新形势下企业档案管理问题探究

（吕梁市城北供热站，山西 吕梁 033000）

公司档案是一种对于公司尤为重要的无形资产，对于公司工作的进行和建设有着重要影响。公司档案管理精神对整个公司管理有着不可或缺的作用，将整个公司内部管理和运营进行完整的记录，有利于公司的稳步发展。同时，将公司档案中智力资源和宝贵的经验应用于当今的公司运营中，可以激发全体员工的热情，有利于提高员工的积极性和创造性，为公司带来更多的效益。因此将公司档案管理重视起来，对档案管理中存在的问题进行优化，对于公司发展有着重要作用。大数据技术在企业档案管理中的应用的必要性。

一、企业管理理念和思想的发展

现代企业管理需要大量的技术支撑和决策依据，这些资源一方面来自于企业外部，另一方面则来自于企业内部长期积累的档案资料。越来越多的企业逐渐认识到档案管理的重要性和价值创造力，逐渐将档案列为一种企业资源，作为企业发展可靠的凭证和依据，成为企业可利用或供决策的资源，在企业管理中发挥其特有的作用。而大数据技术以其快速、高效的数据收集、管理、分析和处理能力满足了企业的这一需求，逐渐成为企业档案管理的一种工具，并发挥出了重要作用。

二、企业档案管理工作存在的问题

（一）企业档案管理随意性强

因为企业当中各种档案资料的归档及保管统一性不强，导致一些本来应当保存的资料没有被保存，因为归档范围不是十分清晰，保存的期限也不是十分明确，大批量没有任何保存价值或者是没有长久保存价值的资料会被长期保管，让档案管理经营成本大幅提升。因此在这一项工作进行的过程中，自然也就会手袋人为这一因素的影响。

（二）缺乏资金，设备落后

在进行企业的档案管理工作中，进行软硬件的建设是保证档案管理信息化的基础。但是，运用软硬件需要使用大量的资金。因此，许多企业只是将资金用于产品研发和市场开发商，所以档案管理工作上依然处于初级阶段。不但资金不足，而且企业高层对于档案的信息化不够重视，所以，建设信息化档案管理建设困难重重。在大部分企业中，技术档案信息化体系还不够完善，而且对于技术档案的归档仍然在被动状态，上头传下来什么文件，便对什么文件进行处理，工作人员的主动性难以得到发挥，无法有意识地对档案中的内容进行筛选，从而导致后期工作中资源整合工作的加重。另外，构建档案管理信息化时，前期需要用到大量的资金来对软硬件进行购买，而企业中许多设备需要升级，因此，企业还需要优化其工作环境。

三、企业档案管理策略

（一）规范化的完成档案管理工作

切实依据本企业实际情况，构建出较为完善的档案管理制度，切实依据文件材料内容开展分类及归档工作，积极在以往档案信息收集方法的基础上进行创新，积极使用事前监控收发文件以及登门寻找等措施，争取可以将广泛收集和重点收集相互融合起来；切实把握时间要求，遵循各种类型档案的形成规律，在适当的时机下进行收集；促使档案资料的收集范围变得更为丰富一些，既应当在实际工作的过程中收集纸质载体，也需要收集其他各种介质的载体。推动档案滚来工作向着规范化的方向转变，要求各个档案管理人员实际工作的过程中，依据现行规章制度中提出的要求，妥善完成档案管理工作。各种类型载体的档案都应当统一管理，为后续档案信息的利用做出保证。

（二）创新档案管理信息化服务

为了保证企业的档案管理符合时代的发展，要不断的更新档案信息化服务。例如，企业可以利用网上的检索工具，来保证资源的共享。此外，企业还可以构建电子文档信息中心，保证用户能够自主的进行电子文档的上传。同时，对于电子文档的下载能够保持多个平台进行处理。通过创新档案管理工作，转变档案管理的形式，使其变成开放式管理，以此满足用户的需求，适应经济的发展。通过不断使服务主体得到创新，实现网络远程检索，主体多元化建设，从而满足管理工作的时代需求。另外，企业为了能够更好的利用电子信息建设，可以通过人工整理，将网络现有的电子文件信息纳入利用范围，从而实现档案管理、信息化服务“一条龙”建设。

（三）组建高水平的信息化开发团队

在企业进行信息化档案建设的过程中，除了将信息化技术、信息化体系进行建立健全，同时也应针对基层人员进行合理的管理和配置，建立技能合格、素质合格、管理手段合格的信息化人才队伍，健全人才管理制度，才能够保证信息化管理得以实际的并根据企业相应的发展情况和需求，进行不同类型人才的招纳。其次，针对在职的人员，应该组织及时的信息化理念培训，结合社会信息发展的趋势以及市场经济状态，进行技能上、理论上、思想意识上的培训引导，使整个基础人员团队能够保持良好的工作状态，具备工作积极性，不仅要有技术，还要有头脑，能够保质保量地进行信息化档案管理的同时，又能够积极地进行技能创新、理念创新。

四、结语

随着信息技术的快速发展，大数据技术得以广泛应用，并将继续迭代发展，档案管理要积极应用新技术，转变思想,完善管理机制，提高档案资源的利用价值，更好的服务企业发展，同时也要防范网络安全风险。