浅述新时期电子信息档案管理系统的建设及应用

刘蕾

（天津北辰科技园区总公司，天津 300405）

一、电子信息档案管理系统构建所应遵循的基本原则

（一）规范化。任何工作要想保持一个稳定发展的状态，都需要将其安全性、秩序性保障起来。电子信息档案管理系统的建设与一般的档案管理工作有着较大的差异，互联网信息技术的介入，使得系统很容易遭黑客攻击，一些数据信息被删减或修改。所以基于电子信息档案管理系统应用的安全性、可靠性要求，需要在系统建设期间，分析可能会存在的安全隐患问题，确保每一个工作阶段都能够将规范化标准推广，管理质量提升能够给电子档案应用带来积极的推进作用。

（二）一体化。一体化指电子信息档案统一管理阶段，做好集成化的管理模式应用，当各种数据信息资源能够协调性应用，那么电子档案的真实性、可靠性就有了良好保障。电子信息档案管理系统应用期间会生成一个较为完成的生命周期，为了避免在管理阶段遇到一些突发性问题，在电子信息档案管理系统建设阶段，应探索管理周期设置要求，实现对电子档案的有效性管理与应用。

（三）自动化。自动化在电子信息档案管理系统建设阶段的要求，就是针对电子档案的自动生成，档案管理员通过系统应用，对相应的电子档案数据信息进行搜集、整理，经过分类、整合之后能够对已有的电子档案信息资源进行深入的分析与研究，探索其本身的价值影响。整合过程中，将文件自动合成处理，为后续的利用提供便捷条件。

二、目前电子信息档案管理中存在的安全问题

（一）电子信息档案管理面临硬件环境普遍不足

电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。

（二）电子信息档案管理面临网络开放的威胁

电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。

（三）电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后、管理人员职业意识不强和信息安全知识匮乏等问题

由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。

三、探索档案馆电子信息档案管理系统设计

电子信息档案相对于传统纸质档案具备明显的优势特点，需要从资料内容、实效性两个方面进行分析研究，要求档案管理员在实践工作阶段，做好对自身业务的拓展，需要将系统操作、系统模块设置工作全面开展，具体从以下几个方面展开分析：（1）系统架构层应用。系统各项业务控制管理，比方说在访问数据信息统计方面，对这部分内容进行缓冲，这样在系统应用期间，档案存储与应用期间的其他数据信息内容的更新效果逐步增强。系统架构层的应用，能够将各项工作分层次的开展。（2）系统操作层应用。电子信息档案管理系统应用期间，在设计方面人性化的操作界面设置是十分关键的，能够满足高效的系统应用需求。档案管理者需要做好对系统各个功能模块的分配与完善，面对相应的电子信息档案的处理，能够达到理想化的工作要求。（3）系统业务层应用。档案馆档案管理工作需要将业务流程统一设置，通过电子信息档案管理系统的各项功能分工，将拆分工作依据电子信息档案管理要求进行，这样就能将各项功能的配置效果逐步增强，在实践阶段各个模块相互配合，提升档案管理质量。

四、电子信息档案管理的有效方法

（一）构建强大的信息安全防范体系

主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。

（二）建立完善的电子信息档案管理制度

根据国家对电子信息档案管理的有关规定，结合本单位实际，制定出适应本单位的管理制度，从制度源头保障电子信息档案管理的安全。如：电子信息档案管理工作流程、电子信息档案管理工作人员职责、电子信息档案利用制度、电子信息档案备份制度以及电子信息档案应急安全防范措施等，通过制度的建立，让每一个环节都有制度作保证，从而杜绝管理混乱、责任不明等情况，让电子信息档案管理更科学、更规范。

结束语

新时期的档案管理工作结合价值影响需求、顺应社会时代发展需求，做好电子信息档案管理系统建设，提升档案应用价值是十分关键的。显然传统的档案管理工作已经不能满足社会发展目标，需要档案工作者探索全新的管理模式与方法，提升档案的社会服务价值。