基于信息化背景的企业档案管理改革思考

（吕梁市城北供热站，山西 吕梁 033000）

当今社会已经全面进入信息化时代，企业面临的境况日益复杂，挑战与机遇并存，企业的经营决策需要加强对信息的利用，做好信息的加工与处理工作。企业档案是企业经营发展和日常管理的真实记录，是非常重要的信息资源。在企业的发展中，不仅具有重要的参考作用，还具有重要的凭证价值。因此，信息化时代，企业要加强档案管理信息化建设，进一步提高档案管理效率，切实发挥档案信息资源的价值，确保企业的长期发展。

一、企业档案信息化建设中存在的问题

（一）欠缺标准规范

标准规范的缺乏，是企业档案信息化建设所面临的突出问题。目前，国内越来越多的企业开始实施档案信息化建设和改革，并且投入了大量的资金和精力，但是效果却并不明显，甚至连一个像样的档案管理体系都没有形成。究其原因，主要是由于标准规范缺乏所造成的。企业实现档案信息化建设，必须明确信息化标准和规范，这其中包括了信息数据的规格、文本档案形式以及档案分类标准等，但显然多数企业都没有很好地完成这一工作。

（二）领导不够重视

企业领导对企业档案信息化建设的重视程度，决定了信息化建设的效率和整体水平。目前，尽管国内部分企业领导非常重视档案信息化，并且组建了专门的建设小组来负责档案信息化建设工作，但仍有相当一部分企业领导缺乏对档案信息化建设的重视，这无疑造成了企业档案信息化建设进度大大延后，使得信息化建设质量令人堪忧。

二、优化措施分析

（一）档案信息资源的有效收集和整合

企业档案信息管理中，需要做好资源的收集工作，保证档案信息收集的全面性，并且要避免资源的重复收集，也要注意防止资源的丢失，保证信息收集的有效性，为充分发挥档案信息的作用奠定基础。特别是随着企业生产经营规模的不断扩大，企业部门的数量也越来越多，企业各部门都会产生大量的信息，不仅有生产信息，还有财务以及人力资源管理等各种各样的信息，这些信息资源对于企业生产经营具有重要的作用。因此，企业在进行档案信息资源管理时，要形成一套全面具体的管理体制，确保管理工作有序开展，实现资源的有效收集和整合。例如，对于财务档案信息，财务人员每天都要汇总相关档案信息，并按照时间做好档案信息的排序工作，在汇总时，要注意档案信息的完整性和有效性，避免遗漏和丢失；同时做好检查工作，检查无误后，才可上传档案信息。档案信息的上传工作可以以周或月为单位上传。财务人员录入会计信息后，还需要设置好相应的控制权限，并根据档案信息的变动情况，及时对数据进行整理、增加和修改，保证档案信息的及时性。对于人力资源信息来说，人力资源部门要为每位员工制定个人档案文件夹，将员工文案信息完整地录入，并且随着企业的不断发展，内部员工流动性加剧，需要适时调整岗位，人力资源部门就要根据员工的变动情况，对员工档案信息进行调整、修改，确保档案信息的正确性、完整性、及时性，便于查询和调取。此外，还要制定一套严格的档案信息管理划分标准，明确各个部门的档案信息管理职责，以避免和防止信息的重复录入，使档案信息更加清晰有效。

（二）充分落实档案管理制度

为了加快新形势下企业档案管理改革进程，需要注重将档案管理制度完全落实到管理实践中，在确定管理标准和实施流程的条件下，提高管理规范性，从档案资料收集、整理、保存等多个环节出发，制定档案管理优化措施。从企业运营实际来看，大部分企业已经实现了现代化管理制度的全面构建，但是由于缺乏先进的管理理念，导致档案管理改革效率低下。针对这一问题，应从员工层面着手，加大对档案管理意识的培养，使其明确档案管理重要性并能高效执行管理操作。同时企业还应为档案管理创新发展提供需要的设备和技术保障，从而为管理制度的实施奠定基础，实现管理制度在管理实践中的有效运用。

（三）采用信息控制措施

新的档案管理环境下，加大了企业档案管理难度，多种类型企业档案信息的出现，对企业管理技术提出了新的要求，还需要建立统一的管理平台，确保档案信息管理质量及效率，引导管理人员运用新型技术完成各项管理任务。档案信息准确性是保障档案管理功能正常发挥的关键，如果出现档案信息错误的问题时，将对企业带来严重损失。因此，在创新档案管理的过程中，需要采取恰当的信息控制措施，为档案信息传输创造一个良好的环境，同时要求档案人员严格按照管理流程实施管理工作，是提高管理质量的关键。在制定档案管理要求时，要强调管理原则和管理目标，为档案管理工作的高质量开展提供指导。提高管理人员的责任意识，推进企业档案管理朝着规范化的方向发展。

三、结语

综上所述，企业为了满足经济市场发展需求，应充分考虑信息化背景下对企业档案管理的要求，通过创新管理模式，有效应对档案管理中面临的一系列问题。目前的企业档案管理，主要以提高管理人员创新意识为主，建立现代化档案管理系统，为档案管理有关工作的展开提供借鉴，最终实现企业良好发展的目的。