对事业单位档案归档文件整理方法的思考

（黑龙江省大庆市公共资源交易中心，黑龙江 大庆 163000）

引言

现如今，在事业单位中，档案管理工作水平的提高必然利于推进事业单位发展，作为档案管理工作人员，要积极做好档案归档文件的整理工作，本文对其整理技巧以及具体的整理方法进行了总结，希望分析能够全面提高档案管理水平，从而进一步为事业单位日后发展奠定良好基础。

一、事业单位档案归档文件整理的原则

（一）档案保存文件整理的基础原则

事业单位档案是单位在日常活动学习中产生的，真实反映了单位的历史面貌。在进行事业单位文件整理的时候，要注意文件的整体性。如文件的正文、附件以及文件的请示与批复等都要保证其完整性。对于档案的整理工作，要尽量做到不拆卷整理。对各个部门整理归档的文件，要充分研究原来的卷宗，尽可能地遵循充分利用的原则，力求保持整理过程中档案的原状。若文档有明显的错误，可进行业务上的指导修改、纠正。

（二）坚持利于保管和有效利用的原则

在进行档案整理的过程中，要满足档案安全和有效利用的目的。如今，计算机技术的发展日新月异，事业单位的文件也多以电子档的形式上传下达，利用信息化技术对文件进行保存，可使不同目录的同一文件有效的索检出来，形成档案的成套体系。既有利于档案的保管，也能够将档案充分利用。

（三）严格遵守归档文件整理规则

《归档文件整理规则》是为企事业单位进行文件整理时的一项基本准则指导，其中包含了许多文件整理以及档案归档的基本方法和原则。如事由原则，即同一事由的相关文件整理排列在一起的原则；尽量不破坏原有文件排列的原则；以及对文件档案纸张编目等应遵循的一系列原则。这一规则的制定能够有效地促进文件整理和档案的归档，在规范档案管理人员工作的基础上，大大提高了工作效率和工作质量。

二、档案管理归档分类技巧

（一）以密级分类的技巧

根据档案内容的隐秘性程度，可将其划分为绝密、一般及公开三种层级。其中绝密类的档案仅限具有固定权限的人查阅，因此能够接触并调阅的人员数量较少，对其保密程度也较高。档案管理人员应严格审核档案内容的调阅权限，严禁无权人员私自查看或者调阅档案文件。此外对于整个调阅流程应进行严格的记录，以便后续有据可查。一般性的档案虽然其秘密程度不及绝密性文件，但也需按照严格的流程进行借阅和调取。通常该类档案信息的受众较为广泛，涉及到林、农机水利等相关文件信息均属于此类。公开性质的档案则面向所有调阅人员开放，此类档案信息为公用档案，必须真正实现公开才能发挥信息的价值。

（二）以保存期限分类的技巧

档案文件按照保存的时间可分为永久性、定期性及临时性的档案。永久性的档案内容较为重要，且其重要性在当前阶段尚无法准确判断，如陨石方面的档案信息，以目前的天文水平还无法实现对其价值的准确预估，因此该方面的资料信息应永久性保存。定期档案的保存期限通常为三、五或十年不等，按照具体的需求确定保存时间。临时性档案通常在使用完毕后便可销毁，从而减少档案管理的工作量。对于永久性档案的保存需要提供适当的环境，并结合档案存储的介质形式调节环境因素，从而达到理想的保存效果。

三、事业单位档案归档文件整理的方法

（一）文件资料整理的方法

第一，管理人员需按照档案信息的价值及保存时间等进行有序分类，按照行业的规定系统梳理档案信息，做到有序保存。第二，事业单位内部的党政文件应分别存储与管理，并由固定的工作人员专门负责，从而避免与其他类的文件内容进行掺杂。第三，管理人员需准确将不同年份的档案信息分别存放，并将加密文件与普通性质的文件分别管理，按照不同秘密程度采取相应的管理措施，以此提高档案信息管理的安全性。

（二）档案的分类方法

对于档案的归纳和整理是文件处理的最后部分。提高档案存储的系统性与完整性，也是档案管理的终极要求。在实施档案信息的整理时，要按照科学的分类方法系统整理各类文件，从而为后续管理和查阅、调取提供便利条件。第一，事业单位需充分掌握本单位的工作事务内容和结构，同时对所需管理的档案信息进行全面的掌握，从而选择适合的管理方式进行系统整理。使用频率较高的分类方式有年度分类、机构分类、问题分类等。采取适当且实用的分类方法能够有效提升档案管理的工作质效。第二，档案管理部门在实施信息分类时，应针对具体的类别制定出具有针对性的方案计划，并将计划贯彻到每个工作人员层面，以此形成档案管理的工作规律，提升信息分类的精细化程度。

（三）档案的编目方法

在完成案卷整理的过程中，完成卷内文件的整理后续对封面进行标注，从而明确档案信息的类别。通常编目指的是根据归档文件的具体内容编制目录，其中包括责任人、题目、页码等信息。广义上的编目则将档号的编制也纳入编目范畴。档号包括全宗号、卷盒号、保管期限、和页张号等内容，其中全宗号指的是每个全宗的编码号；件号指卷内文件的顺序编码；页号则指每页文件的顺序编码。只有按照规定的层级进行系统编码，才能有效提升档案信息管理的系统性与全面性，为后续档案信息的调阅提供便利，同时发挥出档案信息管理的最终价值。

结束语

为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，不断完善档案归档文件整理工作的流程，进而促进事业单位档案管理工作整体水平的提升。