博物馆人事档案工作的数字化建设

（齐齐哈尔市昂昂溪区遗址博物馆，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

近年来，博物馆事业呈现出蓬勃的发展趋势，博物馆的软件及硬件设施不断完善，管理能力也日渐提升，业务管理能力大幅增长，并加强了与世界各国博物馆的交流，在国际领域中的地位不断提升。博物馆的发展目标得以进一步明确，实现战略性人力资源管理是当前博物馆人事管理部门的重要工作，但在工作中诸多新的问题不断出现，因此，有必要采取有效的策略推动人事档案数字化建设的发展进程。

一、人事档案管理中数字档案的优势分析

（一）信息存储量更大

人事档案的内容包含较多，受到传统档案管理信息容量的限制，无法对所有人员的业务能力、工作表现以及工作绩效情况进行全面收集，收集内容却大幅削减，无法体现出相关人员的真实能力。而数字档案的信息载体多种多样，且存储容量极为庞大。策展人的展览文案、展览形式设计者的整套形式设计方案，文物保护工作者的文物修复方案、文化遗产的保护规划方案，考古工作者参与的考古发掘项目资料、本人在项目中承担的任务与贡献度等资料，均可悉数纳入本人的数字化人事档案，这将极大充实人事档案信息，为组织的考察培养提供充分依据，为干部培养与选拔决策提供了客观参考。

（二）信息存储与使用更加安全、高效

与纸质档案相比，数字档案的环境环境更佳，在信息存储技术日益发展下，存存载体不断丰富，还诞生了多种信息存储平台，虚拟存储技术的诞生与发展使数字档案的存储容量进一步提升，数据存储的安全性更高，并可对数据的访问、传输与管理能力进行大幅提升，数字信息的使用效率得以进一步强化，可有效满足当前博物馆人事档案管理的需求。在文博行业发展中，博物馆自身竞争能力的提升极为重要，因此应对人才进行有效的甄别与发现，并确保人力资源的合理配置，并根据博物馆当前的发展目标合理进行人才的培训，实现博物馆人才数量的合理性与人才结构的有效优化。在人才培养与任用中，要对其工作能力、岗位适应性以及工作绩效情况进行分析与评价，要合理进行培训方案的制定与培训效果的考核，通过数字化人事档案信息管理可确保这些管理职能的有效实现，因此，对博物馆来说，人事档案数字化建设势在必行。

二、博物馆人事档案工作数字化建设实现的有效策略

（一）应用数字化管理软件，实现信息共享

在档案数据库管理系统工具的发展与应用下，数字化人事档案管理软件系统日臻成熟，但从技术层面来讲，人事档案信息的便捷共享无法满足当前的需求。因此，博物馆应对所应用的数字化管理软件进行统一与规范，确保人事档案接收、查阅与共享时的无障碍衔接。既要保证行政管理体制的一致，也要实现行业系统的统一。首先，博物馆行业主管部门要享有一定的人事管理权限，可及时进行人事档案的接收、审核与使用。同时，还要确保人事档案信息可在全国范围内进行共享。

（二）提高数字信息采集的规范性，推进基础资源建设力度

博物馆人事档案数字化建设过程中，应在数字化档案管理软件应用的基础上构建出更加规范与统一的数字化采集标准，进而可对当前的实体档案数字化工作起到促进作用，推进博物馆数字化人事档案基础资源的建设进程。建立数字信息采集标准时既要实现技术层面的信息共享与无障碍对接，也要对数字信息的真实性与准确性进行提升。应对原有的纸质档案进行扫描，而将之作为电子文档进行存储，一旦出现纸质文档受损或丢失的情况，仍可提供准确、完整的人事档案信息，这极大的保障了干部人事档案信息的安全。

（三）强化档案管理人员的数字档案归档意识

现阶段，博物馆工作人员虽已认识到人事档案的重要性，但仍缺乏人事档案归档意识。部分人认为人事档案的收集与归档是人事部门的职责，与其他部门并不相干，因此，各部门未能将工作人员的工作业绩情况、所获的荣誉资质及新技能等相关材料进行及时的收集，也未及时汇报给人事部门进行审核，致使人事档案信息未能及时收集对人事档案进行补充。因此，博物馆行业系统应探寻有效的方式对工作人员的归档意识进行强化，同时还要使所有工作人员了解到人事档案鉴定对个人利益产生的影响。同时，还要对人事档案管理的相关制度进行建立与完善，实现系统管理机制的有效构建，并对人事档案信息载体的形势进行有效拓展。还要实现个人数字档案信息的有效收集，制定与推行数字档案核查机制，进而对电子档案的准确性与可靠性进行提升，使人事档案收集管理工作更加完善，为人事档案数字化建设工作的规范化与科学化发展奠定基础。

（四）明确人事档案管理字建设的主要任务

博物馆人事档案数字化建设工作在当下的主要任务是深入推进现有人事档案材料的数字化资源建设，逐步实现干部人事档案管理工作的全面数字化。当然，全面的数字化管理并不是要弱化纸质实体档案的保管，实体档案的妥善保存依然至关重要，它的原始性、唯一性和真实性目前依然无可替代。实现干部人事档案管理工作全面数字化的首要任务是利用高效的信息采集手段，高效提取实体档案人事信息，完善干部人事档案信息的结构，保障干部人事档案信息的时效性、全面性和准确性，为干部人事档案信息的使用提供高效便捷的手段。

结语：实行数字化建设工作不仅是时代的要求，更是博物馆人事档案工作管理的网络化需求，利用数字化信息系统对人事档案信息进行统一的审核、查询、归档等工作，不但打破了传统纸质管理工作的落后工作体制，充分创新了现代科技人事档案统理技术，而且最大程度上提高了工作人员的档案工作效益，推动了我国博物馆数字化建设的整体发展。