增强公路档案数据检索和保密性探讨

张夏玲

（山西省公路局太原分局，山西 太原 030012）

随着国内经济及市场贸易量的爆发式增长，交通行业也得到了全面发展，同时，公路档案的数据量、数据类型也迅速增多。受多种因素的影响，当前公路档案资源的开发利用受到限制，基于此，公路档案管理部门要立足于实际，不断提升档案数据管理实践水准，通过各种举措不断加强档案数据管理，全方位优化公路档案管理。

一、公路档案数据检索的构建意义

咨询是档案库提供的基本服务内容之一，它不仅要有文件资料保存能力，还必须具备文件资料提供能力，所以合理的公路档案库应该有一套完善的文件资料访问通道。当公路档案库实现了文件资料收集之后，最重要的任务是做好统计信息构建工作，必须拥有丰富的文件资料信息。在公路档案库建设过程中，档案库的馆藏资源存储当采用分布式资源库进行开发，这样对于相关的电子文档能够实现自动化处理，并对文件等资料中的关键性词汇设定标准程序，根据传统统计构建进行内容的分析，建立起相应的检索渠道，编制检索目录，这样当管理人员访问公路档案库时根据少量的关键词信息，便可以得到需要的资料，从而了解到公路管理各方面的情况等。

二、增强公路档案数据检索和保密性的方案

（一）构建文件资料收集和检索平台

随着公路建设里程的持续增加，需要记录的档案资料就越多，工程建设、养护管理、计划统计、新技术创新，具体到如对公路的破损类型、分级、外观、分级指标等等，每一个管理内容都是一处资料模块，每一个模块下还需设置子模块，时间越长，路段越长，则产生的数据越多，资料查询的复杂程度越高。在构建这样一个集合检索和收集功能的平台，实现各类便捷快速的检索方式，如主题词检索、人名检索，时间检索等，提高检索效率。首先是加快文件、电子书收集和基础公路档案库建设，实现丰富的公路管理日志或者管理文件访问渠道，确保电子文档或者文件的生成顺畅，让单位可以依靠互联网实现互联共通，同时确保获取文件资料开放权限的客观、公正，以实时监控形式实现信息流的通畅和时效性。其次要结合档案管理工作的具体目标、任务、进度安排以及重难点项目等实际情况，做好档案管理顶层设计，促进地区发展建设和档案管理工作能够协同规划、协调发展。因此，基于地区发展建设的大前提下，公路档案管理要通过一定的技术平台，按照预先设定的收集规则从信息源进行电子文件的获取收集。因为文件资料存储的规则不一致，加之需达到的目标也有差异，所以要以具体的文件资料源为对象，进行不同规则类型的定义。如用于某种具有特定格式文件收集的插件、用于网页文件资料收集的插件。原始文件资料收集中，也要将文件资料格式基本处理完成，即统一基本格式和简单排序。例如统一将电子文件转化为将基本标题、摘要等包含在内的文本格式，同时依据时间进行排序，以便将后续工作量简化，促进公路档案库咨询服务效率、质量及准确度的提升。

（二）档案的保密性

保密是档案管理中极为重要的内容，其发挥着极为重要的作用，特别是部分纸质档案信息的保存，务必要引起高度重视。新时期，档案管理几乎都实现了信息化管理，为了确保公路档案的数据安全性，保证数据检索能安全、稳定，需要进一步增强公路档案的保密能力，也就是构建属于公路档案的加密系统。在档案的加密系统中，加密算法和密钥管理是关键点。密码算法是规则和公式，用于指定如何在密文之间进行转换。由于密码系统的重复使用，仅使用加密算法不能保证信息的安全性。实际上，加密信息的安全性应集中在密钥的安全性管理上。对于加密和解密算法，密钥是密钥信息，并且存储、传输和生成特别重要。在档案数据保密管理中，根据各单位实际情况，结合办公自动化软件，根据管理职责范围设定不同访问权限，确保涉密档案的安全性。以此使档案管理的安全性得到保证。单位部门的档案管理工作十分繁杂，其中囊括了较为广泛的内容，传统的档案管理既会投入诸多人力资源，同时还需要对档案管理工作的质量引起重视，向工作人员发放智能卡等，将职工的个人信息储备到物理证件中，职员在调取单位机密数据时，需要借助智能卡来获取系统相关资源，而单位系统首先对智能卡的有效性、合法性及用户身份合法性进行判断，并在整个单位部门的管理工作中运用，促进档案管理工作质量和效率显著提高。

三、结语

新时期下，国内的交通行业迅速发展，公路档案库的数据量也在大幅度提升，档案库体量迅速增加，为了解决因为海量数据带来的检索问题和保密性问题，管理人员就要加强档案库的检索功能建设，同时增强档案库保密性，从而为公路管理提供更好的数据服务。