浅析如何做好人事档案管理工作

（陇西县人力资源和社会保障局，甘肃 陇西 748100）

引言

人事档案是个人经历的工作实践的历史记录，其记录着个人的思想品德、业务能力、工作表现以及其成长过程的真实写照。其是既能反映出个人的经历、学历及技术职称，同时又能反映个人的社会关系及奖惩等情况的基础资料。人事档案管理既是一项政治性的工作，又是一项专业性的工作；既是一项服务性的工作，又是一项机密性的工作。其工作质量的好与坏，直接关系到整个单位的工作效率与质量，是衡量一个单位工作的重要条件之一。

一、人事档案在企业发展中的重要性

（一）提供证据作用，发挥其效力

人才的选定需要用人单位综合考量，而人事档案作为记录工作人员各方面的重要依据，将会是企业选拔人才的重要依据，也将会是企业发展进步的重要依据。因为企业在任命干部时，不能头脑一热领导说委派谁担任什么职位就担任什么职位，而是对人才的任用要有一定的依据，要有一定的说明材料，而人事档案恰恰能为获取广大职员的认可提供有力的证据，它能将管理干部的每一次奖惩情况记录的非常详细，也能将其工作能力陈述清楚，从而为企业的发展做出突出贡献。同时，随着社会经济的不断发展，“铁饭碗”已经成为了上一代人的“代言词”，现代年轻人更加喜欢追求有刺激性以及与自己兴趣爱好相匹配、待遇更加优厚、更加适合自己的工作，在这种背景下就加快了人才的流动性，且流动方式也越来越灵活。而用人单位会在收到其求职意向后，认真查阅当事人的人事档案，根据档案记载的基本信息以及结合其他方面对当事人是否任用做出判断。人事档案管理在企业发展中发挥着重要意义，但是为了提高企业人事档案管理工作质量，企业还必须建立严格的人事档案管理制度，用制度来约束各个层级的员工。如，建立人事档案归档工作，对员工进行年度考核，并将考核情况以及这一年的奖惩情况如实记录，以保证客观真实的评价每一位员工在这一年度所做的主要工作以及工作表现。同时，也要加快人事档案管理人员的素质建设，让其多快好省的配合企业发展，为企业挖掘更多的人才。

（二）有利于更好地对我国事业单位内部的人力资源结构进行优化

从我国当前事业单位人事档案管理的主要内容来看，主要是由相关人才的具体信息以及学历、简历等具体内容构成。因此，我国大多数事业单位对各种人才进行录用与考核时，都会依据此类人事档案管理的具体内容进行审核与判定。但是，为了更好地保证我国事业单位内部人才录用的公平性与准确性，事业单位内部的人事档案管理体系仍然需要在更大程度上提高。在我国事业单位人事管理过程中，使用这种人事档案管理制度可以方便对他们的档案资料进行了解编制，从而使基层管理过程更加简单化。除此之外，我国大多数事业单位人事档案管理，要按照单位内部的人员职位变动进行具体调整，由于人事档案中存在某一人员的详细信息以及奖惩信息等具体内容，所以，对事业单位某一人员具体的职位升迁有着一定程度上的影响。与此同时，对于那些人事档案有消极内容的人员，事业单位以及相关的内部机构要及时对这些人员进行惩罚，以保证单位工作正常运转。

二、当前加强事业单位人事档案管理工作的策略

（一）健全工作制度，优化管理

人事档案管理是一个动态的过程，其是通过不断地收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案得登记、借阅、检查等环节都要建立相关的规章制度，并在实际的工作过程中不断地完善，以保证人事工作的政策性与纪律性；内容的连续性、完整性；归档材料的的真实性和精炼。同时，随着管理制度的不断改革，传统的管理方法已经不适应当前的社会需求，所以，在当前的人事档案管理工作过程中，要坚持以服务为宗旨，加大工作过程中软、硬件的投入力度，提高人事档案管理的科技含量。

（二）完善措施，确保安全

事业单位需要加大对档案管理的资金和精力投入，配备先进的计算机管理设备，及时更新档案管理软件。加强档案工作基础设施建设，例如档案室要做到坚固，消除安全隐患。对防火、防潮、防光、防高温等设备要定期检查。档案柜及相关用品用具要具备安全、防盗、防虫蛀等条件。空调、除湿、灭火、灭鼠等器材要齐全。建立相应的管理规范，做到责任到人，监管到位。尽可能创造条件将档案室、阅档室和管档人员的办公室分离。在档案管理过程中，做到准确、及时地传输人事档案信息，提高人事档案信息的利用效率。

（三）加强对人事档案管理工作人员工作的技能培训

当前事业单位档案管理人员自身的工作能力以及素质方面并未符合当前人事档案管理工作的标准要求，所以，想要提高人事档案管理的水平，首先要提高档案管理人员的素质以及工作技能。事业单位要不定期对相关的人事档案管理工作人员进行培养，让人事档案管理工作人员对其工作的重要性进行全面认识。除此之外，事业单位还要不定期对人事档案管理部门的工作人员进行工作技能的培训.要不断提高对人事档案管理工作人员的招录要求，招收那些具有高技巧性、工作能力强、思想意识端正的人才进入人事档案管理部门。通过这种手段对人事档案管理部门的人才体系进行健全，实现真正意义上的人才队伍建设。

结语

总而言之，事业单位人事档案管理是单位建设中重要的一项工作内容，加快人事档案管理规范性建设，善于利用人事档案所发挥出的巨大价值，为单位人才晋升、人员流动提供有力保障。