高校档案安全存在的问题及对策

陈晓静

广州城市职业学院，广东 广州 510000

一、维护档案安全的意义

高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案的作用具体来说，体现在以下几个方面：（一）档案的参考作用。教职工在总结经验、制定计划等常常需要从档案中查考先前的文字材料，从中得到参考作用，保证工作的顺利完成；档案可以为理论科技研究提供第一手材料，为学校的研究事业提供丰富的资料。（二）档案的凭证作用，档案中的会计档案、基建档案等可以提供法律依据，维护单位的合法权益。（三）档案是宣传教育的资源，为编史修志保驾护航，使全校师生更有荣誉感及归属感。而档案要发挥作用，就必须保证档案的安全，档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。档案是否安全直接关系到高校甚至党和国家历史面貌的完整与安全。因此，做好档案安全保护工作，功在当代，利在千秋。

二、剖析高校档案安全存在的问题

（一）档案安全意识淡薄

有些高校上至领导下至档案员都轻视档案，领导对档案管理没有进行必要的监督和监管，档案员也大都是“半路出家”，只是作为档案的“守门人”，而没有认识到档案的价值。对档案的实体可能只是看做是普通一份文件，对其中的信息安全也不够重视，容易丢失泄密。高校教职工也认为档案只是档案员的工作。思想上和行为上都不够重视，缺乏安全风险防范意识。

（二）档案硬件待提高

1．档案用房功能不符合要求。如库房办公室合用；2．档案库房建设要求不符合，如库房门窗不具备防火功，窗没有安装防盗网，有窗帘的单位不防光等。档案员没有做好每天的库房温湿度的记录；3．没有做好防火防盗、防潮、防汛、防丢失泄密等安全防范措施；4．档案装具中有易生锈物质，档案盒等没有经过无酸处理；5．档案管理系统落后，有些高校的档案管理系统还是单机版，查准率查全率低。网络版的管理系统未纳入，档案价值未真正得以实现。档案管理系统的配置环境、电脑型号等配置没达到要求。

（三）档案安全管理人员水平有待提高

档案员缺乏必要的档案安全管理水平，只是麻木地看管着档案，做到最简单的不丢失档案，没有专业的档案鉴定、编辑、修复等专业水平。档案其实都是处于一种渐变式的自毁状态中，你不加强人防、物防、技防，档案的寿命一天天地在缩短。

（四）档案安全管理制度不完善档案

安全管理制度方面存在档案安全制度缺乏、不完善、可操作性低等问题。

三、确保高校档案安全的对策

（一）认识档案安全的重要性

1．在中央国家安全委员会首次会议上，习近平总书记把“国家安全”提到前所未有的高度与份量，并首次提出了“总体国家安全观”概念，要求我国各项工作都要围绕这个理念展开。档案安全是总体国家安全观的一个重要方面，我们必须认识到档案安全的重要性，牢固树立“档案安全是档案工作”的底线。安全防范重点在人的意识，只有具有高度的安全防范意识，才能消除安全隐患，才能避免发生安全隐患。

2．维护档案，人人有责。档案安全不是档案管理员一个人的工作，维护档案安全人人有责。确保档案安全是各级部门和所有档案工作人员义不容辞、无可推卸的责任。档案安全保管需要学院领导、档案人员的配合，地方财政部门和档案行政指导部门的指导形成合力，才能真正做到实处。强化全院师生安全防范意识和责任意识，普及档案安全保障基本知识与技能。

（二）开展档案安全风险排查

坚持“安全第一，预防为主”的原则。全方位，地毯式地排查，对发现的问题逐一解决，对存在的隐患逐一消除。开展档案安全风险排查主要针对以下四个方面：1．档案库房安全方面：库房与办公区、阅览区需“三分开”；阅览区墙上张贴中华人民共和国《档案法》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》等工作规章制度；档案室远离易燃易爆、污染危险源。消防通道保持通畅。档案库房的建设应符合档案库房建设要求，如库房门窗应具备防火防盗功能，门应采用防火等级为甲级的金属防盗门，门与地面的缝隙不应大于5mm，库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。（具体要求可参考粤档发［2016］22号广东省档案局关于印发《档案室安全保管保护条件建设指引》的通知）2．保护设施设备安全方面：档案柜、架的安装要求须符合《档案装具》DA/T6的规定；卷皮、卷盒的印制使用符合《无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱》DA/T24的规定；录音录像等特殊载体的档案应配备防磁柜或恒温恒湿柜；需装监控摄像头、温湿度记录仪、加湿器、去湿机、库房内外配置灭火器具。档案管理人员定期检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备的安全情况，每日记录温湿度登记表。发现问题要立即向领导报告，并采取有效措施及时解决。甚至还可以依据档案的重要程度及经济条件安装自动灭火设施、自动报警防盗系统等，能够及时发现具有危险性的信息，进而发出警报，以便于档案管理人员及时发现，并处理危险情况，为档案的安全提供坚实的物质保障。3．档案管理安全方面：档案移交归档过程中应归尽归、及时完整，移交手续齐全；档案安全保管，档案齐全完整，档案系统目录与实体文件在标题页数等方面必须吻合。不同门类、不同载体分类管理。涉密档案符合保密管理有关要求；加强档案鉴定销毁机制，对已到保管期限的档案，要严格按照国家有关法律法规组织鉴定。鉴定程序要符合要求，鉴定报告手续要齐全。经本学院领导批准后，指定两人监毁并在销毁清册上签字；档案查阅利用，档案查阅利用记录完整。根据档案涉密程度及利用范围，走相应的审批程序，手续齐全；4．档案信息安全方面：定期对档案系统进行更新维护；把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上（一次性光盘、只读光盘），一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对已加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；档案数字化采取外包方式的，工作人员挂牌上岗、涉密文件须有涉密资质。签保密承诺书，加工场所视频监控（保存不少于6个月），封断所有加工设备的无线网络功能，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标，数字化加工网络要与其他网络物理隔离，加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后必须交由档案部门统一保管或销毁。加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，并由档案部门人员现场监督。物品存专用储物柜，不得带非工作用的手机、相机、移动存储介质进入现场，严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工场所的物品带离。加工文件分辨率大于等于300dpi。必须保证电子文件的准确性（真实性）、完整性、可用性和安全性。严格按照《档案数字化外包安全管理规范》（档办发［2014］7号）的要求执行。

（三）提高档案管理人员水平

不断提升档案管理工作队伍的能力和水平，进行定期和不定期的在职教育和技能培训；加大档案安全在各类考核中的比重，确保档案安全责任落到实处，提高档案人员档案管理的业务水平。

（四）健全安全工作机制

制定并完善档案保管、鉴定销毁、利用、保密等工作规章，成立以学院领导为组长，各办公室负责人为组员的档案安全领导小组；层层签订安全责任书，确定档案安全工作三级联系人名单，把责任落实到每个岗位，每个环节；制定应急预案，不定期开展防火、防水等专项应急培训和演练，提高应对各种突发应急处置能力。坚持推进档案安全工作规范化建设，努力做到以规范促安全、保安全。把档案安全体现在实际工作中，落在实处，坚持不懈，紧绷档案安全这根弦，处处讲安全，时时抓安全，想法设法保安全，始终坚持安全第一的理念。时刻确保档案的安全和完整。以永远在路上的执着抓好档案安全工作，确保档案绝对安全。