档案管理中面临的问题及解决对策探析

（湖北省鹤峰县社会保险管理局，湖北 鹤峰 445800）

引言

档案信息有很高的价值，档案管理包括对档案的分类、保存、调取和存储，看似简单但实则是十分繁杂的一项工作，且一旦档案损毁、丢失，都将引起大的问题，决不容许这样的失误出现。想要完善和提高档案管理工作，首先要找出现存于档案管理工作中的问题。

一、档案管理面临的主要问题

（一）电子档案真伪难辨

如今，电脑和信息技术普及，电子档案代替了纸质档案，主要利用计算机进行保存和管理，这大大简化了工作程序，减少了工作量，也便于对档案的分类和存储。但与此同时，我们不得不正视这样的问题，电子档案在传递的过程中很可能被篡改，并且不会留下篡改痕迹，这使档案管理者很难确认档案资料的真实性，后期需要调取并使用档案资料时，必定会发现问题。

（二）档案安全性得不到保障

利用现如今的网络技术，能够轻易的将电子档案复制，窃取重要信息，因此档案在传递过程中存在风险[1]。档案被存储后，如果没有采取有效的加密处理，同样有被盗取的风险。很多网络黑客会专门窃取档案信息，用以牟利，而这些信息一旦泄露，势必会使企业单位蒙受巨大损失，暴露私密的个人信息。因此，尽管档案加密技术不断完善和提高，但仍然存在泄露风险。另外，档案管理者的违规操作，失误操作，或者计算机损坏，都有可能导致档案信息泄露、损毁、丢失，这样的真实案例也屡见不鲜。

（三）档案管理工作不受重视

目前，仍有企业单位对档案管理工作不够重视，认为档案资料没有利用价值，不必整理，甚至不会设立专门的档案管理岗位，总是从其它岗位抽调人手，完成一些信息的保存和整理工作，最后在需要调取档案资料时却发现一团乱，资料内容混乱，无秩序，丢失的资料较多，以至于相关工作难以开展。

二、针对档案管理问题的解决对策

（一）培养专业化的档案管理人才

档案管理并不是一项随意性的工作，更不是可有可无的，它需要由具备经验和专业能力的人才负责开展。因此，无论是企业、事业单位还是任何的机构、机关，都应该设立专门的档案管理岗位，选择并培养专业化人才，这是绝对的必要之举。档案管理者可以缺少工作经验，但必须经过专业的学习，并且通过专业的考核。要能够熟练使用计算机及软件进行档案信息的整理、保存、备案和传递，保证工作质量和效率。在具备能力的同时，还要有较高的素质。不擅自泄露档案，为他人提供档案内的信息，不篡改档案，尽全力维护档案的完整和安全[2]。不要小视档案管理职位，它对人才的素质要求是极高的，因此更不能随意抽调其它岗位的人员参与工作。

（二）保护档案的真实性

电子档案在建立、传递、使用、归档等各个环节都存在被篡改的风险，想要维护档案的真实性，就必须采取一些技术手段，建立相应的制度。比如，可以披露原始档案的内容，使档案的经手者在收到档案时能够与原始档案比对。在档案传递的过程中，要做好核对工作，如发现内容不符立即与档案的发送者核对，并上报信息，对存在篡改档案或由于没有认真核对而造成问题的个人进行问责。当然，也可以利用一些技术手段，对档案资料进行修改权限的设置，只有拥有权限者才能改动档案资料中的内容，而每次改动都会向上级自动发送信息[3]。与一些软件技术开发企业联手，打造这样的档案管理功能并不是难题。

（三）保护档案的安全性

为避免档案信息被窃取而泄露，必须加强档案的安全管理。如今，档案管理的软件已经在各个行业中广泛应用，管理员需要准确的输入账号和密码才能登入系统中查看和调取资料。在利用这类软件的同时，还应该尽量将密码设置的繁琐，不允许除档案管理人员以外的人员知晓，当然，电脑内的档案信息也有被从外部窃取的可能，要设置防火墙，预防病毒和黑客入侵，档案管理人员必须提高自身的信息技术水平，维护电子档案的安全。

（四）维护档案的完整性

档案管理的任务之一就是维护档案的完整，在需要时能够随时调取。目前档案资料还未彻底实现电子化，仍保有一些纸质资料。纸质资料的存放会占据较大空间，也容易丢失、损坏，更不方便查找。在未来的档案管理中，应该将所有档案资料均录入到电子系统中，转化为电子材料。一些重要信息可进行备份，谨防丢失。对所有的档案资料，都要进行分类保存，方便查找。

（五）加强档案管理的软硬件设施建设

随着档案数量的不断增多，档案管理的工作强度也会逐步增加，需要以更加专业的软硬件设施作为支持。企业应该对计算机设备进行及时更新，避免由于设备损坏而丢失或泄露资料。同时，通过自主研发或与其他企业合作，制作档案管理软件，便于更加高效的完成档案信息的录入、保存、归类和调取等工作。

（六）完善档案管理制度

档案管理制度的建立和完善能够规范档案管理工作的各个细节，规避传统档案管理的疏漏，是解决传统档案管理问题的重要基础。制度的内容需以设计的档案管理需求为依据，对人员、工作都制定出相应的标准。

三、结语

在当今时代下，信息是最宝贵的财富，每个行业都应该将积累的信息储存起来，归纳整理，这就是档案管理工作。在充分意识到档案管理重要性的同时，我们也必须针对档案信息的安全、软硬件设施的维护、人才的培养、工作制度的建立等工作给予重视，从根本上避免信息泄露、丢失、损毁等问题的出现，掩盖传统档案管理工作中的疏漏，保证档案资料的完整性、安全性，内容的可靠性、真实性。