高校学籍档案信息化管理研究

摘要：随着科学技术的发展，学籍档案管理也走上了信息化道路，档案管理人员如何应对这一挑战，更好地完成档案的信息化管理是当前档案管理的工作重点和难点。基于此，文章分析了目前高校学籍档案信息化管理中存在的问题，并提出了相关对策，以供参考。

关键词：高校学籍档案；档案管理；信息化管理；档案信息安全；数字信息 文献标识码：A

中图分类号：G424 文章编号：1009-2374（2015）10-0012-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0859

学籍档案管理是高校日常管理的重要组成部分。对于校方而言，学籍档案不仅能促进学生管理工作，还能帮助教师更好地了解学生状态，切实保证教学活动的正常进行和学术的公正性。对于学生而言，通过学籍档案可以更加清晰地了解自己的信息，明确努力方向，促进个人进步。总之，学籍档案具有非常重要的作用，做好学籍档案管理对学校、老师和学生都有非常重要的意义。随着科学技术的发展，学籍档案管理也走上了信息化道路，管理人员如何应对这一挑战，更好地完成档案的信息化管理是当前档案管理的工作重点和难点，本文对此进行了相关探讨。

1 档案信息化管理概述

1.1 学籍档案信息化管理的概念

在新形势下，加强学籍档案的信息化建设，是高校适应时代和社会发展的必然趋势，也是提高学籍档案信息管理和服务水平的必由之路。档案信息化是以计算机、网络、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。由此，所谓“学籍档案信息化管理”，指的就是将计算机网络技术应用于学籍档案管理中，把纸质档案信息通过计算机转换成数字信息进行存储和管理。

1.2 学籍档案信息化管理的特点

学籍档案信息化管理不同于以往的纸质档案管理，具备如下四个新特点：

1.2.1 档案内容虚拟性。在网络环境中，学籍档案信息化管理的对象主要是数字化的档案信息资源，具备一定的虚拟性，不再是看得见、摸得到的纸质载体。其管理内容主要来自于两个渠道：（1）将原有的纸质档案盒声像档案的档案信息通过数据压缩、扫描技术等转化而成的数字信息资源；（2）在网络环境下的业务流程中生成的数字化信息。

1.2.2 管理手段技术化。与传统的人工管理方式不同，学籍档案信息化管理的手段技术含量高，各个环节自动化程度也较高。具体来说，是以信息技术为基础，依靠计算机、网络和通信技术，并融合了数据库技术、检索技术、多媒体信息处理技术等。

1.2.3 档案资源集成性。传统档案以纸为载体，所载信息量是非常有限的，而且需占用较大的存储空间。学籍档案的信息化管理突破了空间限制，利用网络技术对分布于不同节点上的信息资源进行整合和统一管理，存储信息量十分丰富，实现了资源的集成存储。

1.2.4 信息利用率高。传统的档案信息利用一般仅限于查阅、复印等，速度慢、效率低。在学籍档案信息化管理系统中，在线服务使用户在任何时间和地点都能通过网络进行信息检索，不仅方便用户查找和调取档案信息，也提高了数字档案馆的使用效率。

2 高校学籍档案信息化管理中存在的问题

2.1 软硬件投入难以满足管理要求

由于经费限制、管理者理念等原因，许多高校在档案信息化管理中的软硬件投入上遇到了重重障碍，导致相关设备和软件难以满足管理要求。在当今的信息社会，档案信息不仅是学生、学校的宝贵财富，更是社会的宝贵财富，不能认识到这一点，就不能从根本上转变观念。

2.2 服务方式和内容开发程度不够

学籍档案管理人员的专业素质往往不强，且因循守旧，对于档案的信息化管理缺少学习和研究，导致档案服务方式和内容开发程度严重不足，不能做好引导和档案信息的检索、输出工作，难以深入到信息层面，阻碍了由档案文献到档案信息的服务方式和服务内容的转化。

