电子档案在学校档案管理中的应用

于鹏

（山东省单县第一中学，山东 菏泽 274300）

在学校教育教学活动中会形成大量的档案资料，主要包括科学研究、基础建设、招生教学、党政管理以及对外交流等。在信息化背景下，学校档案管理工作面临着越来越多的挑战与考验，应该顺应时代发展形势，做好电子档案管理工作。只有学校重视电子档案管理工作，增加支持与投入，才能保证所有档案的齐全性与真实性，为学校各项工作的顺利开展提供可靠依据。

一、电子档案在学校档案管理中的优势

在信息化时代下，学校档案管理中越来越注重对电子档案的应用，其具备的优势包括以下几点：第一，归档更加便捷与高效。电子档案管理中以信息技术为基础，改变了纸质档案管理过于繁琐的情况，便于快速完成档案信息收集、分类、存储以及利用等工作。学校在电子档案管理中，减少了人力投入，也保证了档案的完整性与齐全性。第二，档案资源共享更加快速。学校采取电子档案管理模式，能够将信息技术的作用体现出来，有利于档案的系统管理，达到共享档案资源的目的，为浏览、搜索和阅读等创造便利。在网络技术、信息传输技术等支持下，有利于高效完成电子档案的搜索、分类和整理等操作，提升了电子档案管理工作效率[1]。第三，为学校文件资存储创造有利条件。电子档案不同于传统纸质档案，能够在DVD、U盘、移动硬盘和存储卡等载体中存储，便于档案信息的传输，同时也减少了档案存储所占用的空间，学校能够节约资源，也为今后利用档案资料奠定了有利基础。

二、电子档案在学校档案管理中的应用

（一）完善电子档案管理制度

为了提升学校电子档案管理效果，应该注重对档案管理制度进行完善，这要求学校结合《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等要求，与自身发展实际情况结合起来，建立与电子档案管理相关的规章制度。学校应该将具体的权责确定下来，让档案管理人员具备相应权限，能够明确自身在电子档案管理工作中需要履行的职责。这样在学校电子档案管理中出现问题后也能及时找到责任人，从而有效避免电子档案管理中发生资料丢失、数据篡改等现象。学校不仅要健全电子档案管理制度，也要对新增电子档案类型作出明确定位，保证归档的准确性与及时性，这样学校工作中形成的党政活动、教学科研等资料才能顺利归档，保证电子档案管理工作的质量与效率。

（二）优化电子档案管理设施

在学校电子档案管理过程中，也要增加足够的资金投入，保证各项基础设施得到优化，为电子档案管理工作的顺利开展打牢基础。学校在软件上的投入，需要由专业技术人员对电子档案管理系统进行完善，及时完成升级工作，确保系统能够满足学校电子档案管理要求。在硬件方面，学校要打造先进的电子档案管理系统，并加快安全防护措施建设步伐，安装最新的杀毒软件与防火墙软件，通过创设安全的环境，保证电子档案存储与使用获得良好条件。学校在硬件上的投入，需要及时清点已经老化与淘汰的档案管理设备，并结合电子档案管理工作要求，尽快将先进硬件设备配置齐全，让硬件设备可以与系统保持匹配，为学校电子档案管理的正常进行创造有利条件。

（三）提升电子档案安全性

分析学校电子档案管理工作实际情况可知，通过网络传递档案信息时容易遇到很多安全问题，这需要学校提高对档案信息安全的重视程度，发挥出技术手段与人为力量的作用，为数据安全提供可靠保障。为了保证电子档案的安全性，学校应该采取以下措施：第一，计算机软件必须定期杀毒与更新，做好维护工作，并及时更换网络服务器，避免长时间使用一个网络服务器对数据进行传输。学校要注意招聘专业的网络安全人员，及时对各种年份文件与档案进行检查，做好备份工作。学校要将多种技术与管理方式利用起来，让数据更加安全，避免在电子文件信息传输中出现各类风险。

（四）培养电子档案管理人才

学校要重视培养素质高、能力强的档案管理人才，为电子档案管理成效的提升打牢基础。对此学校领导要关注档案管理人才培育工作，尤其是在电子档案管理过程中，要求档案管理人员拥有丰富理论知识，掌握扎实的业务技能，熟悉电子档案管理流程与要求[2]。第一，学校在通过高标准招聘专业化档案管理人才，在考核工作上做到严格。第二，为档案管理人员参与培训工作创造有利条件，鼓励档案管理人员积极外出学习，达到学以致用的目的，为做好电子档案管理工作打牢基础。第三，学校也要做好对档案管理人员的思想教育与道德教育工作，从整体上提升档案管理人员综合素质，确保他们端正工作态度，提升自己的责任感。这样才能督促档案管理人员认真、细致完成电子档案管理任务，保证了电子档案的真实性与完整性，为学校教育教学工作创造有利条件。

三、结语

总之，在大数据时代下，学校档案管理工作不仅任务重，涉及事项也很多，而通过应用电子档案管理模式，能够为档案管理与利用创造便利。学校要充分认识到电子档案管理工作的意义，不仅要制定完善的电子档案管理制度，也要引入新的管理理念与方式，培养一批综合素质较高的档案管理人才，为学校电子档案管理工作的有序开展奠定基础。