浅谈当前执法单位文书档案管理工作中的问题及对策——以重庆市酉阳县住房和城乡建设委员会执法文书档案管理工作为例

（重庆市酉阳县住房和城乡建设委员会，重庆 409800）

执法单位是一个复杂的单位系统，在执法的过程中，从开始的受理、审查、核准、发布公告等过程中，大量的文件便会产生，这些文件需要管理人员及时整理归档，最终形成文书档案。执法单位的文书档案管理工作是一项基础性的工作，对于单位的发展有着不可或缺的作用，文书档案管理的创新发展是每一个管理者的责任。因此，本文结合自己工作实际，提出以下几点思考。

一、执法文书档案的重要性

（一）具有法律效力的凭证作用。执法文书档案是一个执法单位极为重要的文件，是单位设立、变更以及开展各种活动的历史记载，具有很强的原始记录性，是可靠详实的第一手资料，这些原始资料能够为执法单位以及各相关部门查处违法违纪行为提供非常重要的依据，同时也是有关诉讼的重要凭证。

（二）是国家档案的重要组成部分。执法单位在我国的经济、政治以及文化活动中都有着非常重要的作用，特别是对于社会的发展有着相当重要的影响。执法单位文书档案作为执法单位发展变化情况的真实记录，是国家档案的重要组成部分。这些档案资料根据相关规定进行合理地开发利用能够为社会各个方面提供具有巨大价值的信息服务。

（三）是提高执法水平的重要手段。执法文书档案是执法活动的真实记录，记录着执法人员对案件的发现、调查取证、结案等全过程，它是执法人员办案思路、办案方法、办案水平的载体，是执法人员吸取经验，提高执法水平的重要手段。

二、当前执法文书档案管理工作中存在的问题

（一）认识有待提高

大多数执法单位的工作人员编制数量严重短缺，而且没有落实专门管理人员进行档案管理。有关单位领导重视不够，社会档案意识不强。以我县为例，2014 年11 月以前，我县城乡建设执法工作完全处于“无机构无编制”状态，相关工作由城市建设管理科工作人员兼任，执法文书档案的归档管理无专人落实。因此，此前的执法文书档案基本没有规范整理归档，导致很多原始资料遗失。有的单位虽然组建了机构，但常常混编混岗，导致真正从事执法工作的人员严重不足，从而影响执法文书档案的规范整理归档工作。

（二）制度有待健全

俗话说“无规矩不成方圆”，执法单位文书档案管理工作，必须要有相应规章制度。由于认识的不到位，执法文书档案管理无完善的管理制度，导致对文书档案的收集归档整理不及时不健全，使得文书档案失去了自己的作用。因此，各个单位应当制定完善的档案立卷、整理、归档等管理制度，使无序的管理能得到良好的规范。另外，城市建设执法工作是一项特殊性的工作，执法人员稍有不慎就有可能出现思想偏差，因此，要建立健全岗位责任制度，依法规范城乡建设领域执法人员的职责和权限，防止权力滥用，做到执法公正透明。

（三）素质有待提高

执法文书档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性技术性很强的工作，执法文书档案管理人员必须要有较好的专业素质和综合素质能力，才能胜任此项工作。但是很多时候执法文书档案管理人员多是兼职，日常事务比较多，没有足够的时间和精力专门从事执法文书档案管理工作，导致他们业务素质学习不够，直接影响了执法文书档案管理工作的有序发展。

（四）设备有待更新

管理设备对于执法文书档案管理也至关重要，如果仅靠人力，效率会非常底下。因此，先进的设备设施是很有必要的。执法单位的档案普遍较多，且不同案件不同过程产生的文件类型也很多，所以执法单位必须加强对于档案管理建设方面的财政支持力度，增设先进的设备设施来提高管理效率。

（五）合力有待加强

任何工作的顺利完成都离不开各个部门的相互配合，城市建设执法工作需要部门之间的密切配合。执法文书档案的归档工作，同样需要各个部门及时将材料整理归类，并将相关材料提交到文书档案管理部门，但是现实工作中，部门之间的相互配合力度不够，文书档案管理人员常常感到心有余而力不足，无奈最后放弃对材料的收集整理与归档，许多执法文书档案未能及时入库现象时有发生。

