信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

（吕梁市人民代表大会常务委员会，山西 吕梁 033000）

档案管理是行政事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分，档案是行政事业单位拥有的资源之一，具有隐性特征，能够服务于管理与决策。随着信息技术应用的不断深入，行政事业单位传统档案管理方法严重滞后，与新时期行政事业单位对信息资源的需求不相适应，这也是档案管理创新的根本原因。基于此，要将信息化作为档案管理发展的方向，以期更好地服务于行政事业单位的长远发展。

一、行政事业单位档案科学化管理的必要性

现阶段，我国经济和社会都在快速发展，行政事业单位的各项业务和管理工作也出现了很多的变化，而档案管理工作也需要满足单位整体的发展需求。对于行政事业单位的发展来说，与档案管理工作的落实情况有着直接的关系，不仅能够展现行政事业单位内部的发展情况，同时还关系到人民百姓的生活，更是其他各项工作落实的重要保障。在信息化背景下，传统的管理模式已经不能够满足行政事业单位和人民的发展需要，而档案管理是众多管理工作中的一项重要内容。由此可见，必须要加强对档案的管理，提高管理的效率，进而发挥出其内在价值，最终为提升行政事业单位工作和服务水平打好基础。为了更好地解决这一问题，相关人员首先要分析当前档案管理工作中所遇到的困境，再从此入手来将其一一击破，进而获得持续发展。

二、行政事业单位档案管理问题

（一）档案管理人员素质参差不齐

在行政事业单位中从事档案管理的往往是一些年纪比较大的人员，这些人不便从事其他工作，就被调来管理档案。除此之外，大部分都是兼职从事档案管理工作，对于档案管理工作精力有限。档案的信息化建设是一项庞大的系统工程，需要档案管理人员具备较高的业务水平，由于这些人员本身的问题，新技术难以实施，新设备难以使用，新制度也难以得到贯彻执行。

（二）对信息化建设的重视力度不够

尽管目前有的行政事业单位对档案工作比较重视，但更多的是提出工作要求，没有就档案管理的具体方面进行深入的研究和部署。例如，有的行政事业单位档案部门在人员上、资金上以及设备上都比较紧缺，尤其在信息化的设备建设上没有进行及时的更新换代，以至于在基础设施的配备上和信息化档案管理不相匹配。

（三）改革机制问题

目前部分行政事业单位依旧遵循传统档案信息化管理要求及问题，统一调整和安排档案管理系统，随后从其他路径入手改良和完善行政事业单位管理内容，最终研究出一种新型档案管理模式。但是对于档案管理机制而言，其漏洞还是非常多的，尽管档案机制已开始创新，然而效果却不明显。基于信息化背景下，行政事业单位非常重视信息资源，特别是档案管理，而电子信息是部门管理的核心对象，尽管管理活动灵敏性强，但其改革机制落后问题还是非常明显的，很多工作人员没有经过专业培训，导致管理工作效率不高。

三、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的策略

（一）增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式

从目的角度分析，行政事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外，还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制，维护档案信息的安全。

（二）积极开展相关培训工作，构建高素质档案管理队伍

档案管理工作的开展与落实离不开人，因而需要注重对相关工作人员的培养，提高其工作能力和工作效率，对档案管理各项业务工作的绩效进行全面整合、科学设计、细化内容，对各绩效模块的设置集体讨论，解决由于业务不熟悉、流程不明确、细节不清楚所导致的建设功能与实际工作相脱节的问题。在档案管理工作中，可以安排一些有经验的管理人员，同时需要定期安排理论知识的学习和实践操作的培训，应从本地区的实践出发，利用他们所学到的知识和技能解决问题，营造良好的培训氛围，加强管理人员之间的沟通与协调，以管理带头人的形式促进全体管理人员专业技能的提升，确保能够让档案管理工作人员能够将先进的理念和技术合理的运用到当前的工作之中。

（三）强化多样化的信息化建设

在档案管理中，为了更好地推进信息化建设，可以采取多种工作方式加以推进。特别是在新媒体时代，“互联网+”等技术得到有效的发展，很多媒介形式都可以应用到档案管理之中。例如档案信息化建设的工作平台就可以成为档案管理的重要形式，要对工作平台进行科学的设计，在平台上设计不同的版块，对档案管理进行智能化的设计，使得档案管理与科学技术能够紧密融合。再比如，可以开发手机软件，在手机上就可以对档案管理进行操作。

结束语

综上所述，随着社会经济体系的进步，在现阶段的经济环境下，行政事业单位必须要以信息化背景为基础，从而构建出一个科学的档案管理模式，这样不仅能够帮助行政事业单位获得更大经济效益，还能够推动社会的发展和创新。