探讨如何提高银行档案工作的服务功效

（江苏银行盐城分行，江苏 盐城 224000）

引言：作为银行工作中的重要模块，银行档案工作在维护银行和客户权益、防范经营风险、促进业务顺利开展等方面具有重大作用。但在银行档案工作中尚存有重业务轻管理、服务意识不强且素质不高、制度不健全等问题，影响档案工作效率。对此，还应采取有效措施促进银行档案工作服务功效的提高。

一、健全档案工作服务制度

知识经济时代下，银行要想做好档案管理与信息服务工作，还应不断加强对档案服务工作的重视，结合相关法律法规健全制度建设，从而为各项业务的开展提供可靠的依据。一方面，健全档案管理制度。一是档案信息更新制度，即收集和整理制度，确保信息资料的时效性和实效性。二是借阅管理制度。明确借阅规程、期限及其他使用或调用权限等，记录好借阅时间等信息。三是分类保管和归档制度。结合银行业务属性明确相应的保管办法，并对档案材料进行有序分类和归档，明确入档时间。另一方面，健全责任制度，推进法治化档案管理工作。对不按时移交档案、归档、丢失档案、伪造更改档案、泄漏重要机密信息等行为追究相应的责任[1]。

二、强化档案工作指导与审查

银行业务广泛、种类繁多，会产生海量重要信息和原始数据，因而对档案工作的要求极高。因此，为有效提高银行档案工作的服务功效，并为业务开展等事情提供充足的依据和证明，银行还应强化档案工作的指导与审查力度，及时发现并解决其中存在的问题。首先，强化指导。可邀请档案管理专业人士莅临指导，如指导大方向的档案管理机制建设、法规及管理技术的应用与操作等。同时，结合各类档案的特点对银行各部门的信息档案收集、分类整理等展开有效指导，以便及时移交进行统一管理。其次，强化审查。严格审核银行各门类档案的有效性、规范性、完整性等，并定期、不定期对之进行检查。最后，强化监督。对银行档案的管理与使用进行监督，严防出现丢失、盗用等不良现象。

三、完善档案服务信息化建设

在互联网背景下，对银行档案工作提出更高要求的同时也为之带来了创新发展机遇，推动着档案工作朝着更加安全、实时、高效的方向发展。因此，银行在开展档案工作时，要想全面提高并发挥其服务功效，还应完善档案服务工作的信息化建设，以促进工作和管理效率的提升。首先，完善基础设施建设。结合银行发展现状等合理更新相关软硬件设施设备，如自助服务设备、库房设备等。其次，完善信息化系统建设。利用大数据技术、扫描技术等将纸质档案、声像文件扫描转化成电子档案进行归档保存。构建信息化管理系统，强化线上查询、浏览等功能，以便检索，促进数字化、信息化档案的实现，提高档案管理的有效性。如客户可通过银行官方网站或公众号上线上查询自己的档案信息，减少排队等待的时间，并可以节省人力投入，使档案服务更加信息化、高效化。最后，加大对信息化档案系统的维护力度。定期对档案系统或程序进行检查与维护，保障其运行的稳定性。

四、增强档案安全管理意识

要想提高银行档案工作的服务功效，还应重视安全管理的实施。首先，增强安全防范意识。提前做好自然灾害、突发事件、技术操作、人为因素等方面会给档案带来风险的防范工作，制定并实行有效的应急处理机制。同时，对重要档案采取相应的加密处理，并利用先进技术开展异地异质备份工作，如档案缩微等。其次，加强档案工作过程的安全管理。加强银行实体档案在收集整理、加工、使用等环节的安全管理，最后，增强档案库房的安全管理意识。严格检验库房承重是否达标，做好清理工作，并对库房周边环境的安全性进行分析，如空气湿度、温度等是否会对纸质、声像文件产生不良影响[2]。

五、提升档案工作人员素质

银行档案工作人员的素质是影响服务功效提高的一个重要因素。对此，在开展档案工作时，银行应重视相关人员素质的提升。首先，针对工作服务态度、档案服务制度、职业操守等展开培训，促进其职业素养的强化，以提高银行客户在档案业务处理等工作中的满意度，给银行树立良好形象。如定期召开员工交流会，让员工在会议上分享经验和建议，使之在交流中产生创新思维碰撞，并强化团队协作意识。其次，展开专业知识和技能的培训，如档案分类归档的操作、档案管理的安全防护等，提升档案人员的业务能力和职业素养。最后，银行要重视档案工作专业技术型人才的引进与培养，并实施有效的奖惩制度，激发员工的创新创造能力，鼓励其重视自我业务能力的进步。

结语：综上，档案工作服务功效的有效提高需要银行从健全制度、强化指导与审查、完善信息化建设、增强安全管理意识、提高人员素质等方面着手，为自身和客户提供更高效的档案服务，推动银行档案工作朝着更加规范化、有序化方向发展，促进其内部管理水平的提升。