档案信息化管理的实现策略

（新疆天业（集团）有限公司，新疆 石河子 832000）

近几年社会的发展形式来看，信息化技术处于飞速发展阶 段，“互联网 +”时代已经到来。不同的行业处于这种大环境之下认识到信息技术的重要性，把这项技术广泛的应用到实践中来，档案管理行业也顺应时代发展，加强对信息技术的运用。档案在现实社会中具有重要价值和作用，不论是企事业单位还是政府机关是否能够正常运行，都离不开完整的档案资料。由此可知在我国目前阶段，档案管理是发展过程中为不可缺少的关键环节。在我国信息化发展过程中，电子政务所占地位越来越重要，为档案管理信息化发展奠定了基础。

一、档案信息化管理的优势

（一）加快检索速度、提高检索准确性

按照传统方式，检索档案需要相关工作人员在案卷及目录中进行手动查找，查找效率不高，也很容易出现差错。通过对档案管理实施信息化管理模式，不但可以极大地提升档案信息的查找效率。而且还能大大地降低出现差错的可能性；除此之外，借助档案信息化管理模式的自动化以及智能化功能，即使是较为复杂的模糊查询也可以顺利实现。

（二）提高档案信息利用率

随着科技的进步，环保理念的加强，无纸化办公受到关注，并得以在各个部门践行，办公自动化程度得以很大提高，这样就出现了办公数字化与纸质档案信息之间的矛盾问题。通过采取档案信息化管理模式，档案信息可以数字化形式呈现，从而直接应用与办公数字化系统之中，不但有效解决了办公数字化与传统纸质档案信息之间的不协调问题，同时还为使用者提供了极大的便利。

（三）方便信息远程传输

按照传统模式，使用档案信息主要有两种途径：一是实际到相关的档案管理部门进行查找；二是发传真或者邮寄，这为使用者带来极大的不便。而档案信息化管理模式的应用，借助信息网络，使用者通过自动检索即可实现与档案管理部门之间的档案信息传输.

二、档案信息化管理存在的问题

（一）档案管理信息化资源整合不够

目前，对于我国档案管理信息化档案建设而言。可以说是初步实现了档案信息化建设，但是信息资源还没有得到相应的整合。也缺乏长远的规划，出现的这些问题就导致了信息资源不能够进行充分利用。在大数据时代，相关人员需要对档案管理工作进行进一步的规划，以及高新技术实现信息资源的高效整合。

（二）数据的异构性

从目前情况来看，我国已经进入到了信息化的时代，更多的企业和机关单位也开始使用计算机技术，因此，越来越多的资料在以各种形式出现在网络数据库中。这样的龚总模式以及储存方式对相关工作人员带来了极大的帮助，但是对于档案管理人员而言，却带来了极大的挑战。比如说，在办公室中，大量的文件以及资料存储在数据库中，这样就方便了办公室人员对所需资料的提取和储存；但是管理人员却遇到了阻碍，因为在这些数据存储的时候，档案管理人员要将文件按照不同的属性以及来源进行分类储存。

三、加强档案信息化管理措施

（一）提升档案信息的全面性、安全性

第一，档案类型繁多，其来源途径广泛，所以在档案管理工作中，应采用分类等区 别存储的方法，针对差异型的档案信息资料，可以采用不一样等级的安全防护措施区别性的处理。第二，在选择哪个档案信息管理系统更 有实际操作性时，应从该管理系统的整体性能等方面进行综全性的全面考虑，杜绝因系统选择不适合而造成档案资料的缺失。

（二）提升档案信息的得利率

将档案信息化管理加以运用就是为了全面提升档案的利用率，从而促进各方面工作的开展与提升。档案入库、记录档案资源、对档 案信息进行保存只是过程，档案资源的有效利用并体现出其价值才是档案信息管理的目的。通过信息智能化手段的有效运用，将档案的价值在最大意义上体现出来。将智能化的手段、数据库、网络资源融合运用到档案信息化管理中，档案管理人员和使用档案者均可以随时随地的进行档案资料的管理和对档案资源的利用。

（三）实现档案资源的共享

档案信息化管理和传统档案管理的最大特点就是档案资源最大限度的共享。档案资源进行信息化整合后，其重中之重就是通过设计 让档案资源进行共享。其包括如下内容：针对不同的档案来源等进行区别；设定好档案使用者的身份和权限；如何规划和实际运用档案信息化管理系统。在使用中须严格按照档案信息化管理模式的要求进 行使用，确保档案信息化共享功能在实际中的运用。

（四）应重视过程档案管理

档案工作者长期受固有档案管理模式的影响，都在某一事件结束后进行资料的整理和入库存放的，因此就决定了档案的存储仅 仅是对某种工作结果的保存。在工作实践中，许多发展过程的资料也是非常重要的，并具有极高的存储及参考价值。事件或者工作发展过程中所收集的资料更具有参考意义，也更能印证档案结果的正确性。所以在档案信息管理工作中，不能只注重结果性的档案，也要注重过程中的档案。

（五）档案信息管理的系统化、正规化

档案信息管理实现系统规范化，必须严格按照国家质量体系认证的要求进行运作。在对网络选择，电脑的配备等功能、电子信息制 作及方案等的相关方面，对不同类型的档案信息进行全方位的系统化管理。档案信息管理系统实现对档案的标准化管理，必严格按照现行的相关规定和措施，及时全面的做好录入、整理、编排入库工作。

总之，档案管理信息化建设是顺应时代发展的产物，相关部门要从多个方面进行实施，不仅要保证档案管理的安全，还要实现档案服务的转型。在这个过程中，还要创新管理思维，运用高科技的手段进行档案工作的处理，并加强公民对档案管理的参与度，使档案工作向国际化档案管理标准发展。