三、执法文书档案管理的应对策略

（一）加强领导、抓机构建设

执法文书档案的形成贯穿于从受理开始到审查、核准以及最后发布公告的各个环节，并在对执法单位的监督管理工作中形成。在执法单位的日常工作中，文书档案管理工作有着非常重要的作用。因此，有关单位领导必须高度重视，把执法文书档案管理工作当作一项重要工作来抓。以我县为例：2014 年11 月12 日，《关于设立县城乡建设执法大队的批复》（酉阳编委发〔2014〕23 号）批准设立“酉阳土家族苗族自治县城乡建设执法大队”，核定编制8 名，我县城乡建设执法工作告别了无机构无编制状态。2017 年4 月25 日，《关于调整县城乡建委下属事业单位机构编制相关事项的批复》（酉阳编委发〔2017〕25号 ）再次将我委城乡建设执法大队编制增加至14 名。2020 年6 月30 日，《关于酉阳土家族苗族自治县住房和城乡建设行政执法支队机构编制事项的通知》（酉阳委编委发〔2020〕30 号），整合酉阳土家族苗族自治县城乡建设执法大队和酉阳土家族苗族自治县建设工程施工安全管理站相关职责，组建包括综合科（政策法规科）、执法一大队、执法二大队、执法三大队四个机构的酉阳土家族苗族自治县住房和城乡建设行政执法支队，并以县住房城乡建委的名义，统一行使住房和城乡建设领域行政处罚权及与之相关的行政检查、行政强制权等执法职能。从此，我县的住房和城乡建设执法工作逐渐向正规化、规范化迈进。

（二）规范管理、抓制度建设

加强制度建设，规范执法行为，是改进执法工作的关键。作为执法单位，更懂得遵循法律、规章制度的重要性。要依据相关的档案管理办法和档案业务知识规范，制定出本单位档案立卷、整理、归档、保管、借阅、保密等一系列档案管理制度，做到制度上墙，专人专柜管理档案，使档案管理工作有章可循。要严密执法程序，规范执法环节，有效防止执法人员滥用自由裁量权，不断完善各类监督约束机制，严肃查处违法违纪案件，惩前毖后，警钟长鸣，让权力在阳光下运行，确保执法公正透明。

（三）强化培训、抓业务提升

在信息化时代，执法文书档案管理人员的素质直接影响到执法文书档案的质量，因此，任何执法单位都应该重视执法文书档案管理人员的积极作用。要选拔一些具有较强政治意识、责任心以及良好专业技术能力的人才到执法单位的文书档案管理工作岗位上来。要通过各种途径和方式加强培训，使有关人员更好地掌握城市建设行政执法文书制作、整理、归档的技能和方法，不断提高他们的业务素质，以提升执法文书档案管理工作的水平。

（四）加大投入，抓设施建设

档案管理是对单位的一系列文件进行的集中管理，工作人员必须要确保档案信息的完整与安全，而这是一项特别复杂的工作，单靠人力是无法完成的，所以先进的设备机器有很重要的作用。文件材料从开始的形成积累到最后的归档保存更需要现代化的信息处理。因此，各单位需要加大财政支持力度，加快档案管理配套的软硬件设备设施建设，实现档案管理的信息化、现代化管理，从而更好地为城乡建设行政执法工作服务。

（五）强化协调，抓力量整合

住房和城乡建设领域面临的问题错综复杂，城市建设执法工作与执法文书档案管理工作单靠一个部门难以完成，要加强单位内部联动，建立健全违法案件立案、处罚、结案的集体会审制度和案件查处工作职责，明确执法办案的程序和单位内部各科室、站、所协作配合的职责，进一步增强执法队伍合力，查处各类违法案件，及时收集整理各类执法文书档案，确保城乡建设领执法文书档案管理工作域顺利健康发展。

四、总结

执法单位的文书档案管理工作是一项基础性的工作，对于执法单位的发展有着不可或缺的作用，执法单位文书档案管理的创新发展是每一个管理者的责任，我们每一个管理者都应本着主人翁的态度，积极主动思考如何有效提高执法文书档案管理工作效率。因此，本文结合自己工作实际，对工作中存在的问题进行分析，并从机构管理、制度建设、业务提升、设施建设、力量整合等方面提出相应对策，希望城乡建设执法文书档案管理工作健康持续的发展。