关于如何发挥档案管理工作效能的思路分析

刘海鹏

（承德广通信息网络有限公司，河北 承德 067000）

引言

随着我国经济的飞速发展，科学技术也在不断进步。现如今，我国已经全面进入信息化时代，企事业单位档案管理工作在这一发展背景下面临巨大冲击。虽然现阶段越来越多的企事业单位在档案管理工作中应用信息化技术，并在一定程度上提升了档案管理工作效率和工作质量。但是结合我国企事业单位发展实际情况来看，在档案管理工作中仍然存在一些问题亟待解决，没能充分发挥档案管理工作效能。因此，本文结合企事业单位档案管理工作现状进行分析，并针对性提出完善措施，从而有效提高档案管理工作效能。

一、档案管理工作现状

（一）基础设施落后

基础设施是保证档案管理工作顺利展开的重要前提。近年来，我国企事业单位发展势头迅猛，档案信息不断增多，并且工作内容日益复杂，在这一形势下，想要保证档案收集、整理、保存、归档等工作高效展开，不仅需要管理人员提高工作水平，还要企事业单位配备完善的基础设施。然而，结合实际情况来看，企事业单位在档案管理工作中普遍存在基础设施落后这一问题。主要可以从两个方面分析：第一，档案是企事业单位经营发展的重要资料，需要充分保证其完整性和保密性。因此在档案管理过程中，需要将档案资料放置在档案柜、档案架或存储室中。然而，结合企事业单位档案管理情况来看，部分档案直接摆放在桌子、柜子等位置，存在较为严重的随意性，容易造成档案资料遗失、受潮或损坏[1]。第二，现如今，部分企事业单位仍然沿用传统纸质档案管理手段，为了避免纸质档案受到昆虫、火灾等损害，需要配备足够的消防器材和灭虫器材。然而，结合企事业单位档案管理情况来看，虽然部分档案室拥有消防、灭虫等器材，但是由于更换不及时，一些器材功能退化，一旦发生火灾或虫害，无法及时发挥其作用。

（二）管理人员综合水平有限

档案管理工作具有复杂性特征，对管理人员专业能力、工作经验以及综合素养要求较高。而结合实际情况来看，部分企事业单位在招聘档案管理人员过程中，为了节约人力劳动成本，降低了对管理人员的能力要求，导致管理人员综合水平参差不齐，甚至一部分管理人员并非专业出身，在实际工作中无法及时掌握工作重点，并且工作态度较差、责任意识欠缺，严重减低了档案管理工作水平。

二、发挥档案管理工作效能的具体思路

（一）完善档案管理基础设施

企事业单位提高档案管理工作效能的主要目标是提高档案使用效率，为企事业单位决策提供依据，从而促进企事业单位稳定发展。而想要满足这一目标，需要结合档案管理工作需求完善基础设施建设工作，保证档案工作能够有条不紊展开。具体来说，为了保证企事业单位档案资料安全、可靠，需要采用纸质管理和信息管理双管齐下的管理模式。第一，企事业单位需要重视信息化服务建设，并引进先进的信息化硬件设施，为档案信息化管理奠定基础。第二，企事业单位需要设置专门的档案存储室，用于纸质档案管理，并配备好防腐、防虫、防火等器材，同时，管理人员需要定期检查器材性能，保证其能够在发生事故时充分发挥防护作用。

（二）完善档案管理工作制度

当前，虽然大部分企事业单位均已充分认识到档案管理工作对自身发展的重要性，并积极展开相关工作。但是管理人员在实际落实过程中，却存在工作混乱、无据可依等问题。引发该问题的主要原因在于，企事业单位现行的档案管理制度已经不能充分满足新时代发展需求[2]。针对这一问题，企事业单位需要给予高度重视，并结合自身发展情况以及社会发展需求进行分析，制定健全的档案管理制度。其中包括档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案复制制度、档案查借阅制度、档案库房管理制度、档案立卷归档制度等等。只有保证所有制度科学、合理，才能够有效规范管理人员管理行为，为各项工作顺利展开奠定良好基础。

（三）提高档案管理人员综合水平

虽然近年来，我国科学技术不断进步，为企事业单位档案管理工作奠定了良好基础，各种先进智能化档案管理系统营运而生，在一定程度上减少了档案管理人员的工作量，有效提高了档案管理工作效率和工作水平。但是，想要充分发挥智能化档案管理系统的作用和价值，仍然需要管理人员熟练操作相关软件。因此，企事业单位想要有效提高档案管理工作效能，就要重视档案管理人员的培训工作。首先，企事业单位需要通过灌输专业知识和思想道德知识提高管理人员的综合水平，使其在档案管理工作中能够提高工作能力和责任意识。其次，企事业单位需要构建健全的奖惩机制，充分激发管理人员的工作积极性[3]。最后，企事业单位需要强化管理人员的信息化水平，培训管理人员的计算机操作能力。只有保证管理人员综合能力得到提升，才能够充分发挥档案管理工作效能。

结语

综上所述，机档案管理工作是企事业单位管理工作中的重要组成部分，能够直接影响企事业单位发展状况。尤其近年来，我国经济的不断发展，科学技术不断进步，在为企事业单位提供广阔发展机遇的同时，也为档案管理工作带来了巨大的挑战。想要充分发挥档案管理工作效能，就要深入研究提高档案管理工作效能的具体思路。