发利用水平有限，这些信息没有发挥预期的价值。

（三）档案管理人员素质有待提升

档案管理人员除了要具备扎实的专业知识外，还要形成严谨细致、一丝不苟、认真负责的职业素养。结合实际调查来看，现阶段事业单位的档案管理人员，专业基本功比较扎实，但是距离工作要求仍然有一定的差距。这主要是因为近几年档案事业发展速度较快，特别是电子档案全面推广后，档案管理的技术、方法有了明显的创新。但是基层的档案工作人员，由于在职培训机会少，知识更新速度慢，久而久之专业技能与工作要求的差距拉大。另外，也有少部分档案管理工作者，还是没有摆脱“铁饭碗”的思想，在档案工作中缺乏创新意识，疏忽大意，消极懈怠，也不利于档案管理工作的发展和优化。

（四）档案管理方式方法亟需创新

近年来事业单位的档案部门，在许多方面做出了改革尝试，例如向上级部门申请专项经费，完善了档案室的信息基础设施，实现了对电子档案从收集到维护、再到管理的“一站式”办理，极大的减轻了基层档案工作者的压力和负担。但是从整体上来看，档案管理的方式方法，还有较大的创新空间。例如，在推行干部档案电子化后，虽然给档案管理带来了便利，但是如何保证电子档案的安全性和隐私性，目前来看还没有提出一种行之有效的解决办法。虽然可以通过安装杀毒软件，对网络病毒进行查杀。但是并不能应对一些针对性的黑客入侵，干部档案仍然面临被窃取、被破坏的风险。

二、事业单位加强档案管理的必要性分析

从干部档案的内容上来看，除了包含个人基本信息外，还涉及到履历、自传、考核、政审、奖惩等内容，可以直观、全面的反映一名干部在职期间的工作信息，为组织部门进行干部的选拔、任用提供了参考依据，有利于实现人才的最优化配置，为事业单位工作开展和改革发展提供智力支持。另外，对于干部档案的管理，还需要每隔一段时间进行一次补充、更新，确保档案内容与干部的实际情况匹配。由此可见，新时期的干部档案，仅仅做好档案收集、更新、管理，是远远不够的；还必须从档案的利用、开发角度出发，让干部档案的参考价值得到充分的体现。只有为组织上选人、用人提供了依据，才能体现出档案管理工作的意义，进而也为干部的成长与发展提供支持。现阶段事业单位正处于全面深化改革的关键阶段，对干部的胜任力也提出了更高的要求。通过加强档案管理，从档案中提取有价值的信息，还可以为培训提供参考。针对干部人员的业务能力，以及岗位工作要求，开展针对性学习教育活动。让干部得以不断的提升业务能力，在本职岗位上做出更大的贡献。

三、事业单位档案管理工作的优化路径

（一）健全档案管理制度，提升档案管理规范化

从干部档案的管理与使用需求出发，针对当前档案室现有制度存在的不足，尽快补充完善，建立起适合事业单位改革形势和工作开展需要的档案管理制度。要求档案室的每一名工作人员，都要熟知档案管理制度内容，并且能够在日常工作中遵循、践行，确保档案管理各项工作都能够标准化、规范化的开展。例如，新的档案管理制度中，要求每个月对干部档案进行一次核对，及时更新档案内容，做好信息记录。在实际工作中，必须严格执行，确保干部档案每月一更新。另外，还可以借鉴上级部门在档案管理制度建设上取得的先进经验，让干部档案的格式保持统一，为档案资源整合、利用提供便利。

（二）重视档案内容管理，挖掘档案利用价值

档案既具有留存价值，同时也存在开发利用价值。做好档案收集、补充、管理等工作，可以为档案的开发利用奠定扎实的基础。为此，新时期的档案管理优化工作，应着重从两个方面入手：其一，重视档案内容的管理，要保证干部档案的所有信息真实、可靠，能够与干部个人实际情况匹配。同时还要根据干部的人事调动、奖惩情况，及时对档案内容进行补充、更新。其二，还要尝试以各种手段，对档案资源进行整合利用，提升档案信息服务价值。例如，结合档案内容，通过职务调动的方式，把每个人都安排在最适合的岗位上，确保他们能够在各自的岗位上，发挥最大的潜力，贡献最多的价值，实现个人与单位的同步发展。

（三）加强档案人员培训，夯实档案管理基础

干部档案相比于普通的工作档案，除了利用价值更高外，由于包含了干部的个人隐私信息，对档案管理的规范性、安全性也提出了更为严格的要求。无论是从保证干部档案的完整性、规范性，还是从档案开发利用程度、信息服务水平角度来看，拥有一支高素质的档案管理队伍都是决定档案部门工作开展和今后发展的重要因素。档案部门应尝试多种措施，切实提升在职档案管理人员的业务水平。常规的方法是定期开展工作研讨会，或是组织职工到其他档案部门参观、交流、学习。另外，还可以鼓励档案管理人员参加进修、深造，将学历、职称等，与个人的薪资绩效挂钩。通过这种方式促使档案管理人员不断提升自我，同时也为档案管理的优化提供人才支撑。

（四）坚持工作方法创新，构建“互联网+档案管理”模式

无论是从档案事业改革趋势来看，还是从事业单位对档案的使用需求和管理要求来看，与时俱进的推进档案工作创新，都是一种必然选择。在“互联网+”时代，事业单位的档案管理也要主动向信息化、智能化方向发展。有条件的档案室，可以利用信息基础设施，搭建“互联网+档案管理”模式，实现干部档案从接收到更新，再到开发、利用的“一站式”办理。这样既可以精简档案管理的流程、步骤，降低了基层档案工作者的压力，同时又能够发挥信息技术优势，对档案资源进行更加全面、深入的挖掘，充分发挥档案的信息服务价值。另外，也要注意做好网络环境下电子档案的安全防护工作，运用加密解密技术、数字认证技术等，切实保障档案信息的隐私性、安全性。

结语：在事业单位改革过程中，科学选用干部能够为事业单位各项工作开展、加速完成改革发展提供必要的支持。而干部档案管理，能够为干部的选拔、任用和培训提供必要的参考，因此在保障档案本身完整性、真实性的基础上，运用科学的技术、方法，对干部档案进行开发使用，挖掘其潜在价值，成为现阶段事业单位档案管理的一项重要工作。新时期的档案工作者，既要认识到时代变化对于档案管理产生的多重影响，同时又要不断提高自我的业务技能、职业素养，让自己具备更强的岗位胜任力，从而确保事业单位干部档案管理的优化开展、深化利用，进而推进档案管理事业不断向前发展。