事业单位人事档案管理水平的提升策略

张念聪

（五莲县公共就业和人才服务中心，山东 日照 262300）

引言

做好人力资源档案管理工作，不仅有利于促进单位的更好发展，而且还能最大化调动员工的工作热情，实现其个人发展目标。因此，各级事业单位必须对该项管理工作给予一定的重视度和认知度，既要将其纳入到单位战略发展决策中，又要完善相应的档案管理制度，并明确人力资源档案管理内容，提升档案管理人员的综合素质和业务水平，加强人力资源档案管理信息化建设，这样才能真正提高人力资源档案管理水平为事业单位的进一步发展提供可靠的数据信息。

一、提升事业单位人力资源档案管理水平的必要性和重要性

（一）有利于促进事业单位的可持续发展

事业单位人力资源档案管理工作的开展将会影响到事业单位的稳定发展，其可以帮助管理者对公司职员的基本情况有一个大概的了解和认识，可以给管理者和决策者制定更多的发含策略和为相关的规划提供一定参考和依据，只有将人力资源可以进行最大限度地利用，才可以有效提升企业的竞争力，将人才的才能充分地发挥出来，对人力资源档案进行充分的利用，可以对员工的兴趣爱好进行了解，然后根据员工的特长和优势将其安排在更为合适的部分当中。同时在对人力资源档案进行查阅的过程中应该及时了解工作人员的基本素质水平和相关的业务能力，同时人力资源档案中还对员工的品行有一定的纪录，所以在对档案资料进行利用的时候一定要做好分析工作。另外事业单位还可以制定内部的考核制度，换句话说人力资源档案就是对人员进行任命和调配的一个重要依据。

（二）有利于更好的调动单位员工的工作热情

一般情况下，事业单位在进行人员岗位调动时，都会充分考虑员工的业务水平和专业素质与能力等因素。而人力资源档案中，既包含员工的个人信息，也对其以往的工作表现及各项业绩考核等有着详细的记录。因此，从某种意义上看，提高事业单位人力资源档案管理水平，能够更好地调动员工的工作热情和积极性，从而使其事业单位发展过程中发挥出最大的力量。

二、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理工作长期未受到足够重视

人事档案管理尽管在事业单位当中占有关键性的地位，但却不能给单位创造经济效益或业绩，部分人员认为此项工作无须具备一定的专业水平，所以对人事档案管理并未给予足够重视。如此情况下，会使事业单位人事档案管理所用的硬件设备和软件跟不上时代发展步伐，再加上人才配置不合理，便会使得人事档案管理一直处于应付状态。

（二）人力资源档案管理技术有待更新

人力资源档案管理技术存在着很大的漏洞，因此需要对其进行及时的更新换代，在传统的档案管理模式下主要采用的是纸质的方式进行保存，所以开展档案管理工作实际上也就是对大量的纸张进行保存然后保证其的完整性，但是当事业单位中出现一位工作人员调配到另外一座城市的情况发生的时候，人力部门如果需要对档案进行调取或者查阅，就需要到另一座城市进行查阅和调取，这将会对人力部门的工作开展带来很大的不便。

（三）信息化建设投入不足水平偏低

事业单位人事档案管理人员信息化水平低是困扰大多事业单位的主要问题，究其原因主要有两点：1.档案管理人员入门关没把好，并且缺乏信息科技培训，无法实现档案管理的信息化转变，也无法利用现代化设施有效提升工作效率；2.部分事业单位对人事档案管理重要性缺乏认知，并没有意识到把规范化信息化管理系统引入的必要性，不能在工作中运用互联网等现代化设备实现档案管理效率的有效提升。先进计算机系统也因重视度的不高而无法获得及时硬件和软件更新，对人事档案管理效率的提升和信息查阅的便捷都造成阻碍。限制了其向信息化发展的进程，使得信息保存、检索、调阅等耗时耗力，不仅严重降低了人事档案管理质量，且过多翻阅搬动会对实体档案造成不可挽回的损伤。

三、事业单位人事档案管理水平的提升策略

（一）强化领导及工作人员对人事档案管理的重视度

如果想做好某一项工作，首先必须要做好示范，带好头。这一道理也非常适合用在事业单位的人事档案管理。如想做好事业单位人事档案管理工作，就一定要提高领导对这一工作的重视度。为此一定要采用合理并且科学的方法，如可构建专门的人事档案管理团队，定期对人事档案管理工作进行相应的考核，同时要求人事档案管理的相关人员必须要实施岗位竞聘机制，可把平时的考核成绩当作参考的内容。利用一些严格的制度来进行约束，可以使事业单位人事档案管理实现规范化和科学化。

（二）用好大数据挖掘技术

随着计算机技术的不断深入发展，大数据分析、数据挖掘等技术逐渐出现并展开应用，数据挖掘能够从海量模糊数据中，找出有价值的信息，这是一种非常有价值的数据分析方法。面对网络求职信息虚假度较高的局面，采用人工甄别的方式不但效率非常慢，更重要的是准确性难以保障。对于今天“互联网+”时代来说，通过大数据挖掘技术来对其中的信息展开辅助审核，是最有效的方法，这对于提升人才信息的筛选效率是非常巨大的帮助。另外，在人才的选择和筛选方面，以大数据挖掘技术结合人才评价体系，同样能够极大地提升人才与岗位的匹配性和匹配效率，从而辅助高校做出正确的人才招聘决策。所以说，面对网络招聘，要特别重视大数据挖掘技术的应用，这对于提升招聘效率和招聘质量都有极大的价值。

（三）突出人事档案管理工作规范化与标准化

规范化和标准化是现代事业单位人事档案管理工作的重要发展目标。这就需要事业单位档案管理人员做好文书处理工作。尽管文书处理工作与档案管理工作之间相互独立，但是存在较为密切的联系。应该通过开展规范化的文书处理工作促进人事档案管理工作趋于规范化与标准化。事业单位人事管理部门应该结合实际的档案管理工作对人员实施合理配置，满足档案管理工作的实际需求。另外，其他部门的领导应该发挥监督作用，为档案管理工作创设公开化与透明化的环境。在整理档案材料的过程中，应该将其融到人员岗位责任当中，将其作为一项考核依据，升这项工作的效率。针对档案的形成，事业单位应该建立立卷制度，并结合实际情况对其实施管理，对这项工作形成充分的认识。

（四）健全事业单位人事档案管理制度并优化其管理手段

在国家各项人事档案管理制度的基础上，事业单位要结合当前自身人事档案管理工作的实际情况，建立健全人事档案管理制度，针对人事档案管理工作中的具体过程、具体要求、结果标准、服务范围、人员责任、效益影响等多项内容提出明确要求，确保当前事业单位的人事档案管理制度符合事业单位的发展情况与发展战略，也为后续的人事档案管理制度改革留下充足的空间与保障。同时在管理手段上，事业单位可以尝试丰富人事档案信息内容，记录相关人员的业务能力、技术能力、业绩内容、社会信用等相关材料，将信息化技术纳入人事档案管理工作中，以提升人事档案管理工作的效率和质量。

结束语

综上所述，事业单位在人事档案管理工作的开展过程中，应当进一步拓展其服务范围，建立健全各项规章制度，不断加强对其重要地位的宣传，并不断提升管理人员的综合能力，确保人事档案管理工作的效果得到积极提升。