大数据时代档案数字化建设的对策

（青岛市即墨区就业创业服务中心，山东 青岛 266200）

一、大数据时代档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化管理缺少规范性

当前，大部分单位在档案管理中，存在些许不足之处，即档案管理工作相对滞后。首先，未建立健全档案管理模式与机制。在大部分单位当中，会将多数资金投入科学技术研发等重要领域[1]。因此，对档案管理工作缺少重视。资金投入不足是档案管理模式滞后的主要原因之一。其次，管理人员专业程度有待提高。在大部分单位中，鲜有专门学习档案管理的工作人员，而且在单位中多由其他相关专业者兼职此项工作。所以，在专业程度上略显不足，管理水平有限，无法有效规划与发展档案管理工作。还有少数专业人员即便掌握较多档案管理知识，但未将理论知识结合实践操作。

（二）档案数字化管理认识不足

现阶段，我国正处在档案数字化建设初始阶段，尚未透彻理解档案数字化管理模式[2]。第一，从业人员专业化程度较低，在这一岗位上工作的人员，少有对口专业出身，因此致使其专业理论素养缺失，即便为本专业出身的工作者，也会或多或少存在理论与实践相分离的现象。第二，从业者在研究档案数字化时，极易受限于传统思维，创新突破意识不足。多数情形下，仅是在原有管理基础上进行延伸与拓展，显得非常局限，对于档案数字化缺少深刻理解与领会，并形成认知偏差，进而使其对于数字化档案建设具有盲目性。

（三）数字化档案安全性不高且过于依赖科学技术

档案数字化建设是一项长期的工作，不过纵观之前因为缺乏经验所造成的疏漏，很多纸质文件的缺失导致了资源流失[3]。另外，数字化的电子信息更容易大面积地转移，更不容易造成疏漏。有些档案信息的利用价值较大，流传在网络上，极有可能会被有心之人窃取而用于不法途径，这样的数字化档案存在一定的安全隐患。

二、大数据时代档案数字化建设的对策

（一）规范档案数字化管理

以上论述得知，现阶段大部分单位在档案管理中存在一些问题。甚至可以说许多地方的管理工作还相对滞后，而且在规范性上略显不足。第一，最为关键的因素，便是未完全建立完善的档案管理模式与机制。所以，在对这一实际现状进行改变时，需要构建出完善的管理模式与运行管理机制，这是数字化档案管理工作开展的主要前提条件。当企事业具有一套完善的管理模式与运行管理机制之后，其工作流程将会愈发标准且规范。第二，未解决工作人员专业水平问题。在具体招聘环节当中，招聘人员需要尽可能多招聘一些专业人才胜任这一岗位。对于那些在这一岗位上工作许久的老员工，应安排他们进行专业培训，使他们的技能得到强化。此外，对专业人才，需要对其开展相应的理论考核与实操培训，只有通过培训考核，才可以赋予他们相应的职位与薪酬。大部分专业人才虽然具备较为扎实的理论知识，然而实践能力偏弱，无法有机结合理论与实践。因此，在安排员工培训时，需要具有针对性，并做到人尽其才，将合适的人才放到合适的岗位上，从而使档案数字化管理模式发挥出最大的价值与作用。

（二）科学认识档案数字化管理

对档案数字化管理存在的误解，会在极大程度上制约数字化档案管理的发展。许多从业者极易受限于传统思维，缺少创新突破意识，在其理解当中，仅是在原有档案管理基础上做出相应延展。通过这一方式建设的数字化档案，缺少科学性与合理性。所以，为改变这一现状，应该摆脱对档案数字化管理产生的误解，不拘泥于思维框架。将更多的现代化思维融入其中，对数字化档案建设进行全面创新。在遵循数字化档案建设基础原则的基础上，将新颖的方法融入其中。此外，还需要对其进行资金上的合理投入，档案数字化的科学建设，绝不可以一味贪图发展的速度，而进行漫无目的的投资。数字化档案建设需要科学技术与大量资金支持，技术和资金之间具有互相结合的密切关系。虽然数字化档案建设急需科学技术提供支持，然而技术支持是以资金为基础，若是缺少二者其中的任何一种，均会阻碍数字化档案的健康持续发展。

若是发生支持缺失的情形，可以通过以下两种方法进行解决：第一，运用技术外包的方式。这一方式是通过对已经开发完毕的软件进行购置，通过这一方式，实现两类支持相互结合的最终效果。对购置的软件应该按照数字化档案管理的发展做出相应调整。第二，全外包形式，即是将全部数字化档案建设工作，交由一个指定单位全权负责，但是这种形式需要投入大量资金成本。所以，各单位需要根据自身实际情况，选出合适的形式，从而科学认识档案数字化管理。

（三）加快档案数字化建设以提高安全性

从总体上看，档案数字化建设是一项有利于档案整理与利用的工作，是一项能够实现文档共享的有效策略。所以，加快档案馆的建设，可以通过加快档案数字化建设进程。在保证能够投入大量资金的同时，档案管理部门可以邀请专业的软件系统研发人员，根据自身档案馆的实际情况，开发并制定一套适合的优化系统。能够在保证基本的档案管理工作的同时，取得一定的安全性，消除传统数字化建设的安全隐患。最后可以进行多地区和多实景的试点，确保成功之后，就可以全面视点。

三、结束语

总而言之，随着社会经济与信息技术的发展，计算机网络技术开始在档案管理工作中应用，新时期档案数字化管理已成为必然发展趋势。要求档案管理人员树立新的工作观念，严格遵循各项规章制度，提升档案管理人员专业素质，树立档案数字化安全保密意识，通过建立档案电子化系统工程和信息技术支撑系统，实现对档案的存储介质与设备安全管理。