事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

李亮亮

（中共肇东市委组织部档案信息服务中心，黑龙江 肇东 151100）

档案管理部门开展档案管理信息化建设工作时，要重视计算机技术的应用，提升档案信息资源整理和收集的效率，突破人工管理方式的局限性，降低档案信息资源管理的成本，保障档案信息资源能够更好的满足人们的需求。

一、事业单位档案管理信息化建设重要性

开展档案管理工作时，管理人员要根据事业单位的具体情况开展工作，应用先进的数字化技术，创先传统的档案管理模式，以降低档案信息资源管理的强度，保障档案信息资源的管理效率能达到预期要求。事业单位要根据档案信息资源的类型选择合适的档案信息管理手段，以便更好的适应社会发展的需求。首先，提升了档案管理的工作效率。计算机网络技术应用到档案管理中，大大地提高了工作效率，实现了管理人员工作量的大幅度降低，使档案管理人员摆脱了繁重的工作；其次，实现了档案资料保存的多元化。之前，档案管理工作都是用纸质管理的形式，保存资料的方法比较单一，随着时间的推移，需要付出更多的时间来管理资料。现在构建的现代化管理手段，既能把资料有效保存，又能把一些音频、视频等资料的保持率有效提高，实现事业单位多元化的发展；最后，提升了档案整理的准确性。事业单位档案管理必须要有客观、准确的记录，相关资料的保存必须万无一失。随着信息技术化的应用，档案管理的准确性得到了提升。

二、事业单位档案管理信息化建设中的问题

（一）不重视档案管理信息化建设

档案信息化建设的难度较高，任何一个部门都无法单独完成，不仅需要投入大量的人力和物力，还需要管理人员和相关领导人员的配合，才能完成档案管理信息化建设工作。现在我国大部分事业单位都存在不重视，档案管理信息化建设工作的问题，使得档案信息化管理工作进展缓慢，基础设施建设不完善，软件和硬件都没有达到管理要求。

（二）档案管理信息化建设速度慢

事业单位的档案管理信息化建设进程非常缓慢，甚至部分事业单位还存在没有开展档案管理信息化建设工作的情况，之后少部分事业单位具有完善的档案信息化管理系统。软件建设一直都是事业单位档案信息化建设的难点，很多事业单位都存在软件建设严重不足的情况，没有专业的档案信息资源管理软件，管理档案信息资源时，只能采用计算机技术维持档案的日常管理工作，档案目录库建设不完善，使得数字化建设非常不完善。因此，开展档案信息化建设工作期间，要不断创新传统的档案信息资源管理方式，采用电子化档案代替纸质档案，减少环境等相关因素对档案信息资源造成的影响，提升档案信息资源查找的便捷性。

（三）档案管理人员专业素养低

很多档案管理人员都不是科班出身的，都存在专业知识素养不过关的情况，甚至部分档案管理人员还存在计算机基础操作知识不熟练的问题，不了解档案信息化建设，事业单位内部存在高素质档案信息管理人员稀缺的问题，档案管理人员都存在专业知识不足的问题，给档案信息化建设工作造成了阻碍。很多高素质档案管理人员都存在思想觉悟较低的问题，理论知识水平较低，只能开展专业素质较低的档案管理工作，将档案收集、保存作为档案管理工作的全部，甚至认为档案管理工作没有技术含量。长期以来，事业单位的档案管理工作岗位缺少有丰富工作经验和长期从事的人员，导致人员变更比较大，对整个单位的档案资料管理造成很大影响，使得一些重要资料丢失，更严重的就是导致重要机密可能被泄露。

（四）档案信息化存在安全风险

施工单位开展档案管理工作过程中，要重视档案信息资源电子化管理，提升档案信息资源的安全性，相较于企业档案信息资源而言，事业单位的档案信息资源管理对保密性的要求更高，甚至部分文件为绝密级别，这些文件需要在30年之后才能公开。但是，实际开展档案信息资源管理工作时，部分管理人员存在不重视这些档案信息资源安全性的问题，严重降低了这些机密文件的安全性。因此，开展档案管理信息化建设工作期间，要重视档案管理人员队伍建设工作，如果 档案管理人员缺乏安全意识，在含有机密文件的计算机上，用外部网络联网浏览网络信息，导致计算机中木马病毒，档案信息失窃。另外还有的单位，对涉密档案信息的审查打马虎眼，由于疏忽大意导致档案信息被发布出去，造成了档案曝光。

三、解决事业单位档案管理信息化建设问题的措施

（一）重视档案信息化建设工作

事业单位档案信息化建设进程的快慢，一方受到了领导格局的影响，另一方面也受到了决策者的直接影响，只有二者同时关注档案信息化的建设工作，这一工作才能真正的发展起来。为了让档案信息化事业蓬勃发展，打开新的局面，首先要加大对档案信息化平台的推广和宣传，提高社会关注度。在事业单位之中，确立一种机制。使得档案信息化建设工作的地位能够提高，激发建设组工作人员的热情。提升信息化建设进程。

（二）提高档案管理人员的整体素质

人才对档案管理建设和发展的作用是毋庸置疑的。在事业单位档案管理信息化的建设进程中，就需要大量的引进高技术高素质的人才活跃组织工作氛围。同时，定期对档案管理工作人员进行技术培训，开展知识理论学习讲座，强化工作人员的专业能力，学习档案管理工作的职业道德规范，提高对于本职工作的认同感，努力做好档案信息化建设工作。

（三）优化档案信息化工作制度

由于当前的事业单位体制改革，使得事业单位目前的状态有些混乱，尤其是事业单位的档案管理部门，没有统一的章程来遵循。为了使得档案管理信息化快速的走上正轨，就要尽快的完善相关的法律法规，使其在法规的约束下成长起来，变得更加规范。

四、总结

档案管理信息化建设水平与档案行业的发展息息相关。因此，档案管理部门要不断加大档案信息化建设的人力、物理投入，了解档案信息资源的重要性，做好档案信息资源管理监管工作，创新档案信息资源管理模式，保障档案信息资源能发挥出更大的作用。