现代数字信息技术与档案管理的融合探讨

（青岛市即墨区医疗保障局，山东 青岛 266200）

档案信息化建设指的是档案管理部门在结合现今档案发展趋势下，在现行档案管理标准与规范下整合管理档案信息资源，健全有关服务制度，加强档案的应用价值，给应用者提供良好服务。其核心便是档案资料存储和应用，依托多种方式，融合前沿的信息技术，让档案资料得以实现合理配置与科学应用。

一、现代数字信息技术与档案管理融合概述

（一）基本概念

现代数字信息技术与档案管理融合，也被称为档案数字化建设。所谓的“档案数字化”，就是集齐了光、电、声和磁等数字信号，并且将这些信号利用信息技术的作用来转化为数字编码，当然档案中时常所见的文字、语音和图像视频都可以作为信息转变为数字编码[1]。所以说，“数字化”就是一种可以传输和处理信息的技术，优点是快速便捷，直观有效。

（二）现代数字信息技术与档案管理融合的内容

从数字化的内容来看待，档案数字化可以从两个方面和两个层次分析。首先是针对对象而言可分为两个方面，一是纸质档案，通过数字化建设，可以将纸质档案转化为数字化[2]。也就是将馆藏或各单位保存的纸质档案或传统载体的档案，通过扫描技术、加工技术和最终处理技术三个环节，进行真实有效的数字化转换。二是电子档案，有些电子档案必须及时进行归档处理和保存，才能真正地将其储存起来，不造成缺失。

另外，针对数字化发展顺序可分为两个层次，一是档案目录顺序可以数字化。也就是建立出一个包含目录信息的数据库，严格地按照规范要求把档案的信息变为目录标准，并且为其选择一个科学合理的目录格式，实现资源便捷化。二是档案全文信息资料的顺序可以数字化，也就是把档案内全文的内容按照原貌逐页地为图像等文件归类，并且编制出目录和引索，这些都需要通过扫描录入的技术[3]。另外，也可以采用光学字符识别技术对其进行识别，采用本的格式来储存全文。

（三）现代数字信息技术与档案管理融合的重要性

面对时代日新月异的变化，档案数字换建设符合时代进步的要求。各个行业都需要进行档案整理和管理，这一工作也在不断革新中，只有从复杂转变为数字化管理，才能迎合信息化的要求，符合时代进步的要求。从现目前的状况看来，信息技术取得了不俗的成绩，但是却还没在档案管理工作中大展作用，很多档案整理工作人员与管理者也没意识到信息技术的真正价值。

二、现代数字信息技术与档案管理融合的对策

（一）设计完整的档案管理信息系统

档案信息存储系统的功能应完备没有漏洞，应由档案建立和管理交易信息审批、存储数据、资料的查询、对存储数据统计分析的功能。只有这样这样才能确保档案信息管理系统功能的完备性，在进行信息的存储和读取以及安全性方面才有保障。

（二）提高档案管理信息的人才素质

随着档案管理的信息化建设，对高素质人才的需求就显得更为迫切。一支高效运转的档案管理系统必须要有相应的人才在其中发光发热，必须要有对当前各行业精通了解且会计算机知识的人才能胜任档案信息化建设的要求。对于一个能够胜任信息化档案管理的人员来说，应该具备丰富的理论知识、丰富的实践经验，专业化的定向学习和扎实的社科知识。但最重要的就是必须掌握档案的存储接收等方面的基本知识。这样才能胜任前期的工作要求，并在后续的档案管理信息化过程中不断学习进步，在岗位上提升自己的专业素养和专业能力。在人才不足时，应面向社会招聘技术人员。

（三）做好信息共享

为了做好档案管理信息工作，就应该将现有的资源进行共享。为了做到这一点，应该在内部平台拉近人与人的距离和做到各部门档案信息协同管理。由于在档案信息管理这一块我国还不成熟，各个部门之间的职能比较分散，所以档案的信息管理以及交流一直不畅通，使得档案信息管理部门的工作效率比较低，鉴于此：1.可以建立一个统一化的档案资源管理系统，实现综合统筹办公。2.为了促进资源共享，可以设立一个独立在档案管理系统之外的平台，对档案进行分类后共享，这样既可以方便员工查找自己需要的档案信息，也可以方便上传资料档案。3.档案管理部门，还可以设立相应的规章制度，鼓励员工进行档案信息的交流和共享，提高现有资源的利用率，创造更多的工作价值。同时，各个档案资料管理部门在日常对资料的审核中，也应当对资料的名称、来源等详细的信息进行清晰的标注，从而方便用户和其他员工查询。

（四）完善管理制度

任何一项工作皆离不开相应的管理制度，档案管理工作也是如此。所以想要实现档案信息化建设与档案管理工作的共同有效强化，管理者应先对制度给予完善，进而从根本上问题使该工作得到有效强化，以此为档案管理事业的未来发展奠定坚实基础。在这一问题中，相关管理人员应根据当前实际工作情况，并结合未来工作发展规划，在工作中不断总结制度的不完善之处，在原有管理制度上给予完善，或从新建立新制度，在制度问题上实现加强管理，以此达到工作强化的效果。

三、结束语

为了实现档案信息化建设的目的，应该在实际工作中引入更加科学的档案管理方式和先进的档案管理人才，进行档案的资源信息共享，用信息化档案信息存储方式替代传统的纸质存储方式，并注意提高档案存储资源开发的能力。除此之外，工作人员需要不断总结实际情况和未来发展需求，首先在制度问题上给予规范，其次在人员问题上实施强化，最后在技术问题上进行增强，使档案管理信息化建设工作的总体质量与成效得到进一步提升，其不仅能够更好的为其他各项工作的顺利开展提供数据信息保障，而且还能最大限度的体现出档案管理工作的重要价值。