机关事业单位档案管理的有效措施

（山东省菏泽市单县加快发展服务中心，山东 菏泽 274300）

由于机关事业单位档案中往往具有较多有重大价值的信息，并且其档案管理具有很强的机密性和严肃性。为了确保相关信息安全，发挥机关档案的最大价值，机关档案管理部门要注重档案管理的科学性、保密性。从现实情况来看，一些机关单位在档案管理中还存在不少问题，亟待改进，笔者就此作以下分析。

一、当前机关单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理基础设施不健全

某些机关单位既没有建立档案管理的专门库房，也没有建立信息化档案管理系统，档案管理依然沿用传统人工管理模式。某些机关单位虽然引进了信息化管理系统，但未对系统软硬件进行定期维护和及时更新，导致档案管理效率依然很低，管理成本依然较高。

（二）档案管理制度不完善

目前我国机关事业单位的管理制度中，关于人力资源方面的制度占有极大比重，而关于档案管理方面的制度内容却相对较少，甚至有些机关单位管理制度中完全忽略了档案管理内容，造成档案管理工作缺乏基本制度参照，缺乏相关制度保障，也使得机关档案管理人员缺乏约束，不重视档案管理工作的安全性和规范性，容易造成机密信息泄露和档案资源损失。

（三）专业人才相对不足

因某些机关单位长期不重视内部档案管理工作，所以并未配备专业的档案管理人才，而且很少对档案管理人员进行职业培训，多数机关单位的档案管理人员非档案管理专业出身，并且多为兼职管理人员，其管理工作质量和效率较低。同时，很多档案管理人员年龄较大，不懂计算机和信息化设备，习惯于传统工作模式，不愿意去学习和改变，难以适应信息化档案管理工作需求，甚至一些单位花费不菲引进全套信息化档案管理系统，但苦于没有对应的专业管理人才，而使这些设备形同虚设。

（四）档案管理模式落后

科学高效的档案管理方法是决定档案管理工作的质量的重要因素，目前我国一些机关单位在档案管理中，采用传统纸质单轨制管理模式者仍有不少，不仅影响档案管理效率，造成较大成本压力，而且不利于档案的长期存放保管，难以保证档案的安全性。而且传统档案管理下，档案的转化利用率也非常低，造成档案资源优势不能充分体现。

二、提高机关单位档案管理水平的有效措施

（一）提升档案管理的软硬件条件

机关单位要想提高档案管理质量，就需要在软硬件上同时下功夫，一方面要加大档案管理的硬件投入力度，购买计算机设备、设置现代化专业档案室，完善网络设施建设，并实时更新硬件设备。另一方面，购买专业正版档案管理系统软件，或委托专业软件机构，根据自身档案管理工作需要设计开发个性化档案管理系统，并对系统进行长期在线维护，保障机关单位实现系统化、科学化档案管理。

（二）完善档案管理工作制度

制度不健全，会造成档案管理工作缺乏相关依据和保障。为此，机关单位应结合自身的具体情况，完善档案管理工作的相关制度体系。可以实行岗位责任制和绩效考评制，进一步明确各自责任，实行谁管理谁负责，谁出错谁弥补的制度，同时将所有管理人员纳入统一的考核体系，对其管理成效，工作态度，专业技能，职业道德等内容进行全面考核，奖勤罚懒，规范档案管理人员的职业行为，促使其不断提升自身素质，以此提升机关单位档案管理的整体水平。

（三）加大档案管理的专业人才培养力度

机关单位人事部门要注重把握人才招聘质量关，加强人才审查和综合考核，不仅要对人才的职业能力和专业技术进行考察还要对其思想道德予以审核，挑选出专业化高素质档案人才。同时，还要加强对现有档案管理人员进行职业培训，采取定期培训和不定期培训相结合模式，对档案管理人员的业务技能、法律法规意识、档案管理制度等内容进行培训。另外，还要建立一套人才培养的长效机制，如制定人才培养职业规划，组织开展职业再教育活动，具备专业培训会和业内技能交流会等，通过多种渠道提升档案管理人员职业素质。

（四）创新档案管理方法

要想提升机关事业单位档案管理质量，就要创新档案管理方法。其一要提高档案管理信息化程度，借助大数据、云计算、人工智能和区块链等先进技术，建立档案管理数字化系统，提升系统安全层级，加强风险预判，以此提高机关档案管理效率，提升档案安全性。其二，创新管理方法，利用信息技术，变单轨制档案管理模式为双轨制管理，以电子档案为主，必要的纸质档案为辅，相互印证，防止关键档案丢失。

结论

档案管理在机关事业单位中具有至关重要的作用，应不断强化档案管理基础，完善档案管理制度，培养高素质档案管理人才，如此方可提升档案管理质量。