2.3 档案信息的安全存在隐患

由于技术的限制，目前档案信息的安全问题仍然令人担忧：（1）网络本身的开放性存在隐患，容易受到各种攻击；（2）电子档案载体的安全性也存在损毁的风险，一旦保护工作不到位，容易造成信息的丢失甚至毁灭。

3 相关对策

3.1 转变观念，加快软硬件建设

要全面实现高校学籍档案的信息化管理，就必须加快软、硬件建设，配置与管理目标和管理内容相适应的软硬件设备，主要包括计算机、交换机、路由器、存储器、服务器等。此外，还应配备或者聘请专业研发人员根据本校实际情况，开发适合本校使用的专门的档案利用软件以及数据库管理系统、便捷的操作系统和高可靠性的信息安全系统。

诚然，软硬件的投入需要不菲的经费。这就需要相关领导和工作人员积极转变档案管理观念，不能再简单地将档案资料输入电脑等同于档案信息化管理，应认识到其重要意义，主动学习和接受新技术、新流程。这里要重点指出的是，相关领导应对档案管理信息化建设做一个长远的规划，对档案管理做战略性思考，在推进本校档案信息化管理方面做好总体规划，将理论与实践切实结合起来。如此才能产生加快档案管理信息化建设的长远动力，进而加大投入力度，切实保证软硬件满足信息化管理的目标要求。

3.2 加强培训，建立复合型人才队伍

复合型人才队伍在档案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻碍档案管理发展的根本原因。我国目前的档案管理人员非科班出身的人员占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日复一日的工作中丢掉了专业知识和技能，这对于档案信息化管理十分不利，因此必须加强培训和人才引进，建立一支复合型的档案管理人才队伍。档案的信息化管理不仅需要计算机硬件、软件人才，更需要信息加工、整合、分析与研究人员，数据库生产与维护人员，而且对管理人员自身的知识结构提出了很高要求，单一的人才队伍已经难以满足档案信息化管理的要求。高校档案管理部门在进行档案信息化管理的同时，应建立起一支专业技术、信息综合能力都过硬的人才队伍，能够娴熟地进行信息的转换、存储、输出和利用，切实提高档案服务效率和信息开发深度。

3.3 内外结合，保障档案信息安全

以上已经提及，由于人为因素和技术因素，档案信息面临较大的安全隐患。要保障档案信息的安全性，必须内外结合，从内因和外因着手。内因方面，主要是指管理人员和档案使用人员在操作时要遵循规范，增强档案安全意识和保密意识，不能在档案网站上随意发布信息，对已发布的信息进行严格审查和管理，杜绝泄密事件发生；此外，电子档案信息的存储载体，如光盘、硬盘、磁带等必须选用质量好、性能优的产品，并按照存储介质的维护要求进行细心维护，控制好湿度和温度等，防止人为因素造成的介质损坏。外因方面，面对复杂的网络环境和各种破坏程序应提起高度注意，利用访问控制、加密签署、防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测等多种手段进行信息安全防范和保护。

4 结语

高校学籍档案管理的信息化是在社会进步条件下适应时代发展的产物，信息社会要求高校的档案管理应更加科学化和数字化，只有这样才能切实发挥档案信息的最大利用价值。高校档案管理朝着信息化的方向发展，无论是对于校方还是学生都有非常重要的意义，将提供很大帮助。作为一名高校档案管理员不仅需要提升专业素质，还要熟练掌握计算机信息管理操作系统，提高信息处理、分析和整合能力，如此才能适应学籍档案信息化管理的要求。

参考文献

[1] 谭超，等.高校学籍档案的信息化管理[J].中国科教创新导刊，2012，（17）.

[2] 程新建.论高校学籍管理的信息化建设[J].现代商贸工业，2011，（12）.

[3] 张占武.如何促进高校档案信息化建设[J].中国高校科技，2013，（10）.

[4] 彭芬辉.论新时期高校档案信息化管理创新[J].湖南人文科技学院学报，2009，（2）.

[5] 李晖.高校档案信息化建设的途径与方法[J].机电兵船档案，2013，（5）.

作者简介：田甜（1982-），女，漯河医学高等专科学校助理馆员。

（责任编辑：周 琼）