关于提高机关事业单位档案管理的信息化水平探析

（枣庄市市中区医疗保障局，山东 枣庄 277101）

一、前言

随着当前信息化技术的不断发展和应用，彻底打破了传统行业的管理模式，极大地提高了各项工作的生产效率。将信息化技术应用到机关事业单位的档案管理工作中，可以有效为其减少人力物力等资源的投入，并不断提高工作效率与办事水平，对于事业单位的发展有着至关重要的作用。

二、事业单位档案管理工作的问题

（一）事业单位档案管理人员缺乏

很多事业单位在招聘时就存在问题，并没有按照需求招聘从事相关专业的人员。所以，从事档案管理工作的人并不具备专业的技能与理论知识。其他部门或者文员兼职，是开展事业单位档案管理工作的主要人员。因此，工作质量会受到不同程度的影响，无法加快档案管理信息化建设。

（二）对档案管理工作重视不够

被领导忽视的问题普遍存在于事业单位档案管理中，因领导的影响，很多工作人员无法树立档案管理工作意识，在责任心以及工作态度上存在极大不足。信息收集不到位以及内容详细性欠缺等，都可说明档案管理工作人员在工作中存在的不足。工作效率与进度长期处于过于低下的状态，会因小细节的线漏出现无法挽回的后果与损失。

（三）档案管理设备陈旧，存档方式单一

因档案管理工作的重要性被忽略，所以，在资金以及人力、物力投入方面较差，档案管理始终使用老旧的储存与保存设备。无论从效率角度来说，还是从质量角度来说，上述问题都会制约到档案管理。如果有意外发生，会给事业单位档案造成不可逆转的损失，只能通过投入大量资金与人力物力的方式修复档案，对资源造成严重浪费。

（四）缺少对应的档案信息化管理网站

互联网是开展各种信息化建设的前提，所以在档案管理信息化的改进工作过程中，一定要建立一个信息化管理网站，进而为所有工作的开展提供一个可靠稳定的平台，实现信息数据的快速传输。但是现阶段大部分机关事业单位都没有与之对应的信息网站平台，因此也就无法实现相关信息数据的快速传输以及归档整理，同时也没有网站对外形成档案服务，最后则是缺少一个档案管理系统，帮助对所有档案数据的有效调整与协调，相关事业单位必须对其引起重视。

三、加强我国事业单位信息化档案管理的对策

（一）加强学习并掌握必要的网络技术

在开展事业单位的档案信息化管理工作中，应该重视如何有效实现档案人员的信息化水平的提升，一方面应该重视网络技术人员能及时有效地进行更新、录入档案信息内容，还应有效促进管理人员及时维护信息平台建设工作，以保障有效提供优质服务内容。所以，结合事业单位的信息化建设发展要求，则应构建有效的互通机制，重视档案管理人员和网络技术人员的合作，以保障信息化管理水平的有效提升。结合日常管理的要求，应全方位重视培养管理人员的服务意识，鼓励满足信息管理的规范化要求，以便更好地提供更好服务。

（二）有效构建信息化建设平台推广模式

针对当前的事业单位档案管理信息化平台的建设，则应有效结合实际需求来提供优质化服务工作，所以，这就要求事业单位在新时代的背景下，重视从自身工作出发来有效推广以及宣传档案管理信息建设平台，不断扩大其知名度、影响力。同时，积极学习大型先进企业的档案信息管理先进经验，利用信息化平台的优势，全方位提升事业单位的人才档案管理效率。

（三）建立实用的档案信息网站

档案信息网站是基于网页的基本形式，为档案管理人员提供对应的档案服务功能，以便于档案管理人员可以通过网络查询档案资料，并且提供归档与下载等功能。这种网页服务是信息化管理中非常重要的一种方式，并且在事业单位的档案信息化管理中，其信息系统直接纳入了档案管理操作系统，这样就可以实现全方位的信息服务。事业单位建立档案信息网站，首先需要选择对应的管理操作系统，尽可能选择拥有再开发与升级功能的系统，这样可以推动档案信息化管理工作的发展与更新，以便将档案信息网站的服务功能凸显出来。其次，在选择设施设备时，还要与国家的相关标准和规范结合起来，尽可能选择市场占有率较高的产品。

（四）升级档案管理部门的软硬件

随着信息化技术的不断发展和应用，各项工作的开展必须要做到以相关软硬件设施为基础，因此档案管理部门应注重软硬件设施的升级，加大对于各种信息化管理技术与手段的合理应用，从而实现对广大用户进行服务。另外要注重档案管理服务窗口的人员安排，为专业人才提供更大的能力发展空间。另外还要结合具体机关事业单位的办事性质引进专业信息化设施，简化工作流程，进而不断提高档案管理工作的效率和水平，有效发挥相关信息的软硬件设施作用，推动档案管理部门的整体性建设。

四、结语

综上所述，目前我国机关事业单位的档案管理工作仍然面临着诸多挑战，因此要抓住当前信息化时代的发展趋势，加强对自身问题与不足的研究分析，进而对其采取有效的措施，从而快速适应当前信息化时代的发展，通过不断完善和优化信息体系，加强专业人才的培养，创新与升级档案管理的软硬件设施，有效推进信息化档案管理工作的有效开展。